• Docs
• Kongres
• Congres Sales
• Plánovanie obchodných aktivít v kongresovom moduli

Plánovanie obchodných aktivít v kongresovom moduli

Congres Sales

V tejto záložke spravuješ obchodné aktivity pre kongresové a eventové podujatia. Používaš ju na sledovanie obchodných príležitostí, komunikácie s partnermi, plánovanie stretnutí a evidenciu celého predajného procesu od prvého kontaktu až po uzavretie dealu. Sem prídeš, keď potrebuješ vytvoriť novú obchodnú aktivitu, skontrolovať stav existujúcich dealov alebo naplánovať follow-up stretnutia.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Kongres → Congres Sales. Adresa v prehliadači bude /manager/congress/congres_sales/.

Obrazovka obsahuje tri vnútorné záložky v hornej časti:

• Kalendár – zobrazuje obchodné aktivity v kalendárnom prehľade
• Zoznam aktivít – tabuľkový prehľad všetkých obchodných aktivít s možnosťou filtrovania
• Nová aktivita – formulár na vytvorenie novej obchodnej aktivity alebo úpravu existujúcej

Ak upravuješ existujúcu aktivitu, v záložke Nová aktivita sa zobrazí tlačidlo späť (šípka vľavo), ktoré ťa vráti do zoznamu aktivít.

Čo tu môžeš robiť

• Zobraziť kalendár aktivít – v záložke Kalendár vidíš časovú os všetkých naplánovaných stretnutí a follow-upov. Používaš to na prehľad termínov v čase.
• Filtrovať zoznam aktivít – v záložke Zoznam aktivít klikneš na hlavičku stĺpca Forma alebo Fáza obchodu (označené symbolom ▼) a vyberieš konkrétne hodnoty. Tabuľka sa okamžite prefiltruje a zobrazí len vyhovujúce záznamy.
• Resetovať filtre – ak máš aktívne filtre, nad tabuľkou sa zobrazí tlačidlo Resetovať filtre s ikonou krížika. Kliknutím zrušíš všetky nastavené filtre a zobrazíš kompletný zoznam.
• Otvoriť detail aktivity – v stĺpci Detail klikneš na ikonu ceruzky. Otvorí sa formulár s kompletnou históriou aktivity (Timeline) a možnosťou úpravy všetkých polí.
• Vytvoriť novú aktivitu – v záložke Nová aktivita vyplníš formulár a klikneš na tlačidlo Vytvoriť aktivitu. Systém uloží záznam a automaticky vytvorí prvý log v Timeline.
• Upraviť existujúcu aktivitu – v detaile aktivity zmeníš potrebné polia a klikneš na Uložiť. Každá zmena sa zaloguje do Timeline s presným časom a menom používateľa.
• Vytvoriť TODO pripomienku – pri ukladaní aktivity zaškrtneš checkbox Vytvoriť TODO pripomienku. Systém automaticky vytvorí úlohu v module TODO s termínom z poľa Follow-up termín.
• Sledovať históriu zmien – v detaile aktivity sa pod formulárom zobrazuje sekcia Timeline, kde vidíš chronologický zoznam všetkých zmien (kto, kedy, čo zmenil). Používaš to na audit a sledovanie vývoja dealu.
• Priradiť aktivitu používateľovi – v poli Pridelený používateľ začneš písať meno a systém ponúkne zoznam. Vyberieš konkrétneho kolegu, ktorý bude zodpovedný za túto aktivitu.
• Prepojiť aktivitu s partnerom a kontaktnou osobou – v poliach Partner a Kontaktná osoba (CRM) začneš písať názov alebo meno. Systém automaticky vyhľadá existujúce záznamy z registra partnerov a CRM modulu.

