• Docs
• Sklad
• Výdajky
• Výdajky – Sklad

Výdajky – Sklad

Výdajky – Sklad

V tejto záložke eviduješ všetky výdajky zo skladu – odpisy surovín, inventúrne rozdiely, spotrebu na akcie alebo kongres. Vytvoríš tu klasickú výdajku, Stop inventúru (rýchla kontrola stavu bez plnej inventúry) alebo zduplikuješ existujúci doklad. Sem prídeš, keď potrebuješ odpísať tovar, skontrolovať skladové stavy alebo zaznamenať spotrebu materiálu.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Sklad → Výdajky. Adresa v prehliadači: /manager/store/outgo/. Na stránke nájdeš vnútornú záložku Stop inventúra – po kliknutí sa prepneš do režimu rýchlej kontroly skladových stavov. Hlavná obrazovka zobrazuje zoznam všetkých výdajok, Stop inventúra záložka slúži na vytváranie a správu kontrolných inventúr.

Čo tu môžeš robiť

• Vytvoriť novú výdajku: Klikneš na tlačidlo pre vytvorenie bežnej výdajky, vyplníš dátum, kategóriu, poznámku a uložíš – systém ťa presmeruje na detail, kde pridáš položky.
• Vytvoriť Stop inventúru: V záložke Stop inventúra vyberieš sklad, kategórie, dátum stavu a klikneš Vytvoriť Stop inventúru – systém načíta všetky položky s vypočítanými stavmi ku zvolenému dátumu.
• Upraviť rozpracovanú výdajku: V stĺpci Upraviť klikneš na ikonu ceruzky – otvorí sa detail, kde môžeš meniť množstvá, pridávať položky alebo meniť poznámku.
• Duplikovať výdajku: V stĺpci Duplikovať klikneš na ikonu, vyplníš nový dátum a kategóriu – systém vytvorí kópiu s rovnakými položkami, ale nulovými množstvami.
• Odstrániť výdajku: V stĺpci Odstrániť klikneš na ikonu koša a potvrdíš – výdajka sa označí ako zmazaná (nezmizne z databázy, len sa skryje).
• Filtrovať výdajky: Zadáš dátum Od a Do, prípadne vyberieš kategóriu, a klikneš Hľadať – tabuľka zobrazí len výdajky v danom období.
• Uzavrieť Stop inventúru: V detaile Stop inventúry vyplníš reálne stavy, klikneš Uzavrieť výdajku – systém zapíše rozdiely medzi stavom na sklade a reálnym stavom ako skladové pohyby.
• Tlačiť inventúrny súpis: V detaile Stop inventúry klikneš Tlač na ručné vyplnenie alebo Inventúrny súpis – vygeneruje sa PDF pre fyzickú kontrolu skladu.
• Exportovať zoznam tovaru: V detaile Stop inventúry klikneš Export – stiahneš CSV súbor s položkami a stavmi.
• Importovať položky: Vybereš CSV súbor, klikneš Importovať – systém načíta položky z externého súboru (napr. z iného systému).
• Odpísať zo skladu: V detaile výdajky vyplníš množstvá, klikneš Odpísať zo skladu – tovar sa odpíše a výdajka sa uzavrie.
• Zrušiť výdajku: V detaile klikneš Zrušiť výdajku – doklad sa označí ako zrušený a skladové pohyby sa neuskutočnia.
• Otvoriť uzavretú výdajku: Ak je výdajka uzavretá a potrebuješ ju upraviť, klikneš Otvoriť výdajku – systém umožní znovu editovať položky (len ak obdobie nie je uzavreté inventúrou).

Postup krok za krokom

Vytvorenie bežnej výdajky

1. V hlavnej obrazovke Výdajky – Sklad klikni na tlačidlo pre vytvorenie novej výdajky (zvyčajne v hornej časti stránky).
2. Vyplň pole Dátum odťaženia položiek – klikni do poľa a vyber dátum z kalendára (povinné pole).
3. Z rozbaľovacieho menu Kategória vyber typ výdajky (napr. Spotreba, Odpis, Kongres).
4. Ak eviduješ výnos z predaja, vyplň pole Výnos (Cena bez DPH) – zadaj sumu bez DPH.
5. Do poľa Počet jednotiek zadaj počet kusov alebo porcií, ak je to relevantné.
6. Do poľa Poznámka napíš doplňujúce informácie (napr. „Spotreba na svadbu 15.5.").
7. Klikni na tlačidlo Uložiť a pridať položky – systém vytvorí výdajku a presmeruje ťa na detail, kde môžeš pridávať skladové položky.
8. V detaile začni písať názov položky do poľa Zadajte názov položky... – systém ponúkne zoznam, vyber položku a zadaj množstvo.
9. Po pridaní všetkých položiek klikni Odpísať zo skladu – tovar sa odpíše a výdajka sa uzavrie.

