• Docs
• Hotel
• Osoby
• Osoby rezervácie

Osoby rezervácie

Osoby

V tejto obrazovke spravuješ osobné údaje hostí priradených ku konkrétnej rezervácii a izbe. Sem prídeš, keď potrebuješ vyplniť hlásenie pobytu cudzinca, pridať alebo upraviť údaje o hosťoch, vytlačiť nahlášky alebo presunúť osobu na inú izbu. Obrazovka slúži na prácu s jednotlivými osobami v rámci jednej rezervácie – vidíš tu formulár pre každú osobu zvlášť a môžeš ich editovať, mazať alebo tlačiť dokumenty.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Hotel → Osoby. Adresa v prehliadači je /manager/reservations/persons/. Obrazovka sa otvorí v kontexte konkrétnej rezervácie – vždy vidíš detail jednej rezervácie a v nej vybranej izby. Hore na stránke máš breadcrumb navigáciu: Hotel / Detail rezervácie č. [číslo], [meno hosťa] / Osoby. Pod tým je menu s prepínaním medzi izbami v rezervácii – môžeš si vybrať izbu z rozbaľovacieho zoznamu Izba a systém ťa presmeruje na osoby priradenú k tej izbe. Ak rezervácia obsahuje osoby bez priradenej izby, v zozname uvidíš položku bez izby.

Čo tu môžeš robiť

• Vybrať izbu: V rozbaľovacom zozname Izba zvoľ izbu, ktorej osoby chceš upravovať. Po výbere sa stránka obnoví a zobrazí osoby priradenú k tej izbe.
• Upraviť počet osôb: Klikni na číslo vedľa Počet osôb (napr. 2 alebo (6 r.)) a otvorí sa modálne okno, kde môžeš zmeniť počet dospelých a detí na izbe. Po uložení sa aktualizuje počet osôb v rezervácii.
• Zapnúť All Inclusive: Ak máš v systéme aktivovaný All Inclusive, môžeš zaškrtnúť políčko All Inclusive a stlačiť Uložiť. Tým označíš izbu ako All Inclusive.
• Vyplniť údaje osoby: Pre každú osobu na izbe vidíš formulár s poľami ako Meno, Priezvisko, Dátum narodenia, Pas/Op, E-mail, Telefón atď. Vyplň ich a stlač Uložiť (tlačidlo je dole pod formulárom).
• Tlačiť nahlášku: Klikni na tlačidlo Tlačiť vedľa formulára osoby a vygeneruje sa PDF s hlásením pobytu a súhlasom so spracovaním osobných údajov pre túto osobu.
• Tlačiť všetky nahlášky: Ak chceš vytlačiť nahlášky pre všetky osoby na izbe naraz, klikni na tlačidlo Tlačiť všetky nahlášky (je umiestnené nad formulármi osôb).
• Skenovať dokument: Tlačidlo Skenovať dokument ti umožní naskenovať pas alebo občiansky preukaz hosťa a automaticky vyplniť údaje do formulára (ak máš nastavený skener).
• Odstrániť osobu: Klikni na ikonu koša alebo odkaz Odstrániť pri osobe. Systém sa opýta Naozaj odstrániť? a po potvrdení osobu vymaže z rezervácie.
• Presunúť osobu na inú izbu: Ak chceš osobu presunúť na inú izbu v rámci tej istej rezervácie, klikni na odkaz Presunúť na izbu (alebo podobný) a vyber cieľovú izbu. Systém preradí osobu a aktualizuje počty osôb na oboch izbách.
• Zaradiť kontakt do CRM: Zaškrtni políčko Zaradiť kontakt do CRM a po uložení sa osoba pridá do CRM modulu ako nový kontakt.
• Upozorniť na hosťa: Zaškrtni políčko Upozorniť na hosťa, ak chceš označiť hosťa ako dôležitého alebo problémového. Toto upozornenie sa zobrazí v detaile rezervácie.
• Zmeniť stav izby na ubytovanú: Po vyplnení všetkých osôb na izbe sa môže zobraziť dialóg Ubytovali ste všetky osoby na izbe. Želáte si zmeniť stav izby na ubytovanú? Klikni na Áno a izba sa automaticky označí ako ubytovaná.
• Spustiť Check-in proces: Ak je izba v deň príchodu a ešte nie je ubytovaná, uvidíš tlačidlo Check-in proces. Klikni naň a otvorí sa wizard, ktorý ťa prevedie vyplnením údajov hostí a check-inom.