Postup krok za krokom

Vytvorenie novej obchodnej aktivity

1. Otvor záložku Nová aktivita – klikni na tretiu záložku v hornom menu. Zobrazí sa prázdny formulár.
2. Vyplň základné údaje – do poľa Názov aktivity napíš popisný názov (napr. "Kongres XY – prvé stretnutie"). V poli Partner začni písať názov firmy a vyber ju zo zoznamu. Ak potrebuješ, pridaj aj Kontaktnú osobu (CRM) rovnakým spôsobom.
3. Nastav typ a formu – v poli Typ podujatia vyber kategóriu (napr. "Konferencia", "Firemný event"). V poli Forma kontaktu vyber spôsob komunikácie (napr. "Email", "Telefonát", "Osobné stretnutie").
4. Priraď zodpovednú osobu – v poli Pridelený používateľ začni písať meno kolegu a vyber ho zo zoznamu. Toto pole je povinné – bez neho nemôžeš aktivitu uložiť.
5. Nastav hlavný stav a fázu – v poli Hlavný stav dealu vyber Otvorený (pre aktívne dealy), Potvrdený (pre uzavreté) alebo Zrušený. V poli Fáza obchodu vyber aktuálnu etapu predajného procesu (napr. "Prvý kontakt", "Ponuka odoslaná", "Rokovanie").
6. Zadaj termín stretnutia – do poľa Termín stretnutia vyplň dátum vo formáte dd.mm.rrrr a čas vo formáte HH:mm. Do poľa Trvanie (minúty) zadaj predpokladanú dĺžku stretnutia v minútach.
7. Pridaj poznámky – do poľa Dôvod / Poznámka napíš účel stretnutia alebo dôležité body. Do poľa Interné poznámky napíš informácie len pre interné použitie (partner ich neuvidí).
8. Naplánuj follow-up – ak potrebuješ pripomenúť ďalší krok, vyplň Follow-up termín (dátum a čas) a Follow-up poznámku. Zaškrtni checkbox Vytvoriť TODO pripomienku, ak chceš automaticky vytvoriť úlohu v module TODO.
9. Ulož aktivitu – klikni na tlačidlo Vytvoriť aktivitu v spodnej časti formulára. Systém uloží záznam, vytvorí prvý log v Timeline a presmeruje ťa na detail aktivity.

Filtrovanie zoznamu aktivít

1. Otvor záložku Zoznam aktivít – klikni na druhú záložku v hornom menu. Zobrazí sa tabuľka so všetkými aktivitami.
2. Klikni na hlavičku stĺpca Forma – v hlavičke tabuľky klikni na text "Forma ▼". Pod hlavičkou sa rozbalí dropdown menu s checkboxami pre všetky dostupné formy kontaktu.
3. Vyber formy, ktoré chceš zobraziť – zaškrtni checkboxy pri formách, ktoré ťa zaujímajú (napr. "Email" a "Osobné stretnutie"). Tabuľka sa automaticky prefiltruje a zobrazí len aktivity s vybratými formami.
4. Pridaj filter podľa fázy obchodu – klikni na hlavičku stĺpca "Fáza obchodu ▼" a vyber konkrétne fázy (napr. "Ponuka odoslaná", "Rokovanie"). Filtre sa kombinujú – tabuľka zobrazí len aktivity, ktoré vyhovujú všetkým nastaveným filtrom.
5. Resetuj filtre – ak chceš zobraziť všetky aktivity, klikni na tlačidlo Resetovať filtre s ikonou krížika v pravom hornom rohu nad tabuľkou. Všetky filtre sa zrušia a zobrazí sa kompletný zoznam.

Úprava existujúcej aktivity

1. Nájdi aktivitu v zozname – v záložke Zoznam aktivít vyhľadaj aktivitu, ktorú chceš upraviť. Môžeš použiť filtre alebo scrollovať tabuľkou.
2. Otvor detail – v stĺpci Detail klikni na ikonu ceruzky v riadku aktivity. Otvorí sa formulár s vyplnenými údajmi a sekciou Timeline v spodnej časti.
3. Uprav potrebné polia – zmeň hodnoty v poliach, ktoré potrebuješ aktualizovať. Napríklad zmeň Hlavný stav dealu z "Otvorený" na "Potvrdený", alebo aktualizuj Fázu obchodu na ďalšiu etapu.
4. Skontroluj Timeline – pred uložením sa pozri do sekcie Timeline v spodnej časti. Vidíš tam históriu všetkých zmien s presným časom a menom používateľa, ktorý zmenu vykonal.
5. Ulož zmeny – klikni na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára. Systém uloží zmeny a automaticky pridá nový záznam do Timeline s popisom, čo sa zmenilo.
6. Skontroluj log – po uložení sa v Timeline zobrazí nový riadok s textom typu "Zmena hlavného stavu z Otvorený na Potvrdený" alebo "Zmena fázy obchodu z Prvý kontakt na Ponuka odoslaná". Každý log obsahuje dátum, čas a meno používateľa.