Vytvorenie Stop inventúry

1. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Stop inventúra.
2. Z rozbaľovacieho menu Sklad vyber sklad, ktorý chceš skontrolovať (povinné pole).
3. V sekcii Kategórie skladu vyber jednu alebo viac kategórií – klikni na kategóriu, drž Ctrl (Windows) alebo Cmd (Mac) a klikni na ďalšie. Ak nevybereš žiadnu, načítajú sa všetky položky skladu.
4. Vyplň pole Dátum stavu – systém vypočíta skladové stavy k tomuto dátumu (povinné pole).
5. Do poľa Poznámka napíš účel inventúry (napr. „Kontrola pred víkendom").
6. Klikni na tlačidlo Vytvoriť Stop inventúru – systém vytvorí doklad a načíta všetky položky s vypočítanými stavmi.
7. V detaile Stop inventúry uvidíš tabuľku s položkami – stĺpec Stav na sklade zobrazuje systémový stav, stĺpec Reálny stav je prázdny.
8. Prejdi sklad a do stĺpca Reálny stav zadaj skutočné namerané množstvá.
9. Systém automaticky vypočíta stĺpce Rozdiel, Prebytok a Manko.
10. Po vyplnení všetkých stavov klikni Uzavrieť výdajku – systém zapíše rozdiely ako skladové pohyby (prebytky pridá, manka odpíše).

Duplikovanie existujúcej výdajky

1. V zozname výdajok nájdi doklad, ktorý chceš zduplikovať.
2. V stĺpci Duplikovať klikni na ikonu (zvyčajne dve prekrížené šípky alebo ikona kópie).
3. Otvorí sa formulár – vyplň nový Dátum odťaženia položiek.
4. Z rozbaľovacieho menu Kategória vyber kategóriu pre novú výdajku (môže byť rovnaká ako originál).
5. Do poľa Poznámka napíš poznámku pre novú výdajku.
6. Klikni Duplikovať – systém vytvorí novú výdajku s rovnakými položkami, ale nulovými množstvami.
7. Systém ťa presmeruje na detail novej výdajky – vyplň množstvá a klikni Odpísať zo skladu.

