• Docs
• Pokladňa
• Doklad
• Hotelové účty - doklady recepcie

Hotelové účty - doklady recepcie

Doklad

Táto obrazovka zobrazuje zoznam všetkých dokladov vytvorených z účtov rezervácií. Prídeš sem, keď potrebuješ nájsť konkrétny doklad, skontrolovať jeho detail, stiahnuť PDF alebo hromadne exportovať doklady za určité obdobie. Používaš ju na kontrolu úhrad, vyhľadávanie dokladov podľa mena hosťa alebo čísla a na prípravu podkladov pre účtovníctvo.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Pokladňa → Doklad. Adresa v prehliadači bude /manager/register/bills/. Na obrazovke uvidíš filter hore a pod ním tabuľku so zoznamom dokladov. Ak klikneš na konkrétny doklad, otvorí sa jeho detail na samostatnej podstránke.

Čo tu môžeš robiť

• Vyhľadávať doklady – zadaj číslo dokladu, meno hosťa alebo názov firmy do poľa hore a klikni na Hľadať. Systém zobrazí len vyhovujúce záznamy.
• Filtrovať podľa dátumu – vyplň polia Od a Do a stlač Hľadať. Zobrazíš len doklady vystavené v danom období.
• Filtrovať podľa spôsobu platby – vyber z rozbaľovacieho menu Spôsob platby (napr. hotovosť, karta) a systém okamžite obnoví zoznam.
• Filtrovať podľa distribučného kanála – vyber z menu Distribučný kanál (napr. Booking.com, priama rezervácia) a zoznam sa automaticky prefiltruje.
• Filtrovať podľa partnera – vyber z menu Partner a zobrazíš len doklady spojené s daným partnerom.
• Zrušiť filter – ak máš aktívny filter, klikni na tlačidlo zrušiť vedľa tlačidla Hľadať. Systém ťa presmeruje na čistý zoznam bez filtrov.
• Tlačiť zoznam – po použití filtra sa zobrazí ikona tlačiarne. Klikni na ňu a otvorí sa tlačové okno prehliadača.
• Exportovať do Excelu – po použití filtra klikni na ikonu XLS a stiahneš tabuľku s výsledkami vo formáte .xls.
• Otvoriť detail dokladu – klikni na ikonu šípky v stĺpci Detail v riadku dokladu. Otvorí sa nová stránka s kompletným rozpisom položiek, platbami a možnosťami úprav.
• Stiahnuť PDF dokladu – klikni na ikonu PDF v stĺpci PDF v riadku dokladu. Systém vygeneruje a stiahne PDF súbor dokladu.
• Stiahnuť hromadné PDF – po použití filtra sa v poslednom riadku tabuľky zobrazí ikona PDF. Klikni na ňu a stiahneš jeden PDF súbor obsahujúci všetky vyfiltrované doklady.
• Stránkovať zoznam – ak máš viac dokladov, než sa zmestí na jednu stránku, použi čísla stránok pod tabuľkou na prechádzanie.

Postup krok za krokom

Ako nájsť doklad podľa mena hosťa

1. Do poľa hore (placeholder Číslo dokladu / Meno / Názov firmy) zadaj meno hosťa alebo časť mena.
2. Klikni na tlačidlo Hľadať.
3. Systém zobrazí len doklady, kde sa meno zhoduje s tvojím hľadaním.
4. Ak chceš vidieť detail, klikni na ikonu šípky v stĺpci Detail pri konkrétnom dokladе.
5. Ak chceš zrušiť vyhľadávanie a vrátiť sa na celý zoznam, klikni na tlačidlo zrušiť.

Ako exportovať doklady za určité obdobie

1. Do poľa Od zadaj dátum začiatku obdobia (klikni do poľa a vyber z kalendára alebo zadaj ručne vo formáte dd.mm.yyyy).
2. Do poľa Do zadaj dátum konca obdobia.
3. Klikni na tlačidlo Hľadať.
4. Systém zobrazí len doklady vystavené v danom období a nad tabuľkou sa objavia ikony Tlačiť a Export.
5. Klikni na ikonu XLS (Excel) a stiahneš tabuľku s výsledkami.
6. Ak chceš namiesto toho stiahnuť všetky doklady ako jedno PDF, klikni na ikonu PDF v poslednom riadku tabuľky.