Plánovanie follow-up stretnutia

1. Otvor detail aktivity – v záložke Zoznam aktivít klikni na ikonu ceruzky pri aktivite, pre ktorú chceš naplánovať follow-up.
2. Scrolluj k sekcii follow-up – v formulári nájdi polia Follow-up termín a Follow-up poznámka (sú v spodnej časti pred tlačidlom Uložiť).
3. Zadaj termín – do poľa Follow-up termín vyplň dátum vo formáte dd.mm.rrrr a čas vo formáte HH:mm. Napríklad "15.05.2024" a "14:00".
4. Pridaj poznámku – do poľa Follow-up poznámka napíš, čo je potrebné urobiť pri ďalšom kontakte. Napríklad "Zavolať a potvrdiť finálnu cenu".
5. Zaškrtni checkbox TODO – ak chceš, aby sa automaticky vytvorila pripomienka v module TODO, zaškrtni checkbox Vytvoriť TODO pripomienku. Systém vytvorí úlohu s termínom z poľa Follow-up termín.
6. Ulož aktivitu – klikni na tlačidlo Uložiť. Systém uloží follow-up termín a ak si zaškrtol checkbox, vytvorí aj TODO úlohu priradenú používateľovi z poľa Pridelený používateľ.

Polia, stĺpce a nastavenia

Polia vo formulári Nová aktivita / Detail

• Názov aktivity – povinné pole. Zadaj popisný názov obchodnej príležitosti (napr. "Kongres ABC 2024 – prvé stretnutie"). Tento názov sa zobrazuje v zozname aktivít a v kalendári. Bez vyplnenia tohto poľa nemôžeš aktivitu uložiť.
• Partner – pole s autocomplete. Začni písať názov firmy a systém ponúkne existujúce záznamy z registra partnerov. Vyber partnera, s ktorým sa aktivita týka. Ak partner neexistuje, musíš ho najprv vytvoriť v module Register partnerov.
• Kontaktná osoba (CRM) – pole s autocomplete. Začni písať meno alebo priezvisko osoby a systém ponúkne záznamy z CRM modulu. Vyber konkrétnu kontaktnú osobu, s ktorou komunikuješ. Toto pole nie je povinné, ale odporúča sa vyplniť pre lepšiu evidenciu.
• Podujatie – pole s autocomplete. Ak je aktivita prepojená s konkrétnym podujatím v systéme, začni písať jeho názov a vyber ho zo zoznamu. Používaš to, keď aktivita súvisí s už existujúcim eventom v module Kongres.
• Typ podujatia – dropdown menu. Vyber kategóriu podujatia (napr. "Konferencia", "Firemný event", "Workshop"). Zoznam typov sa spravuje v nastaveniach systému. Ak nevieš, čo vybrať, nechaj hodnotu "-- Nevybraný --".
• Pridelený používateľ – povinné pole s autocomplete. Začni písať meno kolegu a vyber ho zo zoznamu. Tento používateľ bude zodpovedný za aktivitu a dostane TODO pripomienku, ak ju vytvoríš. Bez vyplnenia tohto poľa nemôžeš aktivitu uložiť.
• Hlavný stav dealu – dropdown menu s tromi možnosťami: Otvorený (aktívny deal), Potvrdený (uzavretý úspešne) alebo Zrušený (deal neprešiel). Tento stav ovplyvňuje farebné zvýraznenie riadku v tabuľke zoznamu aktivít. Zmeň ho, keď sa posunie fáza obchodu.
• Fáza obchodu – dropdown menu s fázami predajného procesu (napr. "Prvý kontakt", "Ponuka odoslaná", "Rokovanie", "Uzavreté"). Zoznam fáz sa spravuje v nastaveniach systému. Používaš to na sledovanie, v ktorej etape sa deal nachádza. Každá zmena fázy sa loguje do Timeline.
• Forma kontaktu – dropdown menu. Vyber spôsob komunikácie (napr. "Email", "Telefonát", "Osobné stretnutie", "Videohovor"). Zoznam foriem sa spravuje v nastaveniach systému. Toto pole slúži aj ako filter v záložke Zoznam aktivít.
• Zdroj / Prvý dotyk – textové pole. Zadaj, odkiaľ prišiel prvý kontakt (napr. "LinkedIn", "Odporúčanie", "Webový formulár", "Výstava"). Používaš to na sledovanie efektivity marketingových kanálov.
• Termín stretnutia – dve polia: dátum (dd.mm.rrrr) a čas (HH:mm). Zadaj, kedy sa má stretnutie konať. Tento termín sa zobrazuje v kalendári a v stĺpci Termín v tabuľke zoznamu aktivít. Ak nevyplníš čas, systém automaticky nastaví 00:00.
• Trvanie (minúty) – číselné pole. Zadaj predpokladanú dĺžku stretnutia v minútach (napr. 60, 90, 120). Používaš to na plánovanie času a zobrazenie v kalendári.
• Dôvod / Poznámka – textové pole. Napíš účel stretnutia, dôležité body na prebratie alebo ciele aktivity. Toto pole je viditeľné pre všetkých používateľov, ktorí majú prístup k aktivite.
• Interné poznámky – textové pole. Napíš informácie len pre interné použitie (napr. "Partner má problém s rozpočtom", "Kontaktovať po 15.5."). Tieto poznámky nie sú určené pre partnera.
• Follow-up termín – dve polia: dátum (dd.mm.rrrr) a čas (HH:mm). Zadaj, kedy je potrebné urobiť ďalší krok (napr. zavolať, poslať ponuku). Ak zaškrtneš checkbox Vytvoriť TODO pripomienku, systém vytvorí úlohu s týmto termínom.
• Follow-up poznámka – textové pole. Napíš, čo je potrebné urobiť pri ďalšom kontakte. Táto poznámka sa skopíruje do TODO úlohy, ak ju vytvoríš.
• Vytvoriť TODO pripomienku – checkbox. Zaškrtni, ak chceš automaticky vytvoriť úlohu v module TODO s termínom z poľa Follow-up termín. Úloha sa priradí používateľovi z poľa Pridelený používateľ.