Filtrovanie výdajok podľa dátumu

1. V hornej časti zoznamu výdajok nájdi polia Od a Do.
2. Klikni do poľa Od a vyber počiatočný dátum z kalendára.
3. Klikni do poľa Do a vyber koncový dátum.
4. Ak chceš filtrovať aj podľa kategórie, vyber ju z rozbaľovacieho menu Kategória.
5. Klikni na tlačidlo Hľadať – tabuľka zobrazí len výdajky v zvolenom období a kategórii.
6. Ak chceš zrušiť filter, klikni na odkaz zrušiť vedľa polí filtra.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Dátum odťaženia položiek: Dátum, kedy sa tovar fyzicky odpísal zo skladu. Povinné pole pri vytváraní výdajky. Systém podľa tohto dátumu zaradí výdajku do správneho obdobia a vypočíta skladové stavy. Ak zadáš dátum v uzavretom inventúrnom období, systém zobrazí chybu „Toto obdobie už bolo uzavreté inventúrou."
• Kategória: Typ výdajky (napr. Spotreba, Odpis, Kongres, Akcia). Slúži na triedenie a filtrovanie výdajok. Kategórie nastavuje administrátor v sekcii Kategórie skladu. Ak vytváraš výdajku z kongresu alebo prijímky, kategória sa môže vyplniť automaticky.
• Výnos (Cena bez DPH): Suma, ktorú si získal predajom tovaru odpísaného touto výdajkou. Vyplň len ak výdajka súvisí s predajom (napr. catering, predaj prebytočného tovaru). Systém použije túto hodnotu na výpočet Foodcost a Profit.
• Počet jednotiek: Počet porcií, kusov alebo jednotiek, na ktoré sa výdajka vzťahuje. Napríklad ak odpísuješ suroviny na 50 porcií obeda, zadaj 50. Pole je nepovinné, slúži len na evidenciu.
• Poznámka: Voľný text pre doplňujúce informácie. Napíš sem účel výdajky, číslo akcie, meno zodpovednej osoby alebo čokoľvek, čo ti pomôže nájsť doklad neskôr. Zobrazuje sa v zozname výdajok aj v detaile.
• Sklad (pri Stop inventúre): Sklad, ktorého stavy chceš skontrolovať. Povinné pole pri vytváraní Stop inventúry. Systém načíta len položky patriace do zvoleného skladu. Zoznam skladov nastavuje administrátor v nastaveniach tlačiarní.
• Kategórie skladu (pri Stop inventúre): Multi-select pole – môžeš vybrať jednu alebo viac kategórií skladových položiek (napr. Mäso, Zelenina, Nápoje). Ak nevybereš žiadnu, systém načíta všetky položky z daného skladu. Drž Ctrl (Windows) alebo Cmd (Mac) a klikaj na kategórie pre výber viacerých.
• Dátum stavu (pri Stop inventúre): Dátum, ku ktorému systém vypočíta skladové stavy. Povinné pole. Systém zohľadní všetky príjmy a výdaje do tohto dátumu vrátane. Ak zadáš dnešný dátum, uvidíš aktuálne stavy. Ak zadáš minulý dátum, uvidíš historické stavy.
• Stĺpec Číslo: Interné číslo výdajky v systéme. Kliknutím na číslo otvoríš detail výdajky. Čísla sú priradené automaticky vzostupne. Použiješ ho pri vyhľadávaní alebo komunikácii s kolegami („Skontroluj výdajku číslo 1234").
• Stĺpec Stav: Zobrazuje, či je výdajka Rozpracovaná (môžeš ju ešte upravovať) alebo Uzavretá (tovar už bol odpísaný). Uzavreté výdajky sa dajú znovu otvoriť tlačidlom Otvoriť výdajku v detaile, ale len ak obdobie nie je uzavreté inventúrou.
• Stĺpec Profit: Rozdiel medzi výnosom a nákladmi (Výnos - Suma nákladov). Zobrazuje sa len ak si vyplnil pole Výnos. Kladné číslo znamená zisk, záporné stratu. Systém počíta automaticky na základe priemerných skladových cien položiek.
• Stĺpec Suma nákladov: Celková hodnota odpísaného tovaru vypočítaná z priemerných skladových cien. Systém sčíta (množstvo × priemerná cena) pre všetky položky výdajky. Ak je výdajka rozpracovaná a položky nemajú vyplnené množstvá, suma je nulová.
• Stĺpec Foodcost: Percentuálny pomer nákladov k výnosu ((Suma nákladov / Výnos) × 100). Zobrazuje sa len ak si vyplnil pole Výnos. Nízky foodcost (napr. 30 %) znamená dobrú maržu, vysoký (napr. 70 %) znamená nízku maržu. Ideálna hodnota závisí od typu prevádzky.
• Stĺpec Reálny stav (v Stop inventúre): Pole, do ktorého zadávaš skutočné namerané množstvo pri fyzickej kontrole skladu. Na začiatku je prázdne alebo obsahuje rovnakú hodnotu ako Stav na sklade. Po vyplnení systém vypočíta rozdiel a zobrazí ho v stĺpcoch Rozdiel, Prebytok a Manko.
• Stĺpec Rozdiel (v Stop inventúre): Rozdiel medzi Reálnym stavom a Stavom na sklade (Reálny stav - Stav na sklade). Kladné číslo znamená prebytok (máš viac ako systém eviduje), záporné manko (máš menej). Systém počíta automaticky po vyplnení Reálneho stavu.
• Stĺpec Prebytok (v Stop inventúre): Zobrazuje kladný rozdiel (ak je Reálny stav vyšší ako Stav na sklade). Po uzavretí Stop inventúry sa tento tovar pripíše na sklad ako príjem. Hodnota sa zobrazuje v menovej jednotke (napr. eurá).
• Stĺpec Manko (v Stop inventúre): Zobrazuje záporný rozdiel (ak je Reálny stav nižší ako Stav na sklade). Po uzavretí Stop inventúry sa tento tovar odpíše zo skladu ako výdaj. Hodnota sa zobrazuje v menovej jednotke (napr. eurá).
• Tlačidlo Uzavrieť výdajku (v Stop inventúre): Po vyplnení všetkých reálnych stavov klikni na toto tlačidlo – systém zapíše rozdiely medzi stavom na sklade a reálnym stavom ako skladové pohyby. Prebytky sa pripíšu, manka odpíšu. Po uzavretí sa výdajka označí ako Uzavretá a nedá sa ďalej upravovať (len znovu otvoriť, ak obdobie nie je uzavreté).
• Tlačidlo Tlač na ručné vyplnenie: Vygeneruje PDF dokument s prázdnymi políčkami pre Reálny stav. Vytlač ho, vezmi do skladu a ručne vyplň namerané množstvá. Potom hodnoty prepíš do systému. Vhodné ak nemáš tablet alebo notebook v sklade.
• Tlačidlo Inventúrny súpis: Vygeneruje PDF dokument s vyplnenými stavmi a rozdielmi. Použiješ ho po uzavretí Stop inventúry ako doklad pre účtovníctvo alebo archív. Dokument obsahuje číslo výdajky, dátum, sklad, položky, stavy, rozdiely a podpisy.
• Pole Číslo externej výdajky: Ak eviduješ výdajky aj v inom systéme (napr. účtovný softvér), zadaj sem číslo dokladu z toho systému. Pole je nepovinné, slúži len na prepojenie záznamov medzi systémami.

