Darčekové poukazy - nastavenie, predaj, zúčtovanie, inventarizácia

Darčekové poukazy - custom vizuál, venovanie, multipoložkovitá darčeková poukážka s rôznymi sadzbami DPH, predaj aj uplatnenie na kase.mov [00:00:00] Speaker 1: Si ukážeme možnosti darčekových poukazov v systéme Clips. Po viacerých aktualizáciách a v podstate po vypočutí požiadaviek z trhu sme sa rozhodli zapracovať v rámci systému Clips aj rôzne varianty pobytových poukazov, ktoré je následne možné uplatniť priamo vo webe bookingu. Jednoduchým promo kódom alebo kódom z darčekového poukazu a veľmi obľúbené a z hľadiska štatistík predaja sú veľmi dobre predávané práve darčekové poukazy na zážitky typu wellness + večera a večera + sauna alebo akékoľvek zážitkové balíčky a vytvorili sme na to vlastne priestor a je po novom možné v rámci systému Clips vytvárať aj tzv. mi to voláme multi poukazy, kedy potrebujete v rámci jedného produktu, ktorý predávate, ako darčekový poukaz, zaúčtovať viaceré položky s rôznymi sadzbami DPH. Práve tu utkvel ten problém, že ten darčekový poukaz sa v podstate skladá z viacerých služieb, ktoré v sebe zahŕňa a tie majú podľa zákona rôzne sadzby DPH. Takže sme na to pripravení a všetky potrebné náležitosti riešite viacmenej v záložke Voucher, čiže hlavné menu záložka Voucher. To sú len také strohé 4 pod záložky Objednávky, kde vidíme všetky zoznam všetkých objednávok s ich stavom uhradená, neuhradená a použitá, nepoužitá. Ak je tam použitý dosť to už toho poukazu, tak je tam vlastne väzba na vyúčtovaní, doklad alebo rezerváciu pobyt. Ak existuje k tomu faktúra, tak je preklik do faktúry daňového dokladu a potom jednotlivé detaily a záložka v submenu. Voucher je vlastne zoznam aktívnych darčekových poukazov, ktoré sú dnes v predaji. [00:01:55] Speaker 1: Jednoduchým drag and drop editorom chytím, ťahám jednotlivé A darčekové poukazy a mením ich poradie. Potom na tom predajnom v tej predajnej ponuke a rozdelili sme. Alebo už dlhšie V rámci elipsy rozdeľujeme darčekové poukazy a vstupenky, aj keď majú toho veľa podobného z hľadiska toho predaja a vstupenka sa využíva práve vtedy, keď chceme riešiť nejaké vstupy na podujatia, vstupy do aquaparku, celodenné večerné a chceme toho klienta vyzvať aj na využitie alebo preukázanie sa nejakým QR kódom, nejakou vstupenkou pri pri príchode. A keď to nie je vstupenka na nejaký koncert, tak je to v podstate darčeková poukážka, ktorú sa ten klient preukazuje pri využití darčekové poukazy aj vstupenky, ktoré sú už deaktivované z predaja, že nie sú používané a automaticky spadajú do archívu. A rozdelili sme to kvôli tomu, aby ste nemali strašne veľa poukazov a vstupeniek na zozname a v tom zozname. Vlastne sa potom vytváral trošku zmätok, takže tie neaktívne sú odklonené. Pozor, keď máte nejakú reaktívnu a dodávate ju spätne, tak ju nájdete v záložke Archív A pribudla možnosť vyskladanie si vlastného darčekového poukazu Pridať venovanie, nahrať vlastnú vlastný obrázok, čiže v záložke Voliteľné pozadie záložka Voucher v hlavnom menu a submenu Voucher a voliteľné pozadie si môžete nahrať neobmedzené množstvo obrázkov, ktoré potom si zákazník pri nákupe dokáže z pohľadu toho zákazníka vložiť do tej darčekovej poukážky. Jednoduchým vybratím súboru z počítača je tu nejaká odporúčaná veľkosť do nejakej veľkosti, takže v tomto rozmere a v tejto veľkosti