• Docs
• Kongres
• Congres Category
• Kategórie konresových podujatí

Kategórie konresových podujatí

Congres Category

Táto obrazovka slúži na správu kategórií a nastavení pre kongresový modul. Prídeš sem, keď potrebuješ nastaviť kategórie podujatí, stravovania, statusy obchodných prípadov, texty pre dokumenty alebo fázy obchodného procesu. Používa sa pri príprave hotela na prácu s kongresovými podujatiami a obchodnými prípadmi.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Kongres → Congres Category. Adresa v prehliadači: /manager/congress/congres_category/.

Po otvorení obrazovky uvidíš horizontálne záložky v hornej časti:

• Podujatie — kategórie pre typy podujatí
• Stravovanie — kategórie pre stravovanie
• Status — statusy pre kongresové podujatia
• Texty 1 — prvá sada textových blokov pre dokumenty
• Texty 2 — druhá sada textových blokov pre dokumenty
• Fázy obchodu — fázy obchodného procesu (napr. Prvý kontakt, Reakcia na dopyt)
• Obchod - formy kontaktu — formy kontaktu s klientom (napr. Telefón, Email, Online meet)

Každá záložka zobrazuje vlastný obsah a formuláre.

Čo tu môžeš robiť

• Pridať novú kategóriu / status / text / fázu / formu kontaktu — vyplň formulár v spodnej časti obrazovky a klikni na tlačidlo Pridať alebo Uložiť. Nový záznam sa objaví v zozname.
• Upraviť poradie záznamov — v tabuľke zmeň číslo v stĺpci Poradie a klikni na Uložiť. Záznamy sa zobrazia v novom poradí.
• Upraviť názov existujúceho záznamu — v tabuľke zmeň text v stĺpci Názov a klikni na Uložiť. Zmena sa uloží do databázy.
• Odstrániť záznam — klikni na ikonu koša v stĺpci Odstrániť. Systém sa opýta na potvrdenie, po potvrdení sa záznam natrvalo vymaže.
• Nastaviť farbu a vlastnosti statusu (len v záložke Status) — vyber farbu, označ checkboxy Realizácia alebo Zrušené a ulož zmeny.
• Nastaviť zobrazenie textu v sekcii (len v záložkách Texty 1 a Texty 2) — vyber sekciu (Priestory, Ubytovanie, Stravovanie atď.), zadaj text začiatku a konca, označ checkboxy pre zobrazenie v dokumentoch.
• Prepnúť medzi záložkami — klikni na názov záložky v hornej časti obrazovky. Obsah sa zmení bez obnovenia stránky.

Postup krok za krokom

Pridanie novej kategórie podujatia

1. Klikni na záložku Podujatie v hornej časti obrazovky.
2. Prejdi na spodnú časť stránky, kde je formulár s názvom Názov.
3. Do poľa Názov napíš názov kategórie (napr. "Konferencia", "Školenie", "Firemný event").
4. Do poľa Poradie zadaj číslo, ktoré určí poradie zobrazenia (nižšie číslo = vyššie v zozname).
5. Klikni na tlačidlo Pridať.
6. Systém zobrazí hlášku "Kategória bola pridaná" a nový záznam sa objaví v tabuľke nad formulárom.

Úprava poradia existujúcich kategórií

1. Otvor záložku, ktorú chceš upraviť (napr. Stravovanie).
2. V tabuľke nájdi stĺpec Poradie.
3. Zmeň čísla v poliach tak, aby odrážali požadované poradie (napr. 1, 2, 3...).
4. Klikni na tlačidlo Uložiť pod tabuľkou.
5. Systém zobrazí hlášku "Nastavenia boli uložené" a záznamy sa preskupia podľa nového poradia.

Nastavenie fázy obchodu

1. Klikni na záložku Fázy obchodu.
2. V spodnom formulári vyplň pole Názov (napr. "Prvý kontakt", "Reakcia na dopyt", "Oslovenie LinkedIn").
3. Do poľa Poradie zadaj číslo (napr. 10, 20, 30 — nechaj si medzery pre budúce vloženie ďalších fáz).
4. Klikni na tlačidlo Pridať.
5. Systém zobrazí hlášku "Status bol pridaný" a nová fáza sa objaví v tabuľke.
6. Fázu môžeš neskôr použiť pri vytváraní obchodných prípadov v module Kongres.