Postup krok za krokom

1. Vyber izbu: V rozbaľovacom zozname Izba klikni na izbu, ktorej osoby chceš spravovať. Ak rezervácia má osoby bez izby, vyber položku bez izby. Stránka sa obnoví a zobrazí formuláre osôb pre vybranú izbu.
2. Skontroluj počet osôb: Pozri sa na riadok Počet osôb. Ak je počet nesprávny (napr. vidíš 2 ale máš ubytovaných 3), klikni na číslo a v modálnom okne uprav počet dospelých a detí. Stlač Uložiť.
3. Vyplň údaje prvej osoby: Prejdi na formulár prvej osoby (je označený číslom 1). Vyplň povinné polia: Meno, Priezvisko, Dátum narodenia, Štátna príslušnosť, Pas/Op (číslo pasu alebo OP), Adresa (ulica, mesto, PSČ, štát). Ak je hosť cudzinec, vyplň aj Účel pobytu, Vízum 1 a Vízum 2 (ak má vízum).
4. Doplň kontaktné údaje: Vyplň E-mail a Telefón. Ak chceš hosťa pridať do CRM, zaškrtni Zaradiť kontakt do CRM. Ak ide o VIP hosťa alebo hosťa s poznámkou, zaškrtni Upozorniť na hosťa a do poľa Poznámka napíš dôvod.
5. Ulož údaje: Skroluj na koniec formulára a klikni na tlačidlo Uložiť. Systém uloží údaje a zobrazí hlášku Nastavenia boli uložené.
6. Vytlač nahlášku: Ak potrebuješ vytlačiť hlásenie pobytu pre túto osobu, klikni na tlačidlo Tlačiť vedľa formulára. Otvorí sa PDF s formulárom HLÁSENIE POBYTU A SÚHLAS SO SPRACOVANÍM OSOBNÝCH ÚDAJOV v slovenčine a angličtine.
7. Opakuj pre ďalšie osoby: Ak na izbe máš viac osôb, prejdi na formulár druhej osoby (klikni na číslo 2 v menu osôb alebo skroluj dole). Vyplň údaje rovnakým spôsobom a ulož.
8. Skontroluj osoby bez izby: Ak v zozname izieb vidíš položku bez izby s číslom väčším ako 0, vyber ju a priradí osoby k správnej izbe. Klikni na odkaz Presunúť na izbu pri osobe a vyber cieľovú izbu.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Izba: Rozbaľovací zoznam všetkých izieb v rezervácii. Vyber izbu, ktorej osoby chceš upravovať. Ak rezervácia obsahuje osoby bez priradenej izby, uvidíš položku bez izby. Po zmene výberu sa stránka obnoví a zobrazí formuláre osôb pre vybranú izbu.
• Počet osôb: Zobrazuje aktuálny počet osôb na izbe. Číslo v zátvorke (napr. (6 r.)) označuje deti podľa veku. Klikni na číslo a otvorí sa modálne okno, kde môžeš zmeniť počet dospelých a detí. Po uložení sa aktualizuje počet osôb v rezervácii a na izbe.
• All Inclusive: Zaškrtávacie políčko, ktoré označuje izbu ako All Inclusive. Ak ho zaškrtneš a stlačíš Uložiť, izba sa označí ako AI a môže sa to prejaviť v cenách alebo reportoch. Toto pole sa zobrazuje len ak máš v systéme aktivovaný All Inclusive modul.
• Meno / First name: Krstné meno hosťa. Povinné pole. Vyplň presne podľa dokladu (pas alebo občiansky preukaz). Ak hosť má viac krstných mien, napíš všetky.
