• Docs
• Služby
• Eventy
• Eventy – Služby

Eventy – Služby

Eventy – Služby

V tejto záložke spravuješ všetky podujatia, školenia, workshopy alebo konferencie, ktoré tvoj hotel alebo reštaurácia organizuje. Vidíš tu zoznam všetkých eventov, môžeš pridávať nové termíny, sledovať prihlásených účastníkov, spravovať objednávky a kontrolovať kapacity miestností. Sem prídeš, keď potrebuješ vytvoriť nové podujatie, skontrolovať zoznam prihlásených ľudí alebo upraviť detaily existujúceho eventu.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Služby a potom na Eventy. Adresa v prehliadači bude /manager/services/events/.

Po otvorení obrazovky uvidíš v hornej časti vnútorné záložky:

• Objednávky – prehľad všetkých objednávok na podujatia
• Zoznam podujatí – hlavný zoznam všetkých eventov (aktuálnych, minulých, zrušených)
• Lektori – správa osôb, ktoré vedú podujatia (školiteľov, lektorov)
• Pridať podujatie – formulár na vytvorenie nového eventu
• Kalendár – vizuálny prehľad podujatí v kalendári podľa dátumov a miestností

Keď otvoríš detail konkrétneho podujatia, pribudnú ďalšie záložky:

• Detail – základné údaje o podujatí (názov, dátum, kapacita, cena)
• Odstrániť – zmazanie podujatia
• Účastníci – zoznam prihlásených ľudí na konkrétny termín

Pri detaile objednávky sa zobrazia:

• Detail – údaje o objednávke
• Účet – finančné údaje a platby
• Odoslať potvrdenie – poslanie emailu s potvrdením

Čo tu môžeš robiť

• Pridať nové podujatie – klikni na záložku Pridať podujatie, vyplň názov, dátum, čas, kapacitu, cenu a miestnosť. Po uložení sa podujatie objaví v zozname.
• Zobraziť zoznam všetkých podujatí – v záložke Zoznam podujatí vidíš tabuľku s názvom, dátumom konania, stavom (aktuálne, minulé, zrušené), cenou, kapacitou a počtom prihlásených.
• Upraviť existujúce podujatie – v zozname klikni na Detail pri konkrétnom podujatí. Otvorí sa formulár, kde môžeš zmeniť názov, dátum, čas, kapacitu alebo cenu.
• Zrušiť podujatie – v detaile podujatia klikni na záložku Odstrániť a potvrď akciu. Podujatie sa označí ako zrušené.
• Pridať termín k existujúcemu podujatiu – ak máš napríklad kurz, ktorý beží viackrát, v detaile podujatia môžeš pridať ďalšie dátumy a časy.
• Spravovať lektorov – v záložke Lektori pridáš osoby, ktoré vedú podujatia. Každému lektorovi môžeš priradiť farbu, ktorá sa zobrazí v kalendári.
• Zobraziť kalendár podujatí – v záložke Kalendár vidíš vizuálny prehľad všetkých eventov podľa dátumov a miestností. Môžeš prepínať medzi dňami, mesiacmi a rokmi.
• Zobraziť účastníkov konkrétneho termínu – v detaile podujatia klikni na záložku Účastníci. Uvidíš zoznam prihlásených ľudí s menom, emailom, telefónom a stavom účasti (prítomný, zrušená účasť).
• Pridať účastníka manuálne – v zozname účastníkov vyplň meno, priezvisko, email, telefón a poznámku. Po kliknutí na Vytvoriť sa osoba pridá do zoznamu.
• Označiť účastníka ako prítomného – v zozname účastníkov zaklikni políčko Prítomný pri mene osoby. Používa sa na evidenciu dochádzky.
• Zrušiť účasť – zaklikni políčko Zrušená účasť pri mene osoby. Osoba zostane v zozname, ale nebude počítaná do kapacity.
• Nahradiť účastníka na iný termín – ak osoba nemôže prísť na pôvodný termín, klikni na Nahradiť pri jej mene, vyber nový termín a potvrď. Osoba sa presunie na iný dátum.
• Tlačiť zoznam účastníkov – v zozname účastníkov klikni na ikonu Tlačiť. Otvorí sa tlačová verzia zoznamu, ktorú môžeš vytlačiť alebo uložiť ako PDF.
• Exportovať zoznam účastníkov – klikni na ikonu Export. Zoznam sa stiahne ako Excel súbor.
• Zobraziť objednávky – v záložke Objednávky vidíš všetky objednávky na podujatia. Môžeš filtrovať podľa dátumu, stavu alebo mena zákazníka.
• Otvoriť detail objednávky – v zozname objednávok klikni na číslo objednávky. Otvorí sa detail s údajmi o zákazníkovi, podujatí, cene a platbe.
• Odoslať potvrdenie objednávky – v detaile objednávky klikni na záložku Odoslať potvrdenie. Zákazníkovi sa pošle email s potvrdením účasti.
• Zobraziť účet objednávky – v detaile objednávky klikni na záložku Účet. Uvidíš finančné údaje, platby a zostatok.
• Nastaviť podujatie ako viditeľné v online predaji – v detaile podujatia zaklikni políčko V predaji. Podujatie sa zobrazí na webe a zákazníci sa môžu prihlasovať online.