Pridanie formy kontaktu

1. Klikni na záložku Obchod - formy kontaktu.
2. V spodnom formulári vyplň pole Názov (napr. "Telefón", "Email", "Online meet", "Osobné stretnutie").
3. Do poľa Poradie zadaj číslo.
4. Klikni na tlačidlo Pridať.
5. Systém zobrazí hlášku "Zdroj bol pridaný" a nová forma kontaktu sa objaví v tabuľke.
6. Formu kontaktu môžeš neskôr vybrať pri evidencii komunikácie s klientom.

Nastavenie textu pre dokumenty (Texty 2)

1. Klikni na záložku Texty 2.
2. V tabuľke nájdi riadok s požadovanou sekciou (napr. "Priestory", "Ubytovanie", "Stravovanie").
3. Klikni na odkaz Upraviť v stĺpci Upraviť.
4. Otvorí sa formulár s poľami Text začiatok a Text koniec.
5. Vyplň text, ktorý sa má zobraziť na začiatku a na konci sekcie v dokumente (napr. úvodný text pre cenovú ponuku).
6. Označ checkboxy Cenová ponuka, Záväzná objednávka, Zmluva k podujatiu alebo Harmonogram podujatia podľa toho, v ktorých dokumentoch má byť text zobrazený.
7. Označ checkbox Harmonogram, ak má byť sekcia súčasťou harmonogramu.
8. Označ checkbox Nezobrazovať ceny, ak chceš skryť ceny v tejto sekcii.
9. Klikni na tlačidlo Uložiť.
10. Systém zobrazí hlášku "Nastavenia boli uložené" a text sa použije pri generovaní dokumentov.

Polia, stĺpce a nastavenia

Spoločné polia pre všetky záložky

• Názov — názov kategórie, statusu, fázy alebo formy kontaktu. Zobrazuje sa v zoznamoch a výberových poliach v module Kongres. Používaj krátke, výstižné názvy (napr. "Konferencia", "Prvý kontakt", "Email"). Pole je povinné — ak ho nevyplníš, systém zobrazí chybu "Musíte zadať názov."
• Poradie — číselná hodnota určujúca poradie zobrazenia v zoznamoch. Nižšie číslo = vyššie v zozname. Odporúčame používať násobky 10 (10, 20, 30...), aby si mohol neskôr vložiť ďalšie položky medzi existujúce bez prečíslovania všetkého.
• Odstrániť — ikona koša v poslednom stĺpci tabuľky. Kliknutím vymažeš záznam. Systém sa opýta na potvrdenie ("Naozaj odstrániť?"). Po potvrdení sa záznam natrvalo odstráni z databázy a nebude sa dať obnoviť.

Polia špecifické pre záložku Status

• Zobraziť — checkbox určujúci, či sa status zobrazí v zoznamoch. Ak nie je označený, status je skrytý (ale nie vymazaný). Používaj na dočasné skrytie statusov, ktoré momentálne nepoužívaš.
• Farba — výber farby pre vizuálne odlíšenie statusu v zoznamoch a kalendároch. Klikni na farebné pole a vyber farbu z palety. Odporúčame používať výrazné farby pre dôležité statusy (napr. červená pre "Zrušené", zelená pre "Potvrdené").
• Realizácia — checkbox označujúci, že podujatie s týmto statusom je v realizácii (prebieha alebo sa uskutoční). Používaj pre statusy ako "Potvrdené", "V príprave", "Prebieha".
• Zrušené — checkbox označujúci, že podujatie s týmto statusom bolo zrušené. Používaj pre statusy ako "Zrušené klientom", "Zrušené hotelom", "Storno".

