• Docs
• Kongres
• Congres New
• Vytvorenie nového kongresu

Vytvorenie nového kongresu

Congres New

Táto obrazovka slúži na vytvorenie a úpravu kongresového eventu v systéme. Prídeš sem, keď potrebuješ založiť nový kongres, konferenciu alebo firemné podujatie a nastaviť všetky jeho parametre – od základných informácií cez časový harmonogram až po priestory, ubytovanie, stravovanie a technické služby.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Kongres → Congres New. Adresa v prehliadači bude /manager/congress/congres_new/.

Po vytvorení eventu sa dostaneš do editačného režimu, kde sa v hornej časti obrazovky zobrazí horizontálne menu s týmito záložkami:

• Info – základné údaje o evente
• Timeline – časový harmonogram podujatia
• Priestory – pridelenie kongresových priestorov
• Ubytovanie – správa hotelovej časti eventu
• Stravovanie – nastavenie stravovacích balíčkov
• Technika – technické vybavenie a služby
• Služby – doplnkové služby pre účastníkov
• Podmienky – obchodné podmienky a pravidlá
• Komunikácia – správy a notifikácie pre účastníkov
• PayMaster – prepojenie na fakturačný doklad (zobrazí sa až po vytvorení eventu a pridelení partnera)

Vpravo hore v menu nájdeš tlačidlo späť, ktoré ťa vráti na zoznam všetkých eventov (/manager/congress/events/).

Čo tu môžeš robiť

• Vytvoriť nový kongresový event – zadáš základné údaje o podujatí (názov, dátum, organizátor) a systém vytvorí novú položku.
• Upraviť existujúci event – zmeníš akékoľvek parametre už založeného eventu v záložke Info.
• Nastaviť časový harmonogram – v záložke Timeline definuješ časové bloky a program podujatia.
• Prideliť kongresové priestory – v záložke Priestory priraďuješ miestnosti a sály k jednotlivým programovým bodom.
• Spravovať ubytovanie účastníkov – v záložke Ubytovanie prideľuješ izby a sleduješ obsadenosť.
• Konfigurovať stravovanie – v záložke Stravovanie vytváraš stravovací balíček (raňajky, obedy, večere, coffee breaky).
• Pridať technické vybavenie – v záložke Technika priraďuješ projektory, mikrofóny, ozvučenie a ďalšie technické služby.
• Definovať doplnkové služby – v záložke Služby pridávaš parkovanie, transfer, tlmočenie a podobne.
• Nastaviť obchodné podmienky – v záložke Podmienky vkladáš text VOP, stornovacie podmienky a platobné pravidlá.
• Komunikovať s účastníkmi – v záložke Komunikácia posielajš hromadné správy alebo notifikácie.
• Vytvoriť PayMaster – po uložení eventu a pridelení partnera môžeš vytvoriť fakturačný doklad, ktorý zoskupí všetky položky eventu.
• Vrátiť sa na zoznam eventov – kliknutím na tlačidlo späť v hornom menu sa dostaneš späť na prehľad všetkých kongresových podujatí.

Postup krok za krokom

Vytvorenie nového kongresového eventu

1. Otvor záložku Kongres → Congres New v ľavom menu.
2. Vyplň základné údaje v záložke Info – názov eventu, meno a priezvisko organizátora, dátum konania, poznámku.
3. Vyber partnera (firmu alebo organizáciu), ktorá event objednáva – ak partner ešte neexistuje, najprv ho založ v sekcii Partneri.
4. Ulož event kliknutím na tlačidlo Uložiť – systém vytvorí záznam a presmeruje ťa do editačného režimu.
5. Prejdi do záložky Timeline a nastav časový harmonogram podujatia – pridaj jednotlivé programové bloky s časmi začiatku a konca.
6. Otvor záložku Priestory a priraď ku každému programovému bodu konkrétnu miestnosť alebo sálu.
7. Prejdi do záložky Ubytovanie a prideľ účastníkom izby – zadaj počet osôb, typ izby a dátum príchodu/odchodu.
8. Nastav stravovanie v záložke Stravovanie – vyber, ktoré jedlá a nápoje budú súčasťou balíčka (raňajky, obed, večera, coffee break).
9. Pridaj technické vybavenie v záložke Technika – označ, čo bude potrebné (projektor, mikrofón, flipchart).
10. Definuj doplnkové služby v záložke Služby – pridaj parkovanie, transfer z letiska, tlmočenie a podobne.
11. Vlož obchodné podmienky v záložke Podmienky – napíš alebo skopíruj text VOP, stornovacie podmienky a platobné pravidlá.
12. Vytvor PayMaster – po uložení eventu a pridelení partnera sa v hornom menu zobrazí tlačidlo PayMaster, ktoré vytvorí fakturačný doklad zoskupujúci všetky položky eventu.