Stĺpce v tabuľke Zoznam aktivít

• ID – jedinečné číslo aktivity. Používaš ho na rýchlu identifikáciu záznamu. Čísla sa prideľujú automaticky vzostupne.
• Názov – názov obchodnej aktivity z poľa Názov aktivity. Kliknutím na názov sa neotvorí detail – musíš použiť ikonu ceruzky v stĺpci Detail.
• Typ – názov typu podujatia (napr. "Konferencia", "Firemný event"). Ak typ nie je vybraný, zobrazuje sa pomlčka "-".
• Forma ▼ – forma kontaktu (napr. "Email", "Osobné stretnutie"). Symbol ▼ znamená, že stĺpec má filter – kliknutím na hlavičku sa rozbalí dropdown menu s checkboxami. Vyber formy, ktoré chceš zobraziť, a tabuľka sa automaticky prefiltruje.
• Termín – dátum a čas stretnutia vo formáte dd.mm.rrrr HH:mm. Ak termín nie je zadaný, zobrazuje sa pomlčka "-". Používaš to na rýchly prehľad naplánovaných stretnutí.
• Kontakt – názov partnera a meno kontaktnej osoby oddelené lomítkom (napr. "Firma ABC / Ján Novák"). Ak partner alebo osoba nie sú vyplnení, zobrazuje sa len vyplnená časť. Ak nie je vyplnené nič, zobrazuje sa pomlčka "-".
• Fáza obchodu ▼ – aktuálna fáza predajného procesu (napr. "Prvý kontakt", "Ponuka odoslaná"). Symbol ▼ znamená, že stĺpec má filter – kliknutím na hlavičku sa rozbalí dropdown menu s checkboxami. Vyber fázy, ktoré chceš zobraziť, a tabuľka sa automaticky prefiltruje. Fáza sa zobrazuje ako farebný badge.
• Trvanie – počet dní od vytvorenia aktivity po dnešný deň. Zobrazuje sa vo formáte "X dní". Používaš to na sledovanie, ako dlho je deal otvorený. Čím vyššie číslo, tým dlhšie trvá uzavretie.
• Užívateľ – meno používateľa z poľa Pridelený používateľ. Ak meno nie je vyplnené, zobrazuje sa používateľské meno (user_name). Ak ani to nie je dostupné, zobrazuje sa "ID: X".
• Detail – ikona ceruzky. Kliknutím otvoríš formulár s detailom aktivity a sekciou Timeline. Toto je jediný spôsob, ako upraviť existujúcu aktivitu.

Sekcia Timeline (v detaile aktivity)

• Timeline – chronologický zoznam všetkých zmien v aktivite. Každý záznam obsahuje dátum, čas, meno používateľa a popis zmeny. Používaš to na audit a sledovanie vývoja dealu. Ak aktivita je nová a ešte nebola uložená, zobrazuje sa text "Timeline sa zobrazí po vytvorení aktivity".
• Typy logov v Timeline – systém automaticky loguje tieto udalosti: vytvorenie novej aktivity, zmena hlavného stavu (napr. "Zmena hlavného stavu z Otvorený na Potvrdený"), zmena fázy obchodu, zmena prideleného používateľa, zmena partnera, zmena formy kontaktu, aktualizácia aktivity (všeobecný log pri uložení zmien).