Tipy a časté chyby

• Zabudneš vyplniť dátum: Systém zobrazí chybu „Dátum je povinný údaj." a formulár sa neuloží. Vždy vyplň pole Dátum odťaženia položiek alebo Dátum stavu pred kliknutím na Uložiť alebo Vytvoriť Stop inventúru.
• Pokúsiš sa vytvoriť výdajku v uzavretom období: Ak zadáš dátum, ktorý patrí do obdobia už uzavretého inventúrou, systém zobrazí chybu „Toto obdobie už bolo uzavreté inventúrou." Zmeň dátum na aktuálny alebo požiadaj administrátora o otvorenie obdobia.
• Nevieš nájsť položku pri pridávaní do výdajky: Začni písať názov položky do poľa „Zadajte názov položky..." – systém ponúkne zoznam. Ak položka nie je v zozname, znamená to, že nemá zapnutý príznak „Skladová položka" v registri položiek. Požiadaj administrátora o aktiváciu.
• Stop inventúra načíta príliš veľa položiek: Ak nevybereš žiadnu kategóriu v poli Kategórie skladu, systém načíta všetky položky z daného skladu. Ak máš stovky položiek, tabuľka bude neprehľadná. Vyber len kategórie, ktoré chceš skontrolovať (napr. len Mäso a Zelenina).
• Zabudneš vyplniť Reálny stav pri Stop inventúre: Ak klikneš Uzavrieť výdajku bez vyplnenia Reálneho stavu, systém považuje prázdne pole za nulu a odpíše celý Stav na sklade ako manko. Vždy prejdi všetky riadky a vyplň skutočné namerané množstvá.
• Chceš upraviť uzavretú výdajku: Uzavreté výdajky sa nedajú priamo upravovať. V detaile výdajky klikni na tlačidlo Otvoriť výdajku – systém zmení stav na Rozpracovaná a umožní editáciu. Funkcia je dostupná len ak obdobie nie je uzavreté inventúrou.
• Duplikuješ Stop inventúru: Systém zobrazí chybu „Stop inventúra sa nedá duplikovať". Stop inventúry majú špeciálnu štruktúru a nedajú sa kopírovať. Ak potrebuješ vytvoriť novú kontrolu, vytvor ju cez záložku Stop inventúra od začiatku.
• Nevieš, prečo je Foodcost prázdny: Stĺpec Foodcost sa zobrazuje len ak si vyplnil pole Výnos pri vytváraní výdajky. Ak pole Výnos je prázdne alebo nulové, Foodcost sa nepočíta. Foodcost má zmysel len pri výdajkách spojených s predajom (catering, akcie).
• Import CSV súboru nefunguje: Systém zobrazí chybu „Nepodarilo sa nahrať súbor importu." alebo „Vyberte súbor pre import." Skontroluj, či si vybral súbor cez tlačidlo „vybrať súbor" a či má príponu .csv. Súbor musí mať správnu štruktúru stĺpcov (konzultuj s administrátorom).
• Chceš vytlačiť zoznam výdajok: Obrazovka Výdajky – Sklad nemá priame tlačidlo Tlačiť pre zoznam. Použiť funkciu tlače prehliadača (Ctrl+P alebo Cmd+P) alebo exportuj dáta cez filter a vytvor report v inom nástroji. Tlač je dostupná len v detaile jednotlivých výdajok (Inventúrny súpis, Zoznam tovaru).
• Nevieš, čo znamená stĺpec Kontrola: Stĺpec Kontrola sa zobrazuje v zozname výdajok a slúži na rýchlu vizuálnu kontrolu úplnosti dokladu. Ak je výdajka rozpracovaná a nemá pridané položky, môže byť označená ikonou upozornenia. Kliknutím na ikonu sa otvorí detail.
• Chceš zmazať položku z výdajky: V detaile výdajky (ak je rozpracovaná) nájdi položku v tabuľke a klikni na ikonu koša alebo krížik v riadku položky. Položka sa odstráni z výdajky. Ak výdajka je uzavretá, musíš ju najprv otvoriť tlačidlom Otvoriť výdajku.
• Nevieš, ako pridať vlastnú položku (nie zo skladu): Systém umožňuje pridávať len položky evidované v registri položiek s príznakom „Skladová položka". Ak potrebuješ odpísať niečo, čo nie je v zozname, požiadaj administrátora o vytvorenie novej skladovej položky v registri.
• Chceš exportovať zoznam výdajok do Excelu: Hlavná obrazovka Výdajky – Sklad nemá priame tlačidlo Export pre zoznam. Export je dostupný len v detaile Stop inventúry (tlačidlo Export vygeneruje CSV súbor s položkami). Pre export zoznamu výdajok použi filter, skopíruj tabuľku alebo požiadaj administrátora o vytvorenie reportu.