Polia, stĺpce a nastavenia

Záložka Info

• Názov eventu (congres_name): Oficiálny názov kongresového podujatia, ktorý sa zobrazí v systéme aj na dokumentoch. Vyplň ho hneď pri vytváraní eventu, aby si mal prehľad v zozname. Ak ho nevyplníš, systém použije automatický názov „Event #ID".
• Meno organizátora (name): Krstné meno osoby, ktorá event objednáva alebo organizuje. Toto pole sa použije v komunikácii a na fakturačných dokladoch.
• Priezvisko organizátora (surname): Priezvisko osoby zodpovednej za event. Spolu s menom sa zobrazí v poznámke PayMaster dokladu.
• Partner (idpartner): Firma alebo organizácia, ktorá event objednáva. Vyber existujúceho partnera zo zoznamu alebo najprv založ nového v sekcii Partneri. Partner je povinný pre vytvorenie PayMaster dokladu.
• Poznámka (note): Interné poznámky k eventu – môžeš sem napísať špecifické požiadavky, kontaktné údaje, číslo objednávky alebo čokoľvek, čo potrebuješ mať po ruke.
• Dátum konania: Začiatok a koniec podujatia. Tieto dátumy sa použijú pre kontrolu dostupnosti priestorov a izieb.

Záložka Timeline

• Časový blok: Jeden programový bod v harmonograme eventu (napr. „Registrácia", „Prednáška", „Obed", „Workshop"). Každý blok má svoj začiatok a koniec.
• Čas začiatku: Hodina a minúta, kedy daný programový bod začína. Systém automaticky generuje časové intervaly po 15 minútach.
• Čas konca: Hodina a minúta, kedy programový bod končí. Môžeš nastaviť aj polnoc (23:59) pre večerné akcie.
• Názov aktivity: Krátky popis toho, co sa v danom čase deje (napr. „Otvorenie konferencie", „Coffee break", „Večera").

Záložka Priestory

• Kongresový priestor: Miestnosť alebo sála, ktorú priraďuješ k programovému bodu. Zoznam priestorov sa načíta z hlavného nastavenia hotela.
• Pridelenie k časovému bloku: Prepojenie konkrétnej miestnosti s časovým blokom z Timeline. Vďaka tomu vidíš, ktorá sála je kedy obsadená.
• Kapacita: Maximálny počet osôb, ktoré sa do priestoru zmestia. Systém ťa upozorní, ak počet účastníkov prekročí kapacitu.

Záložka Ubytovanie

• Účastník: Meno a priezvisko osoby, ktorej prideľuješ izbu. Môžeš pridať viacero účastníkov naraz.
• Typ izby: Jednolôžková, dvojlôžková, apartmán a podobne. Vyber zo zoznamu dostupných kategórií v hoteli.
• Dátum príchodu (check-in): Deň, kedy účastník prichádza do hotela. Musí byť v rámci dátumov eventu alebo tesne pred ním.
• Dátum odchodu (check-out): Deň, kedy účastník odchádza z hotela. Zvyčajne nasledujúci deň po skončení eventu.
• Počet nocí: Automaticky vypočítaný rozdiel medzi príchodom a odchodom. Ovplyvňuje celkovú cenu ubytovania.

Záložka Stravovanie

• Raňajky: Začiarkni, ak je raňajková služba súčasťou balíčka. Môžeš vybrať typ raňajok (bufet, kontinentálne, à la carte).
• Obed: Začiarkni, ak event zahŕňa obed. Môžeš špecifikovať menu alebo typ stravovania (bufet, menu, finger food).
• Večera: Začiarkni, ak je večera súčasťou balíčka. Podobne ako pri obede môžeš definovať formu podávania.
• Coffee break: Začiarkni, ak chceš zahrnúť prestávku na kávu a občerstvenie. Môžeš pridať viacero coffee breakov počas dňa.
• Špeciálne požiadavky: Pole pre poznámky o alergiách, vegetariánskom menu, bezlepkovej strave a podobne.

Záložka Technika

• Projektor: Začiarkni, ak potrebuješ dataprojektor v kongresovom priestore. Môžeš špecifikovať typ (LCD, LED, rozlíšenie).
• Mikrofón: Začiarkni, ak je potrebné ozvučenie. Môžeš vybrať typ mikrofónu (ručný, náhlavný, stolový).
• Flipchart: Začiarkni, ak chceš flipchart s papierom a fixkami. Môžeš zadať počet kusov.
• Ozvučenie: Začiarkni, ak potrebuješ kompletný ozvučovací systém (reproduktory, mixpult, mikrofóny).
• Wifi: Začiarkni, ak účastníci potrebujú prístup na internet. Môžeš špecifikovať rýchlosť a počet pripojení.