nahrať. [00:03:48] Speaker 1: Ak to nie je aktuálne zmazať, odporúčame tam použiť nejaké rodinné, romantické, letné, zimné, nejaké silné atrakcie, ktoré sú niekde vo vašom okolí alebo priamo u vás, ktoré ten poukaz pri predaji potom spravia taký výnimočný. A samotné darčekové poukazy je možné vytvoriť alebo triediť do rôznych kategórií, čiže môžete mať nejaké gastronomické poukazy wellness, ové, zážitkové, pobytové, kreditový, keď je to vyslovene len na nejakú hodnotu kreditu a podobne. Takže môžte, nemusíte potom pri samotnom predaji. Tie darčekové poukazy je možné odfiltrovať, čiže každá podkategória môže mať svoj vlastný filter a môžte si to vlastne odčleniť. Dobre a ideme si teraz ukázať. Teda v prípade, že idem nejaký darčekový poukaz predávať a môžeme si teraz nasimulovať takú práve už komplikovanejšiu verziu, že chcem darčekový poukaz, ktorý sa bude skladať z viacerých služieb a pôjdem si vlastne do detailu. V tom základnom detaile mám viaceré také parametre nastavenia a okrem iného ho chcem aj zdieľať do sveta, či chcem povoliť editáciu toho poukazu, či sa jedná o pobytový voucher. Pobytový voucher má taký extra príznak a dá sa potom použiť v samotnom webe bookingu, či je to darčekový poukaz alebo vstupenka a či je to len nejaká väzba, nejaká doplnková pod ponuka v rámci nejakej kategórie. V niektorých prípadoch ste mali také ukážky, ako sa predávajú napríklad vstupy na nejakú výstavu a v rámci tej vstupenky bolo možné dokúpiť si stravu v rámci toho eventu, takže je možné aj viazať na seba tie jednotlivé vstupy, ale neobieham od tej darčekovej poukážky a definujeme vždycky storno podmienky a definujeme stále platnosť. [00:05:50] Speaker 1: Ako dlho tá poukážka platí? Bude to fixný dátum alebo je to počet dní od zakúpenia? V základnom detaile by mal byť popis Máme nahratý nejaký cover obrázok poukazu a dole v základnom detaile uložiť záložka Účet rieši práve to, akým spôsobom bude ten darčekový poukaz vyúčtovaní. Ja si teraz odškrtnúť ten pobytový voucher. Nastavíme si, že sa jedná o bežný zážitkový, nie pobytový poukaz a v detaile nastavovania toho účtu potrebujeme tomu elipse vlastne povedať, že čo sa za tou darčekovou poukážkou skrýva. Čiže napríklad, ak by to bola taká štandardná ponuka, ako to máme, že romantické wellness večerov, tak my vlastne poskytujeme tomu klientovi stravovacie služby a v rámci tej večere, ak by tam bola napríklad nejaká fľaša vína a potrebujete to oddeliť, tak to dávate z 23% DPH. A ak si na stimulujeme, že to bude vlastne len večera za 70 eur a dajme tomu vstup do wellness. Vyhľadávate vyslovene položky pokladne a vstup do wellness v cene 50 eur, tak máme poukaz za celkovú hodnotu 120€. Takto nastavené to vyúčtovanie v záložke účet povie systému, že keď sa táto darčeková poukážka uplatní, tak výnosová položka bude. Reštaurácie a stravovacie služby a vstup do wellness v celkovej hodnote 120 eur a tieto dve položky budú mať rôzne sadzby DPH pri vyúčtovaní, čiže pri uplatnení pri predaji a zadefinujeme, že akou sadzbou DPH, akou položkou sa bude táto darčeková poukážka pri predaji vyúčtovať. [00:07:49] Speaker 1: Čiže povieme systému, že v tomto prípade chceme generovať poukážku, pretože to je ten daňový doklad, ktorý bude mínusový, dať hodnotu tej služby potom na kase alebo v hotelovom účte chceme vyúčtovať pri predaji vo faktúre prijatej