Postup krok za krokom

Ako pridať nové podujatie

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Pridať podujatie.
3. Vyplň povinné polia: Názov (napr. „Kurz varenia"), Dátum konania, Čas (napr. 10:00), Kapacita (napr. 20), Cena (napr. 50 €).
4. Vyber Miestnosť zo zoznamu (napr. „Konferenčná miestnosť A").
5. Vyber Lektor zo zoznamu (napr. „Ján Novák").
6. Ak chceš, aby sa podujatie zobrazovalo na webe, zaklikni políčko V predaji.
7. Klikni na tlačidlo Uložiť.
8. Systém zobrazí hlášku „Položka bola vytvorená." a presmeruje ťa na detail podujatia.

Ako zobraziť zoznam účastníkov konkrétneho termínu

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V záložke Zoznam podujatí nájdi podujatie, ktoré ťa zaujíma.
3. Klikni na Detail pri tomto podujatí.
4. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Účastníci.
5. Uvidíš tabuľku so zoznamom prihlásených ľudí: meno, email, telefón, stav účasti (prítomný, zrušená účasť).
6. Ak chceš pridať účastníka manuálne, vyplň polia Meno, Priezvisko, E-mail, Telefón a Poznámka.
7. Klikni na tlačidlo Vytvoriť. Osoba sa pridá do zoznamu.

Ako označiť účastníka ako prítomného

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V záložke Zoznam podujatí klikni na Detail pri podujatí.
3. Klikni na záložku Účastníci.
4. V tabuľke nájdi meno osoby, ktorú chceš označiť.
5. Zaklikni políčko Prítomný v riadku s menom tejto osoby.
6. Systém automaticky uloží zmenu. Osoba je teraz označená ako prítomná.

Ako nahradiť účastníka na iný termín

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V záložke Zoznam podujatí klikni na Detail pri podujatí.
3. Klikni na záložku Účastníci.
4. V tabuľke nájdi meno osoby, ktorú chceš presunúť na iný termín.
5. Klikni na tlačidlo Nahradiť v riadku s menom tejto osoby.
6. V dialógovom okne vyber nový termín zo zoznamu dostupných dátumov.
7. Klikni na tlačidlo Nahradiť účasť.
8. Osoba sa presunie na nový termín a v poznámke sa uloží pôvodný dátum.

Ako tlačiť zoznam účastníkov

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V záložke Zoznam podujatí klikni na Detail pri podujatí.
3. Klikni na záložku Účastníci.
4. V pravom hornom rohu klikni na ikonu Tlačiť (obrázok tlačiarne).
5. Otvorí sa tlačová verzia zoznamu s názvom podujatia, dátumom, časom a zoznamom účastníkov.
6. Použi funkciu tlače v prehliadači (Ctrl+P alebo Cmd+P) a vytlač zoznam alebo ho ulož ako PDF.