Záložka Služby

• Parkovanie: Začiarkni, ak event zahŕňa parkovacie miesta pre účastníkov. Môžeš zadať počet miest a typ (vonkajšie, garážové).
• Transfer: Začiarkni, ak zabezpečuješ dopravu účastníkov (z letiska, stanice, hotela). Môžeš špecifikovať typ vozidla a počet osôb.
• Tlmočenie: Začiarkni, ak je potrebné simultánne alebo konsekutívne tlmočenie. Zadaj jazyky a počet tlmočníkov.
• Fotograf/kameraman: Začiarkni, ak chceš profesionálnu dokumentáciu eventu. Môžeš špecifikovať rozsah služby (foto, video, live stream).

Záložka Podmienky

• Všeobecné obchodné podmienky (VOP): Textové pole, kam vložíš alebo napíšeš kompletné VOP pre kongresové služby. Tento text sa zobrazí účastníkom pri registrácii.
• Stornovacie podmienky: Pravidlá pre zrušenie účasti – napríklad „Do 30 dní pred eventom bez poplatku, do 14 dní 50% ceny, neskôr 100%".
• Platobné podmienky: Informácie o spôsobe platby, splatnosti faktúr, zálohe a podobne.

Záložka Komunikácia

• Správa pre účastníkov: Textové pole, kde napíšeš hromadnú správu alebo notifikáciu. Môžeš ju poslať všetkým registrovaným účastníkom naraz.
• Predmet správy: Krátky nadpis e-mailu, ktorý účastníci uvidia vo svojej schránke.
• Odosielateľ: Meno a e-mailová adresa, z ktorej sa správa odošle. Zvyčajne je to kontaktná osoba hotela alebo organizátora.

Tlačidlo PayMaster

• PayMaster: Toto tlačidlo sa zobrazí v hornom menu až po uložení eventu a pridelení partnera. Kliknutím na neho vytvoríš fakturačný doklad (dočasný účet), ktorý zoskupí všetky položky eventu – ubytovanie, stravovanie, techniku, služby. Systém automaticky vyplní názov dokladu podľa názvu eventu (alebo „Event #ID", ak názov chýba) a do poznámky vloží meno a priezvisko organizátora. Po vytvorení PayMaster dokladu sa presmeruješ na jeho detail, kde môžeš pridávať ďalšie položky, upravovať ceny a vystaviť finálnu faktúru.

Tipy a časté chyby

• Nezabudni prideliť partnera hneď na začiatku. Bez partnera nemôžeš vytvoriť PayMaster doklad a zoskupiť všetky položky eventu do jednej faktúry. Ak partner ešte neexistuje, najprv ho založ v sekcii Partneri a potom sa vráť k eventu.
• Vyplň názov eventu čo najskôr. Ak ho nevyplníš, systém použije automatický názov „Event #ID", ktorý nie je príliš prehľadný. Názov sa použije aj v PayMaster doklade, takže je lepšie mať ho zmysluplný.
• Kontroluj časový harmonogram pred pridelením priestorov. Ak najprv vytvoríš časové bloky v Timeline a až potom im prideľuješ miestnosti v záložke Priestory, vyhneš sa kolíziám a dvojitému obsadeniu sál.
• Nezabudni na špeciálne požiadavky pri stravovaní. Ak účastníci majú alergie, vegetariánsku stravu alebo iné obmedzenia, poznač si to hneď v záložke Stravovanie. Kuchyňa potrebuje tieto informácie vopred.
• PayMaster tlačidlo sa nezobrazí, kým neuložíš event a nepridelíš partnera. Ak ho nevidíš v hornom menu, skontroluj, či si event uložil a či má vyplnené pole Partner. Bez týchto dvoch krokov systém nedovolí vytvoriť fakturačný doklad.
• Ak zmeníš partnera po vytvorení PayMaster dokladu, doklad sa neaktualizuje automaticky. Musíš ho ručne upraviť v sekcii Register → Dočasné účty alebo vytvoriť nový doklad s novým partnerom.
• Pri pridávaní techniky a služieb mysli na kapacitu priestorov. Ak objednáš veľké ozvučenie alebo projektor do malej miestnosti, môže tam byť problém s umiestnením. Skontroluj si rozmery a vybavenie priestoru ešte pred potvrdením.
• Nezabudni na komunikáciu s účastníkmi. Záložka Komunikácia ti umožňuje poslať hromadnú správu všetkým registrovaným. Využi ju na potvrdenie registrácie, pripomienku termínu alebo zmenu programu.