platbe. Ak používate pre darčekové poukazy nejakú iný číselný rad, tak ho kľudne môžete nastaviť ten číselný rad, ktorý sa používa pri darčekových poukážok a systém vám tu podsúva, že mám v rámci tohoto poukazu v účte položky s 5% DPH a 23% DPH a ja si pekne naplánujem, že pri predaji vyúčtuje tieto hodnoty ako darčekovú poukážku 5 % a ako darčekovú poukážku 23%. A to znamená, že ak by som tento nákup dokončili, zaplatili v platobnej bráne 120€. Úspešne. Systém vygeneruje faktúru prijatej platbe, na ktorej budú dve položky darčeková poukážka 5%, poukážka 23% a tou darčekovou poukážkou pri uplatnení systém kasa externá alebo hotelový účet do ťaží výnosovej položky tak, ako ich máme nastavené v záložke Účet, čiže do ťažby 50 eur a v rámci wellnessu a 70 EUR v rámci stravovacích služieb. Vôbec sa nad tým nemusí ani čašník, ani recepcia zamýšľať. Ten darčekový poukaz a ak aj predaný cez Elis a aj použitý cez Elis, tak si ten systém krásne tie položky vytvorí aj od mínusu. Je z toho ako boli zaúčtované a zdanenie zdanené pri predaji. [00:09:32] Speaker 1: V záložke Voucher sa nahrával obrázok. Ak by sa jednalo o darčekový poukaz, ktorý nie je editovateľné, čiže chceme ho urobiť na pevno s tou vašou grafikou a záložka Generovanie QR kód je v podstate na to, že si tu môžeme vytvoriť ako bude tá samotná vstupenka vyzerať a ako potom príde k tomu zákazníkovi. Čiže pokiaľ sa jedná o vstupenku, tak ten zákazník dostáva rovno v jednom e-maili aj spolu s faktúrou aj QR kódov. Vstupenky Na to si potom vytvoríme aj samostatné video, kde si to vytvorenie tých QR kódových vstupeniek ukážeme. A ak si takýto poukaz ukážkovo zakúpime, môžeme ísť reálne do platobnej brány a na zozname máme ponuku. Do košíka vkladám naše romantické wellness za 120€ a v záložke objednávky je možnosť personalizovať poukaz. A to je to presne miesto, kde môžem zadefinovať, kto tento darčekový poukaz kupuje. A komu ho bude venovať. Vlastné venovanie a aký cover obrázok použijeme v rámci tohto darčekového poukazu A môžeme si aj vybrať dobrovoľnú službu doručenia tohto darčekového poukazu, kde si vy potom ešte nastavujete v rámci nastavení, aký je doplatok za doručenie poukazu? Je tu možnosť aj zobrazenie si náhľadu a tu vlastne aj uvidíte taký vzor ako tá darčeková poukážka vlastne bude presne vyzerať. A jednu chybičku krásy, ktorú teraz máme je, že tá darčeková poukážka nemá v sebe popis. Čiže štandardne by sme si vytvorili pekne popis, čo daná darčeková poukážka zahŕňa, aké sú storno podmienky a podobne. [00:11:25] Speaker 1: Teraz nám to generuje takéto prázdne biele miesto, ktoré bude následne vyplnené tým textom. Som týmto poukazom spokojný a tak sa mi to páči. Keď nie, tak si vymením obrázok a zadefinujeme si kupujúceho odstúpiť. Od klikneme tie povinné súhlasy, Dáme sa do platobnej brány a máme tu pripravenú aj virtuálnu testovaciu kartu. Otestujeme si na. Simuluje si platbu v platobnej bráne s 3D Security a v tomto bode sme úspešne zaplatili systém na pozadí spracováva objednávky, spracováva aj online platby a vidíte, že veľmi rýchlo už máme na zozname. A teraz 15:05 a kupujúci zakúpil romantický wellness s večerou a je ešte nepoužitý. Ten darčekový poukaz a je k tomu vytvorená faktúra k prijatej platbe, ktorá pekne vytvorila dve položky 5% a 23% DPH a zároveň mi samozrejme darčeková poukážka prišla aj