Polia špecifické pre záložky Texty 1 a Texty 2

• Sekcia — výber sekcie, pre ktorú nastavuješ text. Možnosti: Priestory, Ubytovanie, Stravovanie, Technika, Služby. Každá sekcia môže mať vlastný úvodný a záverečný text.
• Zobraziť v sekcii — skupina checkboxov určujúcich, v ktorých dokumentoch sa text zobrazí. Možnosti: Cenová ponuka, Záväzná objednávka, Zmluva k podujatiu, Harmonogram podujatia. Označ všetky dokumenty, kde má byť text viditeľný.
• Text začiatok — text zobrazený na začiatku sekcie v dokumente. Používaj na úvodné informácie, vysvetlenia alebo právne doložky (napr. "Ceny sú uvedené v EUR bez DPH").
• Text koniec — text zobrazený na konci sekcie v dokumente. Používaj na záverečné poznámky, podmienky alebo kontaktné informácie.
• Harmonogram — checkbox určujúci, či má byť sekcia súčasťou harmonogramu podujatia. Označ pre sekcie, ktoré majú časový rozvrh (napr. Stravovanie, Program).
• Nezobrazovať ceny — checkbox skrývajúci ceny v tejto sekcii. Používaj, keď chceš zobraziť len popis služieb bez cenových údajov (napr. v predbežnej ponuke).

Polia špecifické pre záložky Fázy obchodu a Obchod - formy kontaktu

• Názov (Prvý kontakt, Reakcia na dopyt, Oslovenie LinkedIn ...) — názov fázy obchodného procesu. Používaj názvy, ktoré odrážajú skutočný priebeh komunikácie s klientom. Príklady: "Prvý kontakt", "Reakcia na dopyt", "Oslovenie LinkedIn", "Cenová ponuka odoslaná", "Rokovanie", "Podpísaná zmluva".
• Názov (Telefón, Email, Online meet, Osobné stretnutie ...) — názov formy kontaktu s klientom. Používaj konkrétne názvy komunikačných kanálov. Príklady: "Telefón", "Email", "Online meet", "Osobné stretnutie", "WhatsApp", "LinkedIn správa", "Kontaktný formulár".

Tipy a časté chyby

• Nechaj si medzery v poradí — pri zadávaní poradia používaj násobky 10 (10, 20, 30...) namiesto 1, 2, 3. Keď neskôr budeš chcieť vložiť novú kategóriu medzi existujúce, nebudeš musieť prečíslovať všetky záznamy — stačí zadať číslo 15 a nová kategória sa zaradí medzi 10 a 20.
• Pred odstránením skontroluj použitie — pred vymazaním kategórie, statusu alebo fázy skontroluj, či nie je použitá v existujúcich podujatiach alebo obchodných prípadoch. Systém ťa neupozorní a po vymazaní sa môžu objaviť chybné odkazy. Radšej skry záznam pomocou checkboxu Zobraziť (v záložke Status).
• Používaj výstižné názvy — názvy kategórií a statusov sa zobrazujú v zoznamoch a výberových poliach. Vyhnúť sa všeobecným názvom ako "Iné", "Rôzne", "Ostatné" — radšej použi konkrétne označenie (napr. namiesto "Iné podujatie" použi "Firemná oslava" alebo "Teambuilding").
• Farby statusov používaj konzistentne — vytvor si farebný kód a drž sa ho. Napríklad: zelená = potvrdené, žltá = predbežná rezervácia, oranžová = čaká na potvrdenie, červená = zrušené. Konzistentné farby uľahčia orientáciu v kalendári a zoznamoch.
• Texty pre dokumenty píš v jednotnom čísle — v poliach Text začiatok a Text koniec používaj jednotný štýl a formátovanie. Vyhnúť sa dlhým vetám a zložitým formuláciám. Text sa zobrazí vo všetkých dokumentoch, ktoré označíš, preto musí dávať zmysel v rôznych kontextoch.
• Fázy obchodu nastav podľa skutočného procesu — fázy obchodu by mali odrážať reálny priebeh komunikácie s klientom v tvojom hoteli. Nepoužívaj všeobecné fázy z učebníc, ale vytvor si vlastné, ktoré zodpovedajú tvojmu spôsobu práce. Napríklad: "Dopyt z webu", "Telefonický dopyt", "Osobná obhliadka", "Cenová ponuka", "Rokovanie o zľave", "Podpísaná zmluva", "Záloha uhradená".
• Formy kontaktu pridávaj postupne — nezakladaj všetky možné formy kontaktu naraz. Začni s tými, ktoré skutočne používaš (Telefón, Email, Osobné stretnutie) a ďalšie pridávaj podľa potreby. Príliš veľa možností v zozname sťažuje výber a spomaľuje prácu.