• Priezvisko / Surname: Priezvisko hosťa. Povinné pole. Vyplň presne podľa dokladu. Ak hosť má viacero priezvisk, napíš všetky.
• Rodné meno: Rodné priezvisko hosťa (ak sa líši od aktuálneho priezviska). Vyplň len ak je to potrebné pre hlásenie pobytu alebo evidenciu.
• Dátum narodenia / Date of birth: Dátum narodenia hosťa vo formáte DD.MM.RRRR. Povinné pole. Klikni do poľa a vyber dátum z kalendára alebo napíš ručne.
• Miesto narodenia: Mesto alebo obec, kde sa hosť narodil. Vyplň len ak je to potrebné pre hlásenie pobytu cudzinca.
• Krajina narodenia: Krajina, kde sa hosť narodil. Vyber zo zoznamu krajín. Vyplň len ak je to potrebné pre hlásenie pobytu cudzinca.
• Štátna príslušnosť / Citizenship: Krajina, ktorej je hosť občanom. Povinné pole pre cudzincov. Vyber zo zoznamu krajín. Ak je hosť slovenský občan, vyber Slovensko.
• Bydlisko v zahraničí / Residence in home country: Trvalá adresa hosťa v jeho domovskej krajine. Vyplň len ak je hosť cudzinec. Napíš celú adresu (ulica, číslo, mesto, PSČ, krajina).
• Účel pobytu / Purpose of journey: Dôvod návštevy Slovenska. Vyplň len ak je hosť cudzinec. Napríklad: turistika, služobná cesta, návšteva rodiny, konferencia atď.
• Pas / Passport / Pas/Op: Číslo pasu alebo občianskeho preukazu hosťa. Povinné pole. Napíš presne podľa dokladu, vrátane písmen a číslic. Ak hosť má slovenský OP, napíš číslo OP. Ak je cudzinec, napíš číslo pasu.
• Vízum 1 / Visa: Číslo víza, ak hosť potrebuje vízum na vstup do Slovenska. Vyplň len ak je hosť cudzinec a má vízum. Ak hosť nepotrebuje vízum (napr. občan EÚ), nechaj prázdne.
• Vízum 2: Číslo druhého víza, ak hosť má viac víz. Vyplň len ak je to potrebné.
• ŠPZ auta / Car plates: Evidenčné číslo vozidla hosťa (ŠPZ). Vyplň ak hosť prišiel autom a chceš evidovať ŠPZ. Systém môže automaticky rozpoznať ŠPZ zo skenovaného dokladu, ak máš aktivovanú integráciu s API na rozpoznávanie ŠPZ.
• Adresa / Address: Trvalá adresa hosťa. Rozdelená do polí: Ulica a číslo, Mesto, PSČ, Štát. Vyplň všetky polia. Ak hosť je cudzinec, napíš adresu v jeho domovskej krajine.
• E-mail / E-mail: E-mailová adresa hosťa. Vyplň ak hosť má e-mail a súhlasí s jeho použitím. Systém môže poslať hosťovi potvrdenie rezervácie alebo faktúru na tento e-mail.
• Telefón / Phone number: Telefónne číslo hosťa. Vyplň vrátane predvoľby krajiny (napr. +421 pre Slovensko). Placeholder v poli ukazuje +42 ako príklad formátu.
• Poznámka: Interná poznámka k hosťovi. Napíš sem čokoľvek, co potrebuješ vedieť o hosťovi (napr. alergický na mlieko, VIP hosť, požaduje tichú izbu). Poznámka sa zobrazí len v systéme, hosť ju neuvidí.
• Zaradiť kontakt do CRM: Zaškrtávacie políčko. Ak ho zaškrtneš, hosť sa po uložení pridá do CRM modulu ako nový kontakt. Môžeš mu potom posielať newslettery alebo marketingové e-maily.