na email. A nejdem sa teraz do neho prihlasovať, pomôžeme si adminom. V detaile tej objednávky si vieme v podstate ten kupón z pohľadu recepcie zobraziť a v podstate jediné čo zaujíma je číslo poukážky alebo číslo poukazu alebo overovací kód. Všetkými tými znakmi sa dokáže ten zákazník. Identifikovať na pokladni alebo na recepcii. Ak sa zákazník ocitne v reštaurácii a ukážem tomu čašníkovi, že som tu s poukážkou wellness + večera, chceme si dať najprv večeru, potom chceme ísť do wellness. Tak je tu vlastne tlačítko vždy k dispozícii aj v prázdnom účte. Darčeková poukážka. Vložíme si vlastne ten kód a ak je tá poukážka platná a systém vám ukáže, že čo to je za poukážku, je to kombinovaná poukážka na 120€ s týmito dvoma položkami a je vyúčtované cez faktúru. [00:13:36] Speaker 1: A keď klikám na tej externej kase a uplatniť tak systém mi vlastne natiahne dve výnosovej položky a dve odpočítateľné položky v rámci uplatnenia toho poukazu. Mohli by sme si k tomu samozrejme dať ešte niečo naviac. Dáme si ešte po večeri kávu a celý tento účet zaplatíme v hotovosti alebo kartou. Takýmto spôsobom je veľmi jednoducho a rýchlo poukážka predaná a zúčtované. A tak ako sme ju teraz uplatnili na externej pokladni cez tlačítko Poukážka, tak rovnakým spôsobom ju dokáže uplatniť aj recepcia a v záložke V hotelovom účte, kde v detaile rezervácie. V hotelovom účte sa nachádza. Sa nachádza možnosť vloženia darčekovej poukážky, kde takým istým spôsobom vkladám ID poukazu alebo kód poukazu a overujem jeho platnosť. Ukážeme si ešte v krátkosti aj vytvorenie pobytového poukazu a tieto darčekové poukazy, ktoré chceme, aby si klienti mohli uplatňovať priamo v Bookingu, je potrebné špecifickým spôsobom označiť, že sa jedná o pobytový poukaz a pobytový poukaz je vlastne zaškrtnuté v tomto detaile povieme systému v elipse detaile voucheru, že sa jedná o pobytový voucher a systém bude vedieť, že sa bude dať uplatňovať aj v samotnom webe bookingu. A rozdiel v tom účte je v tom, že vy v rámci svojich kategórií izieb môžete povedať, že na ktorých kategóriách izieb idete tento darčekový poukaz uplatňovať alebo poskytnúť. [00:15:25] Speaker 1: A presne zadefinujeme, aká bude hodnota ubytovania a doplnkových služieb v rámci tej darčekovej poukážky, kde znova môžu byť rôzne sadzby DPH. Hodnota poukazuje súčet môže byť v rôznej výške na rôznych kategóriách. Pri on line predaji sa potom zobrazuje cena od alebo cena od do. A ten zákazník si vlastne vyberá, ktorí poukaz ide uplatňovať v rámci webu bookingu. Potom ten zákazník dokáže priamo v bookingu vrámci promo kódu vybrať aj ID poukazu a kód poukazu a web Booking mu poskytne ten pobyt za a bez doplatku, alebo v prípade, že si vyberie nejakú drahšiu alternatívu upgrade izby, tak za doplatok toho rozdielu a ten zákazník nemusí vyslovene vykrikovať tieto hodnoty, lebo pobytové poukazy majú ešte jednu takú zvláštnosť, že vždycky pri zakúpení alebo teda pri odoslaní tohto darčekového poukazu sa na tom kupóne PDF kovom zobrazuje aj QR kód, ktorý ten zákazník jednoduchým spôsobom nasníma v telefóne a je rovno presmerovaný do webu bookingu, kde už tú darčekovú poukážku uplatnenú má. A z hľadiska účtovníctva a z takej evidencie tých darčekových poukazov je podstatné, aby ste si vždy v každom bode dokázali inventarizácie stav darčekových poukazov, čiže aké darčekové