Tipy a časté chyby

• Nezabudni vyplniť povinné polia – systém neumožní uložiť aktivitu bez vyplnenia poľa Názov aktivity a Pridelený používateľ. Ak klikneš na Vytvoriť aktivitu a nič sa nestane, skontroluj, či sú tieto polia vyplnené. Chybová hláška sa zobrazí nad formulárom červeným textom.
• Používaj filtre namiesto scrollovania – ak máš v zozname stovky aktivít, nemusíš scrollovať celú tabuľku. Klikni na hlavičku stĺpca Forma alebo Fáza obchodu a vyber len tie hodnoty, ktoré ťa zaujímajú. Tabuľka sa okamžite prefiltruje a zobrazí len relevantné záznamy. Filtre sa kombinujú – môžeš vybrať napríklad len aktivity s formou "Osobné stretnutie" a fázou "Rokovanie".
• Sleduj trvanie dealov – stĺpec Trvanie v tabuľke zobrazuje, koľko dní je aktivita otvorená. Ak vidíš vysoké čísla (napr. 90+ dní), je čas skontrolovať, prečo deal ešte nie je uzavretý. Možno je potrebné zmeniť fázu na "Zrušený" alebo urobiť follow-up.
• Využívaj Timeline na audit – pred zmenou dôležitých údajov (napr. zmena hlavného stavu na "Potvrdený") sa pozri do sekcie Timeline v detaile aktivity. Vidíš tam, kto a kedy robil zmeny. Ak niekto omylom zmenil stav, vieš to rýchlo identifikovať a opraviť.
• Vytváraj TODO pripomienky automaticky – namiesto manuálneho vytvárania úloh v module TODO zaškrtni checkbox Vytvoriť TODO pripomienku pri ukladaní aktivity. Systém automaticky vytvorí úlohu s termínom z poľa Follow-up termín a priradí ju používateľovi z poľa Pridelený používateľ. Ušetríš čas a nič nezabudneš.
• Pozor na formát dátumu a času – do polí Termín stretnutia a Follow-up termín zadávaj dátum vo formáte dd.mm.rrrr (napr. 15.05.2024) a čas vo formáte HH:mm (napr. 14:30). Ak zadáš iný formát, systém nemusí dátum správne rozpoznať a uloží NULL hodnotu. Vtedy sa v tabuľke zobrazí pomlčka "-" namiesto termínu.
• Používaj autocomplete polia správne – v poliach Partner, Kontaktná osoba (CRM), Podujatie a Pridelený používateľ začni písať aspoň 2-3 znaky a počkaj, kým sa zobrazí dropdown so zoznamom. Ak sa nič nezobrazí, znamená to, že v systéme neexistuje záznam s týmto názvom. Musíš ho najprv vytvoriť v príslušnom module (Register partnerov, CRM, Kongres, Používatelia).
• Nezabudni uložiť zmeny – po úprave polí v detaile aktivity musíš kliknúť na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára. Ak zatvoríš záložku alebo prejdeš na inú stránku bez uloženia, zmeny sa stratia. Systém nezobrazuje varovanie pred zatvorením stránky.
• Rozlišuj medzi Dôvod / Poznámka a Interné poznámky – pole Dôvod / Poznámka je viditeľné pre všetkých používateľov, ktorí majú prístup k aktivite. Pole Interné poznámky je určené len pre interné použitie. Ak píšeš citlivé informácie (napr. "Partner má problém s rozpočtom"), použi Interné poznámky.
• Kontroluj hlavný stav pred uzavretím dealu – pred zmenou hlavného stavu na "Potvrdený" alebo "Zrušený" skontroluj, či sú vyplnené všetky dôležité polia (Partner, Kontaktná osoba, Fáza obchodu). Po uzavretí dealu sa aktivita zvyčajne už neupravuje, takže je dôležité mať kompletné údaje.
• Používaj resetovanie filtrov – ak máš aktívne filtre a zrazu nevidíš aktivitu, ktorú hľadáš, klikni na tlačidlo Resetovať filtre v pravom hornom rohu nad tabuľkou. Možno je aktivita vyfiltrovaná a preto sa nezobrazuje. Po resetovaní uvidíš všetky aktivity.
• Sleduj farebné zvýraznenie riadkov – v tabuľke Zoznam aktivít sú riadky farebne zvýraznené podľa hlavného stavu (state). Otvorené dealy majú jednu farbu, potvrdené inú a zrušené ďalšiu. Používaš to na rýchlu vizuálnu identifikáciu stavu aktivity bez čítania stĺpca Fáza obchodu.