Ako stiahnuť PDF jedného dokladu

1. Nájdi doklad v zozname (použi filter alebo prechádzaj stránky).
2. V riadku dokladu klikni na ikonu PDF v stĺpci PDF.
3. Systém vygeneruje PDF súbor a automaticky ho stiahne do tvojho počítača.
4. PDF obsahuje kompletný doklad s hlavičkou hotela, položkami a sumou.

Ako filtrovať doklady podľa spôsobu platby

1. V riadku filtra klikni na rozbaľovacie menu Spôsob platby.
2. Vyber požadovaný spôsob platby (napr. Hotovosť, Platobná karta, Bankový prevod).
3. Systém okamžite obnoví zoznam a zobrazí len doklady s vybraným spôsobom platby.
4. Ak chceš pridať ďalšie filtre (napr. dátum), vyplň ich a klikni na Hľadať.
5. Pre zrušenie filtra klikni na tlačidlo zrušiť.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Číslo dokladu / Meno / Názov firmy (vyhľadávacie pole) – zadaj sem číslo dokladu, meno hosťa alebo názov firmy. Systém hľadá zhodu v týchto troch poliach naraz. Nemusíš zadať celý text, stačí časť (napr. „Novák" nájde „Ján Novák" aj „Nováková").
• Od / Do (dátumové polia) – zadaj dátum začiatku a konca obdobia, za ktoré chceš zobraziť doklady. Klikni do poľa a vyber dátum z kalendára alebo zadaj ručne vo formáte dd.mm.yyyy. Systém filtruje podľa dátumu vystavenia dokladu, nie dátumu pobytu.
• Spôsob platby (rozbaľovacie menu) – vyber spôsob úhrady (Hotovosť, Platobná karta, Bankový prevod, atď.). Po výbere sa zoznam automaticky obnoví. Používaj na kontrolu, koľko dokladov bolo uhradených kartou alebo hotovosťou.
• Distribučný kanál (rozbaľovacie menu) – vyber kanál, cez ktorý prišla rezervácia (napr. Booking.com, Expedia, priama rezervácia). Po výbere sa zoznam automaticky obnoví. Používaj na analýzu, ktorý kanál generuje najviac tržieb.
• Partner (rozbaľovacie menu) – vyber partnera (napr. cestovná kancelária, firemný klient), ak chceš zobraziť len doklady spojené s daným partnerom. Po výbere sa zoznam automaticky obnoví.
• Hľadať (tlačidlo) – po vyplnení filtra klikni sem na potvrdenie. Systém zobrazí len doklady vyhovujúce tvojim kritériám a nad tabuľkou sa objavia ikony na tlač a export.
• zrušiť (tlačidlo) – zobrazí sa len vtedy, keď máš aktívny filter. Klikni sem na zrušenie všetkých filtrov a návrat na celý zoznam dokladov.
• Číslo dokladu (stĺpec v tabuľke) – jedinečné číslo dokladu v systéme. Používaj ho pri komunikácii s účtovníctvom alebo pri vyhľadávaní konkrétneho dokladu.
• Meno (stĺpec v tabuľke) – meno hosťa alebo názov firmy, na ktorú bol doklad vystavený. Ak je meno dlhé, systém ho skráti a zobrazí len prvých 30 znakov.
• Rok (stĺpec v tabuľke) – rok vystavenia dokladu. Používaj na rýchlu orientáciu, či ide o aktuálny alebo starší doklad.
• Dátum vystavenia (stĺpec v tabuľke) – presný dátum a čas vystavenia dokladu vo formáte dd.mm.yyyy - HH:mm. Systém zobrazuje čas podľa nastavenia servera.
• Spôsob úhrady (stĺpec v tabuľke) – spôsob platby použitý pri úhrade dokladu (Hotovosť, Platobná karta, atď.). Ak je doklad stornovaný, tento údaj sa stále zobrazuje.
• Suma (stĺpec v tabuľke) – celková suma dokladu vrátane DPH. Vedľa sumy môžeš vidieť ikony: ikona šípky nadol znamená, že v účte sa nachádza odpočet zálohy; ikona šípky nahor znamená, že ide o zúčtovanú prijatú zálohu. Suma sa načítava dynamicky po otvorení stránky.
• Detail (stĺpec v tabuľke) – klikni na ikonu šípky a otvoríš detail dokladu. V detaile vidíš všetky položky, platby, možnosť stornovania a ďalšie akcie.
• PDF (stĺpec v tabuľke) – klikni na ikonu PDF a stiahneš PDF súbor dokladu. Ak je doklad stornovaný, PDF sa stále vygeneruje, ale bude označený ako stornovaný.
• Tlačiť (ikona nad tabuľkou) – zobrazí sa len po použití filtra. Klikni na ikonu tlačiarne a otvorí sa tlačové okno prehliadača. Vytlačíš aktuálne vyfiltrovaný zoznam dokladov.
• Export (ikona nad tabuľkou) – zobrazí sa len po použití filtra. Klikni na ikonu XLS a stiahneš tabuľku s výsledkami vo formáte .xls. Tabuľka obsahuje všetky stĺpce okrem Detail a PDF.
• Hromadné PDF (ikona v poslednom riadku tabuľky) – zobrazí sa len po použití filtra. Klikni na ikonu PDF a stiahneš jeden PDF súbor obsahujúci všetky vyfiltrované doklady. Používaj na hromadné odovzdanie dokladov účtovníctvu.
• Stránkovanie (čísla pod tabuľkou) – ak máš viac dokladov, než sa zmestí na jednu stránku, použi čísla stránok na prechádzanie. Systém zobrazuje 20 dokladov na stránku (podľa nastavenia v konfigurácii).

