• Docs
• Nastavenia
• Pohoda
• Pohoda nastavenia

Pohoda nastavenia

Pohoda nastavenia exportov

V tejto obrazovke nastavuješ prepojenie medzi Ellipse Cloud a účtovným systémom Pohoda. Definuješ analytické a syntetické účty pre jednotlivé typy DPH, zálohy a odberateľov, aby sa faktúry a doklady z Ellipse automaticky zaúčtovali na správne účty v Pohode. Sem prídeš vtedy, keď potrebuješ nastaviť alebo zmeniť účtovné väzby pre export dokladov do Pohody.

Kde to nájdeš

Otvor ľavé menu a klikni na Nastavenia → Pohoda. Adresa tejto obrazovky je /manager/settings/pohoda/. Po otvorení uvidíš formulár s poliami pre analytické a syntetické účty rozdelené podľa typov DPH, záloh a ďalších účtovných položiek. Obrazovka nemá vnútorné záložky — všetky nastavenia sú na jednej stránke.

Čo tu môžeš robiť

• Nastaviť analytické a syntetické účty pre základnú sadzbu DPH — vyplníš čísla účtov, na ktoré sa majú zaúčtovať faktúry so základnou sadzbou DPH.
• Nastaviť analytické a syntetické účty pre zníženú sadzbu DPH — definuješ účty pre faktúry so zníženou sadzbou DPH.
• Nastaviť účty pre zálohy — zadáš účty pre celkovú hodnotu zálohy, základ DPH a zníženú sadzbu DPH pri zálohách.
• Nastaviť účty pre odberateľov — vyplníš analytický a syntetický účet pre evidenciu odberateľov.
• Definovať skratky pre číselné rady faktúr — priradíš skratky jednotlivým kategóriám faktúr, aby sa v Pohode správne označili.
• Nastaviť spracovanie prijatých záloh — určíš, či sa prijatá záloha má exportovať ako interný doklad alebo vyúčtovacia faktúra (hodnoty 1 alebo 0).
• Nastaviť kategórie pre zjednodušený účet — ak máš definované kategórie pre zjednodušené doklady, vyplníš pre ne ID XML a Centre XML.
• Uložiť nastavenia — po vyplnení všetkých potrebných polí klikneš na tlačidlo uloženia, čím sa nastavenia zapíšu do systému a použijú pri ďalšom exporte do Pohody.

Postup krok za krokom

1. Otvor ľavé menu a klikni na Nastavenia → Pohoda.
2. Vyplň pole Základná sadzba DPH — do prvého poľa zadaj analytický účet (napr. 311), do druhého poľa syntetický účet (napr. 604).
3. Vyplň pole Znížená sadzba DPH — opäť zadaj analytický a syntetický účet pre zníženú sadzbu DPH.
4. Vyplň polia pre zálohy — do polí Záloha celková hodnota, Záloha základ DPH a Záloha znížená sadzba DPH zadaj príslušné analytické a syntetické účty.
5. Vyplň pole Odberatelia — zadaj analytický a syntetický účet pre evidenciu odberateľov.
6. Prejdi na sekciu Skratka pre číselný rad faktúr — pre každú kategóriu faktúr (napr. Faktúra za ubytovanie, Faktúra za stravovanie) zadaj skratku, ktorá sa použije v Pohode.
7. Nastav spracovanie prijatých záloh — do poľa Prijatá záloha ako interný doklad zadaj hodnotu 1 (áno) alebo 0 (nie), rovnako do poľa Prijatá záloha vyúčtovacia fa.
8. Ak máš definované kategórie pre zjednodušený účet, vyplň pre každú kategóriu polia ID XML a Centre XML.
9. Skontroluj všetky vyplnené údaje — uisti sa, že čísla účtov a skratky sú správne a zodpovedajú tvojmu účtovnému plánu v Pohode.
10. Klikni na tlačidlo Uložiť (alebo ekvivalent v spodnej časti formulára) — systém uloží nastavenia a zobrazí hlášku „Nastavenia boli uložené."