Ako zobraziť kalendár podujatí

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Kalendár.
3. Uvidíš vizuálny prehľad podujatí v kalendári. Každá miestnosť má vlastný riadok, čas je rozdelený po hodinách.
4. Podujatia sú zobrazené ako farebné bloky. Farba zodpovedá lektorovi, ktorý podujatie vedie.
5. Ak chceš zmeniť dátum, klikni na šípky vedľa dátumu alebo vyber deň, mesiac a rok z filtra.
6. Kalendár sa automaticky aktualizuje a zobrazí podujatia pre vybraný deň.

Ako pridať lektora

1. V ľavom menu klikni na Služby → Eventy.
2. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Lektori.
3. Klikni na tlačidlo Pridať (alebo podobné tlačidlo na pridanie nového záznamu).
4. Vyplň polia: Meno, Priezvisko, E-mail, Telefón.
5. Vyber Farba – táto farba sa zobrazí v kalendári pri podujatiach, ktoré tento lektor vedie.
6. Nastav Poradie – určuje poradie zobrazenia v zozname lektorov.
7. Klikni na tlačidlo Uložiť.
8. Lektor sa pridá do zoznamu a môžeš ho priradiť k podujatiam.

Polia, stĺpce a nastavenia

V zozname podujatí

• Event – názov podujatia (napr. „Kurz varenia", „Workshop fotografovania"). Kliknutím na názov otvoríš detail podujatia.
• Dátum konania – dátum a čas, kedy sa podujatie koná. Formát: DD.MM.RRRR HH:MM.
• Stav – aktuálny stav podujatia. Možnosti: Aktuálne (podujatie sa ešte neuskutočnilo), Minulé (podujatie už prebehlo), Zrušené (podujatie bolo zrušené), Rozpracované (podujatie je vytvorené, ale nie je dokončené).
• Cena – cena za účasť na podujatí. Zobrazuje sa v eurách alebo inej mene podľa nastavenia systému.
• Kapacita – maximálny počet účastníkov, ktorí sa môžu prihlásiť na podujatie.
• Prihlásených – aktuálny počet prihlásených účastníkov. Ak je číslo rovnaké ako kapacita, podujatie je plné.
• Lektor – meno osoby, ktorá vedie podujatie. Zobrazuje sa meno a priezvisko lektora.
• Miestnosť – názov miestnosti, kde sa podujatie koná (napr. „Konferenčná miestnosť A", „Reštaurácia").
• V predaji – ikona alebo text, ktorý označuje, či je podujatie viditeľné v online predaji. Ak je zakliknuté, zákazníci sa môžu prihlasovať cez web.
• Detail – tlačidlo na otvorenie detailu podujatia. Po kliknutí sa zobrazí formulár s údajmi o podujatí.

V detaile podujatia

• Názov – názov podujatia. Toto pole je povinné. Ak ho nevyplníš, systém zobrazí chybu „Musíte zadať názov."
• Dátum konania – dátum, kedy sa podujatie koná. Vyber dátum z kalendára alebo zadaj manuálne vo formáte DD.MM.RRRR.
• Čas – čas začiatku podujatia. Zadaj vo formáte HH:MM (napr. 10:00).
• Kapacita – maximálny počet účastníkov. Zadaj číslo (napr. 20). Ak je počet prihlásených rovný kapacite, systém neumožní ďalšie prihlásenia.
• Cena – cena za účasť na podujatí. Zadaj číslo v eurách (napr. 50). Ak je podujatie zadarmo, zadaj 0.
• Lektor – vyber lektora zo zoznamu. Ak lektor ešte nie je v systéme, najprv ho pridaj v záložke Lektori.
• Miestnosť – vyber miestnosť zo zoznamu. Miestnosti sú definované v module správy priestorov (Areas).
• V predaji – zaklikni, ak chceš, aby sa podujatie zobrazovalo na webe a zákazníci sa mohli prihlasovať online. Ak nechceš, aby bolo podujatie viditeľné, nechaj políčko prázdne.
• Obrázok – nahraj obrázok podujatia. Tento obrázok sa zobrazí na webe pri popise podujatia.
• Poradie – určuje poradie zobrazenia podujatia v zozname. Nižšie číslo = vyššie v zozname.
• Farba – farba, ktorá sa zobrazí v kalendári pri tomto podujatí. Farba sa automaticky nastaví podľa lektora, ale môžeš ju zmeniť manuálne.