• Upozorniť na hosťa: Zaškrtávacie políčko. Ak ho zaškrtneš, hosť sa označí ako dôležitý alebo problémový a v detaile rezervácie sa zobrazí upozornenie. Použi to pre VIP hostí alebo hostí, ktorí majú špeciálne požiadavky.
• Dieťa: Zaškrtávacie políčko. Zaškrtni ak osoba je dieťa. Systém potom môže aplikovať detské ceny alebo iné pravidlá.
• Pohlavie: Pohlavie hosťa (muž / žena). Vyber zo zoznamu. Vyplň ak je to potrebné pre štatistiky alebo hlásenie pobytu.
• Stravovanie: Typ stravovania pre hosťa (napr. raňajky, polpenzia, plná penzia). Vyber zo zoznamu. Vyplň ak hosť má zahrnuté stravovanie v cene.
• Osoba oslobodená od dane: Zaškrtávacie políčko. Zaškrtni ak hosť je oslobodený od dane z ubytovania (napr. dieťa do 6 rokov, osoba so zdravotným postihnutím). Systém potom nezapočíta daň pre túto osobu.
• Hlásenie pobytu cudzinca: Rozbaľovací zoznam s možnosťami ÁNO / NIE. Vyber ÁNO ak hosť je cudzinec a musíš nahlásiť jeho pobyt na políciu. Vyber NIE ak hosť je slovenský občan alebo nepodlieha hlásieniu.
• Tlačiť: Tlačidlo, ktoré vygeneruje PDF s hlásením pobytu a súhlasom so spracovaním osobných údajov pre túto osobu. Klikni naň a otvorí sa PDF v novom okne. Môžeš ho vytlačiť alebo stiahnuť.
• Tlačiť všetky nahlášky: Tlačidlo, ktoré vygeneruje PDF so všetkými nahláškami pre všetky osoby na izbe. Klikni naň a otvorí sa PDF v novom okne. Môžeš ho vytlačiť alebo stiahnuť.
• Skenovať dokument: Tlačidlo, ktoré spustí skener a naskenovanie dokladu hosťa (pas alebo OP). Ak máš nastavený skener a integráciu s OCR, systém automaticky vyplní údaje z dokladu do formulára.
• Odstrániť: Tlačidlo alebo ikona koša, ktorá vymaže osobu z rezervácie. Po kliknutí sa zobrazí dialóg Naozaj odstrániť? Ak potvrdíš, osoba sa vymaže a počet osôb na izbe sa zníži o 1.
• Presunúť na izbu: Odkaz alebo tlačidlo, ktoré umožní presunúť osobu na inú izbu v rámci tej istej rezervácie. Po kliknutí vyber cieľovú izbu a systém preradí osobu. Počet osôb sa aktualizuje na oboch izbách.
• Check-in proces: Tlačidlo, ktoré sa zobrazí ak je izba v deň príchodu a ešte nie je ubytovaná. Klikni naň a otvorí sa wizard, ktorý ťa prevedie vyplnením údajov hostí, skenovaním dokladov a check-inom. Po dokončení sa izba označí ako ubytovaná.
• Elektronicky podpísaný check-in: Informácia, či hosť podpísal check-in elektronicky (napr. na tablete alebo mobilnom zariadení). Ak áno, uvidíš ikonu alebo text Elektronicky podpísaný check-in.
• Príchod / Odchod / Počet dní: Informácie o dátume príchodu, odchodu a počte nocí. Tieto údaje sa preberajú z rezervácie a nemôžeš ich tu meniť. Ak potrebuješ zmeniť dátumy, choď do detailu rezervácie.