Tipy a časté chyby

• Stornované doklady sú zvýraznené červenou farbou – ak vidíš riadok dokladu červený, znamená to, že doklad bol stornovaný alebo má vytvorené storno. Stále môžeš stiahnuť jeho PDF, ale v detaile uvidíš dôvod stornovania.
• Doklady s faktúrou majú šedé pozadie – ak vidíš riadok dokladu so šedým pozadím, znamená to, že z tohto dokladu už bola vytvorená faktúra. Nemôžeš ho vybrať na hromadné vytvorenie faktúry.
• Ikony na tlač a export sa zobrazujú len po použití filtra – ak nevidíš ikony tlačiarne a XLS, musíš najprv použiť filter (vyplň aspoň jedno pole a klikni na Hľadať). Systém zobrazuje tieto ikony len pri filtrovanom zozname, nie pri celom zozname dokladov.
• Suma sa načítava až po otvorení stránky – ak vidíš v stĺpci Suma len ikonu zálohy, ale nie číslo, počkaj chvíľu. Systém načítava sumy dynamicky cez AJAX, aby sa stránka načítala rýchlejšie. Ak sa suma nezobrazí ani po pár sekundách, obnov stránku.
• Filter podľa partnera funguje len ak je partner priradený k rezervácii – ak nevieš nájsť doklad podľa partnera, skontroluj v detaile rezervácie, či je partner priradený. Filter hľadá len doklady, kde je partner explicitne uvedený v rezervácii.
• Hromadné PDF môže trvať dlhšie pri veľkom počte dokladov – ak filtrovaný zoznam obsahuje viac ako 50 dokladov, generovanie hromadného PDF môže trvať aj niekoľko minút. Neobnovuj stránku, počkaj na dokončenie sťahovania.
• Dátumový filter hľadá podľa dátumu vystavenia, nie pobytu – ak hľadáš doklady za určité obdobie, pamätaj, že systém filtruje podľa dátumu vystavenia dokladu (kedy bol doklad vytvorený), nie podľa dátumu pobytu hosťa. Ak hosť ubytoval v decembri, ale doklad bol vystavený v januári, nájdeš ho vo filtri za január.
• Vyhľadávanie podľa mena hľadá aj v názve firmy – ak zadáš do vyhľadávacieho poľa text, systém hľadá zhodu v mene hosťa aj v názve firmy. Nemusíš prepínať medzi rôznymi poliami, stačí jedno vyhľadávanie.
• Po zrušení filtra sa zobrazí celý zoznam – ak klikneš na tlačidlo zrušiť, systém ťa presmeruje na čistý zoznam bez filtrov. Všetky vyplnené polia sa vymažú a zobrazíš prvú stránku celého zoznamu dokladov.
• Ikona zálohy vedľa sumy znamená odpočet alebo zúčtovanie – ak vidíš vedľa sumy ikonu šípky nadol, znamená to, že v účte sa nachádza odpočet zálohy (hosť zaplatil zálohu a tá bola odpočítaná z celkovej sumy). Ikona šípky nahor znamená, že ide o zúčtovanú prijatú zálohu (doklad reprezentuje samotnú zálohu).