V zozname účastníkov

• # – poradové číslo účastníka v zozname.
• Prítomný – políčko na označenie, či účastník prišiel na podujatie. Zaklikni, ak osoba bola prítomná. Používa sa na evidenciu dochádzky.
• Zrušená účasť – políčko na označenie, že účastník zrušil účasť. Zaklikni, ak osoba sa odhlásia alebo neprišla. Osoba zostane v zozname, ale nebude počítaná do kapacity.
• Meno – meno a priezvisko účastníka. Zobrazuje sa vo formáte „Meno Priezvisko".
• E-mail – emailová adresa účastníka. Používa sa na odosielanie potvrdení a pripomienok.
• Telefón – telefónne číslo účastníka. Používa sa na kontaktovanie v prípade zmien alebo zrušenia podujatia.
• Objednávka – číslo objednávky, cez ktorú sa účastník prihlásil. Kliknutím na číslo otvoríš detail objednávky.
• Nahradiť – tlačidlo na presunutie účastníka na iný termín. Používa sa, ak osoba nemôže prísť na pôvodný termín a chce sa zúčastniť iného dátumu.
• Poznámka – interná poznámka o účastníkovi. Môžeš sem napísať napr. „Zaplatil vopred", „Vegetarián", „Potrebuje faktúru".

V kalendári

• Miestnosť – názov miestnosti zobrazený v ľavom stĺpci. Každá miestnosť má vlastný riadok v kalendári.
• Čas – hodiny zobrazené v hornom riadku. Kalendár je rozdelený po hodinách (napr. 08:00, 09:00, 10:00...).
• Farebný blok – podujatie zobrazené ako farebný obdĺžnik. Farba zodpovedá lektorovi, ktorý podujatie vedie. Šírka bloku zodpovedá dĺžke podujatia.
• Názov podujatia – text zobrazený vo farebnom bloku. Zobrazuje sa názov podujatia (napr. „Kurz varenia").
• Filter dátumu – šípky a výber dátumu v hornej časti kalendára. Kliknutím na šípky prepneš na predchádzajúci alebo nasledujúci deň. Kliknutím na dátum otvoríš kalendár a môžeš vybrať konkrétny deň.

V zozname lektorov

• Zobraziť – ikona oka alebo text, ktorý označuje, či je lektor aktívny a zobrazuje sa v zozname. Kliknutím prepneš viditeľnosť.
• Poradie – číslo určujúce poradie zobrazenia lektora v zozname. Nižšie číslo = vyššie v zozname.
• Názov – meno a priezvisko lektora. Zobrazuje sa vo formáte „Meno Priezvisko".
• Farba – farebný štvorček zobrazujúci farbu lektora. Táto farba sa používa v kalendári pri podujatiach, ktoré tento lektor vedie.
• Upraviť – tlačidlo na otvorenie formulára s údajmi lektora. Po kliknutí môžeš zmeniť meno, email, telefón alebo farbu.
• Odstrániť – tlačidlo na zmazanie lektora. Po kliknutí systém zobrazí potvrdzovacie okno „Naozaj odstrániť?". Ak potvrdíš, lektor sa zmaže zo systému.

V zozname objednávok

• Dátum – dátum vytvorenia objednávky. Formát: DD.MM.RRRR.
• Meno – meno a priezvisko zákazníka, ktorý vytvoril objednávku.
• E-mail – emailová adresa zákazníka.
• Telefón – telefónne číslo zákazníka.
• Event – názov podujatia, na ktoré sa zákazník prihlásil.
• Dátum konania – dátum a čas podujatia, na ktoré sa zákazník prihlásil.
• Cena – celková cena objednávky. Zobrazuje sa v eurách alebo inej mene podľa nastavenia systému.
• Detail – tlačidlo na otvorenie detailu objednávky. Po kliknutí sa zobrazí formulár s údajmi o objednávke, platbe a účastníkoch.