poukazy má v obehu A ktoré darčekové poukazy mi zostali nevyužité a expedované. Ktoré poukazy boli uplatnené? Či boli uplatnené v Texase, alebo boli uplatnené vo faktúre? Ako vyúčtovať doklady? Vždy sa k týmto informáciám dostanete v záložke Reporty Pokladňa a Prehľad poukážok. [00:17:20] Speaker 1: V prehľade poukážok si filtrujte použité, nepoužité a exportované a pri použití si filtrujte dátum od do. Systém vám pekne natiahne všetky poukazy, ukáže vám, či sa jednalo o jednoduchý poukaz, ktorý bol jednou položkou bitý, alebo bol to multiple poukaz, kde boli viaceré sadzby DPH a vždy máte k dispozícii celkovú rekapituláciu základy dane a DPH. Je tu preklik na objednávkový doklad, objednávku a ak je tam teda väzba na vyúčtovanie, tak je tam aj link do kasy alebo do faktúry, kde tento darčekový poukaz bol uplatnený. Nájdime ešte určite aj iné výnosovej a pokladničné reporty uzávierky, kde sa potom zobrazuje hodnota tých darčekových poukazov. A jeden z tých novších reportov je rekapitulácia DPH za 3ks. Tak aj tento. Okrem toho, že po jednotlivých pokladniach vám vizualizuje, že aké darčekové poukazy boli predané a aké boli uplatnené akých hodnotách, tak vám aj vypisuje všetky všetky poukazy, ktoré boli v tom období rekapitulácie alebo uzávierky uplatnené. Takže nájdete určite to uplatnenie na viacerých miestach. Podstatné je, že si v každom bode viete urobiť v reálnom čase inventarizáciu nepoužitých a použitých. Jedna z noviniek, ktorú sme dopĺňali aj v posledných aktualizáciách, bolo aj umožnenie predaja darčekových poukazov priamo na kase. Je tu taká možnosť v niektorých prevádzkových prípadoch, hlavne vo wellnesse, kedy ste mali nejakého hosťa, ktorý bol spokojný s masážou a chce potrebuje darček na zajtrajšiu oslavu. Tak pri odchode mu rovno ponúkate aj zakúpenie tej darčekovej poukážky. [00:19:09] Speaker 1: To, aby sa tá darčeková poukážka dala zakúpiť na kase, je potrebné extra povoliť v záložke Pokladňa. Nastavenie je potrebné. V iných nastaveniach pokladne aktivovať predaj darčekových poukazov, pokiaľ to nie je zapnuté, čo defaultne je naozaj všade vypnuté. Tak pokiaľ by ste to nejakým case chceli spustiť, tak si to týmto jednoduchým check boxom zapnete a potom sa vlastne v externej kase, ktorá to má povolené zobrazí piktogram darčeka a po kliku sa mi ukáže z mnohých dostupných poukazov, ktoré máme k dispozícii a ktoré sú vlastne na predaj a bude to vlastne aj štandardný typ plateného poukazu. Vyplníme údaje objednávateľa telefón, email, natiahne nám to sumu a hotovosti alebo kartou vlastne tú objednávku uhrádza. Na tej kase sa vykoná úhrada faktúry, ktorá je vlastne nastavená ako vyúčtovanie pri objednávke. Čiže ak sme vouchery mali nastavené v rámci pokladne, že sa má predávať ako faktúra k prijatej platbe, tak na pozadí sa okrem vytvorenia darčekového poukazu vytvorí faktúra prijatej platbe a táto úhrada na pokladni robí iba úhradu tej samotnej faktúry v hotovosti alebo kartou, čiže na pár klikov to vyúčtuje a systém mi vráti číslo toho darčekového poukazu a jeho overovací kód. Dokážem to klientovi vytlačiť a zaslať na vyplnený email, Alebo ak máte na prevádzkach aj predvyplnené nejaké štandardizované poukazy, tak iba do toho predtlačené darčekového poukazu píšem kupón, kód a číslo poukazu a dávam to rovno klientovi. Takže nová možnosť predaja priamo cez pokladňu.