Polia, stĺpce a nastavenia

• Základná sadzba DPH (Analytický účet / Syntetický účet): Sem zadáš čísla účtov, na ktoré sa majú zaúčtovať faktúry so základnou sadzbou DPH (napr. 20 % na Slovensku). Analytický účet je podrobnejšie členenie, syntetický účet je hlavný účet v účtovej osnove. Tieto účty musíš mať vytvorené v Pohode.
• Znížená sadzba DPH (Analytický účet / Syntetický účet): Vyplň účty pre faktúry so zníženou sadzbou DPH (napr. 10 %). Ak nemáš produkty so zníženou sadzbou, môžeš pole nechať prázdne, ale odporúčame ho vyplniť pre prípad budúceho použitia.
• Záloha celková hodnota (Analytický účet / Syntetický účet): Účty pre zaúčtovanie celkovej hodnoty prijatej zálohy od hosťa. Zálohy sa v účtovníctve evidujú oddelene od konečných faktúr, preto je dôležité mať pre ne samostatné účty.
• Záloha základ DPH (Analytický účet / Syntetický účet): Účty pre základ DPH pri zálohách — teda časť zálohy bez DPH. Toto pole vyplň, ak potrebuješ v Pohode rozlišovať základ a DPH pri zálohách.
• Záloha znížená sadzba DPH (Analytický účet / Syntetický účet): Účty pre zálohy s zníženou sadzbou DPH. Vyplň len vtedy, ak prijímaš zálohy na produkty so zníženou sadzbou (napr. stravovanie).
• Odberatelia (Analytický účet / Syntetický účet): Účty pre evidenciu pohľadávok voči odberateľom. Sem sa zaúčtujú faktúry, ktoré ešte neboli zaplatené. Typicky ide o účet 311 (Odberatelia).
• Skratka pre číselný rad faktúr (kategórie): Pre každú kategóriu faktúr (napr. Faktúra za ubytovanie, Faktúra za wellness) zadaj skratku, ktorá sa použije v Pohode na označenie číselného radu. Skratka môže byť napr. „UBY", „WEL", „STR". Táto skratka sa automaticky pridá k číslu faktúry pri exporte.
• Prijatá záloha ako interný doklad (1 - áno, 0 - nie): Ak zadáš hodnotu 1, prijatá záloha sa exportuje do Pohody ako interný doklad. Ak zadáš 0, záloha sa neexportuje ako interný doklad. Toto nastavenie ovplyvňuje, ako sa zálohy zobrazia v účtovníctve.
• Prijatá záloha vyúčtovacia fa (1 - áno, 0 - nie): Ak zadáš hodnotu 1, pri vyúčtovaní zálohy sa vytvorí vyúčtovacia faktúra. Ak zadáš 0, vyúčtovacia faktúra sa nevytvorí. Toto nastavenie je dôležité pre správne účtovné spracovanie záloh.
• Kategórie pre zjednodušený účet (ID XML / Centre XML): Ak máš v systéme definované kategórie pre zjednodušené doklady (napr. pokladničné doklady), vyplň pre každú kategóriu ID XML a Centre XML. Tieto hodnoty sa použijú pri exporte do Pohody na správne zaradenie dokladu. ID XML je identifikátor kategórie v Pohode, Centre XML je stredisko alebo zákazkové členenie.

Tipy a časté chyby

• Skontroluj čísla účtov pred uložením: Najčastejšia chyba je zadanie nesprávneho čísla účtu, ktorý neexistuje v Pohode. Pred uložením si over v Pohode, že účty, ktoré zadávaš, sú skutočne vytvorené a aktívne. Ak zadáš neexistujúci účet, export dokladov zlyhá.
• Rozlišuj analytické a syntetické účty: Analytický účet je podrobnejšie členenie (napr. 311001), syntetický účet je hlavný účet (napr. 311). Ak si nie si istý, ktorý účet použiť, konzultuj to s účtovníkom. Nesprávne zadané účty môžu spôsobiť chaos v účtovníctve.
• Skratky pre číselné rady musia byť unikátne: Každá kategória faktúr by mala mať vlastnú skratku. Ak použiješ rovnakú skratku pre dve kategórie, v Pohode sa faktúry môžu zameniť alebo nesprávne zaradiť do číselného radu.
• Nastavenie prijatých záloh ovplyvňuje účtovníctvo: Ak si nie si istý, či zálohy exportovať ako interný doklad alebo vyúčtovaciu faktúru, poraď sa s účtovníkom. Nesprávne nastavenie môže spôsobiť duplicitné zaúčtovanie alebo chýbajúce doklady v Pohode.
• Kategórie pre zjednodušený účet vyplň len ak ich používaš: Ak nemáš definované kategórie pre zjednodušené doklady, polia ID XML a Centre XML nechaj prázdne. Vyplnenie týchto polí bez skutočnej potreby môže spôsobiť chyby pri exporte.
• Po zmene nastavení otestuj export: Po uložení nastavení vytvor testovaciu faktúru a skús ju exportovať do Pohody. Skontroluj, či sa faktúra zaúčtovala na správne účty a či sa použila správna skratka číselného radu. Takto odhalíš prípadné chyby skôr, ako ovplyvnia reálne účtovníctvo.