Tipy a časté chyby

• Ak systém hlási „Musíte zadať názov." – zabudol si vyplniť pole Názov pri vytváraní podujatia. Vráť sa do formulára, vyplň názov a klikni na Uložiť.
• Ak sa podujatie nezobrazuje v kalendári – skontroluj, či si vybral správny dátum v kalendári. Klikni na šípky vedľa dátumu a prepni na deň, kedy sa podujatie koná. Ak je dátum správny, skontroluj, či je podujatie v stave Aktuálne a nie Zrušené.
• Ak nemôžeš pridať účastníka – skontroluj, či si vyplnil povinné polia Meno, Priezvisko a E-mail. Ak je email neplatný (napr. chýba @ alebo doména), systém zobrazí chybu „E-mail je povinný údaj".
• Ak chceš zmeniť farbu lektora v kalendári – otvor záložku Lektori, klikni na Upraviť pri mene lektora a zmeň farbu. Po uložení sa nová farba zobrazí v kalendári pri všetkých podujatiach, ktoré tento lektor vedie.
• Ak chceš skryť podujatie z online predaja – otvor detail podujatia a odznač políčko V predaji. Po uložení sa podujatie prestane zobrazovať na webe a zákazníci sa nebudú môcť prihlasovať.
• Ak potrebuješ vytlačiť zoznam účastníkov bez stĺpca „Zrušená účasť" – klikni na ikonu Tlačiť v zozname účastníkov. Tlačová verzia automaticky skryje stĺpce, ktoré nie sú potrebné na tlač (napr. „Zrušená účasť", „Nahradiť").
• Ak chceš presunúť účastníka na iný termín – klikni na Nahradiť pri mene účastníka, vyber nový termín a potvrď. Systém automaticky presunie osobu na nový dátum a v poznámke uloží pôvodný termín.
• Ak sa podujatie zobrazuje ako „Rozpracované" – znamená to, že podujatie je vytvorené, ale nie sú vyplnené všetky povinné údaje (napr. dátum, čas, kapacita). Otvor detail podujatia, doplň chýbajúce údaje a ulož.
• Ak chceš zobraziť len aktuálne podujatia – v zozname podujatí použij filter Stav a vyber Aktuálne. Systém zobrazí len podujatia, ktoré sa ešte neuskutočnili.
• Ak chceš odoslať potvrdenie účasti zákazníkovi – otvor detail objednávky, klikni na záložku Odoslať potvrdenie a potvrď odoslanie. Zákazníkovi sa pošle email s potvrdením účasti a údajmi o podujatí.
• Ak chceš pridať viacero termínov k jednému podujatiu – otvor detail podujatia a v spodnej časti formulára klikni na tlačidlo Pridať termín (alebo podobné). Vyplň nový dátum a čas a ulož. Podujatie bude mať viacero termínov a zákazníci si môžu vybrať, na ktorý sa prihlásia.
• Ak chceš zmeniť kapacitu podujatia po vytvorení – otvor detail podujatia, zmeň číslo v poli Kapacita a ulož. Ak už sú prihlásení účastníci, systém neprepíše ich počet, len zmení maximálnu kapacitu.
• Ak chceš exportovať zoznam účastníkov do Excelu – v zozname účastníkov klikni na ikonu Export. Systém stiahne Excel súbor s názvom podujatia, dátumom a zoznamom účastníkov.
• Ak chceš zobraziť len podujatia konkrétneho lektora – v kalendári sú podujatia farebne odlíšené podľa lektora. Ak chceš vidieť len podujatia jedného lektora, pozri sa na farbu v kalendári a porovnaj ju s farbou lektora v záložke Lektori.
• Ak chceš zmeniť poradie zobrazenia podujatí v zozname – otvor detail podujatia, zmeň číslo v poli Poradie a ulož. Nižšie číslo = vyššie v zozname.