Tipy a časté chyby

• Nevieš nájsť osobu: Ak nevieš nájsť osobu, skontroluj či máš vybranú správnu izbu v rozbaľovacom zozname Izba. Ak osoba nie je priradená k žiadnej izbe, vyber položku bez izby. Ak ani tam nie je, možno bola omylom vymazaná – skontroluj históriu zmien v detaile rezervácie.
• Počet osôb sa nezhoduje: Ak vidíš upozornenie rezervácia má osoby nepriradené k izbe, znamená to že máš osoby v položke bez izby. Vyber túto položku v zozname izieb, nájdi osoby a presuň ich na správnu izbu pomocou odkazu Presunúť na izbu.
• Nemôžeš uložiť údaje: Ak po kliknutí na Uložiť sa nič nestane alebo sa zobrazí chyba, skontroluj či máš vyplnené všetky povinné polia (označené červenou hviezdičkou alebo tučným písmom). Najčastejšie chýba Meno, Priezvisko, Dátum narodenia alebo Pas/Op.
• Tlačidlo Tlačiť nefunguje: Ak po kliknutí na Tlačiť sa nič nestane, skontroluj či máš povolené vyskakovacie okná v prehliadači. PDF sa otvára v novom okne a prehliadač ho môže zablokovať. Povoľ vyskakovacie okná pre Ellipse Cloud a skús znova.
• Skener nefunguje: Ak tlačidlo Skenovať dokument nefunguje, skontroluj či máš nainštalovaný a nakonfigurovaný skener. Skener musí byť pripojený k počítaču a v systéme musí byť nastavená integrácia s OCR. Ak nevieš ako to nastaviť, kontaktuj administrátora.
• Chceš zmeniť počet osôb ale tlačidlo nefunguje: Ak klikneš na číslo vedľa Počet osôb a nič sa nestane, skontroluj či máš zapnutý JavaScript v prehliadači. Modálne okno sa otvára cez JavaScript a bez neho nefunguje. Skús obnoviť stránku (F5) a skús znova.
• Nemôžeš presunúť osobu na inú izbu: Ak odkaz Presunúť na izbu nefunguje alebo sa nezobrazuje, skontroluj či rezervácia má viac ako jednu izbu. Ak má len jednu izbu, presun nie je možný. Ak má viac izieb a odkaz sa nezobrazuje, možno nemáš oprávnenie na túto akciu – kontaktuj administrátora.
• Check-in proces sa nespúšťa: Tlačidlo Check-in proces sa zobrazuje len ak je izba v deň príchodu a ešte nie je ubytovaná. Ak tlačidlo nevidíš, skontroluj či je dnes deň príchodu a či izba nie je už označená ako ubytovaná. Ak je izba ubytovaná, check-in už prebehol a nemôžeš ho spustiť znova.
• Údaje sa nevyplnia automaticky zo skenovaného dokladu: Ak po naskenovaní dokladu sa údaje nevyplnia automaticky, skontroluj kvalitu skenu. Doklad musí byť ostrý, dobre osvetlený a celý viditeľný. Ak je doklad poškodený alebo rozmazaný, OCR ho nemusí rozpoznať. Skús znova alebo vyplň údaje ručne.
• Nemôžeš vymazať osobu: Ak po kliknutí na Odstrániť sa zobrazí chyba, možno osoba je hlavný hosť rezervácie a nemôžeš ju vymazať. Hlavného hosťa môžeš zmeniť len v detaile rezervácie. Ak nie je hlavný hosť, skontroluj či máš oprávnenie na mazanie osôb – kontaktuj administrátora.
• All Inclusive sa nezobrazuje: Ak nevidíš políčko All Inclusive, znamená to že nemáš aktivovaný All Inclusive modul v systéme. Kontaktuj administrátora a požiadaj ho o aktiváciu tohto modulu.
• Nemôžeš pridať osobu do CRM: Ak zaškrtneš Zaradiť kontakt do CRM a po uložení sa osoba nepridá do CRM, skontroluj či máš vyplnený e-mail alebo telefón. CRM vyžaduje aspoň jeden kontaktný údaj. Ak máš vyplnený e-mail a stále to nefunguje, možno nemáš aktivovaný CRM modul – kontaktuj administrátora.
• Nahlášky sa tlačia v zlom jazyku: Nahlášky sa tlačia vždy v slovenčine a angličtine (dvojjazyčný formulár). Ak potrebuješ len slovenský alebo len anglický formulár, musíš použiť vlastnú šablónu – kontaktuj administrátora.
• Nemôžeš zmeniť dátum príchodu alebo odchodu: Dátumy príchodu a odchodu sa zobrazujú len informatívne a nemôžeš ich tu meniť. Ak potrebuješ zmeniť dátumy, choď do detailu rezervácie (klikni na číslo rezervácie v breadcrumb navigácii hore) a zmeň ich tam.