• Docs
• Hotel
• Nová rezervácia
• Nová rezervácia - ručná rezervácia nie cez hotelovú plachtu

Nová rezervácia - ručná rezervácia nie cez hotelovú plachtu

Nová rezervácia

Táto obrazovka slúži na vytvorenie novej rezervácie priamo v systéme. Používaš ju, keď hosť volá na recepciu, píše e-mail alebo príde osobne a chceš mu vytvoriť rezerváciu bez toho, aby ju zadával cez booking formulár na webe. Zadáš základné údaje, dátumy a systém vytvorí rezerváciu, ktorú potom môžeš priradiť k izbám.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Hotel → Nová rezervácia. Adresa v prehliadači bude /manager/reservations/new/. Obrazovka nemá vnútorné záložky — ide o jednoduchý formulár na vytvorenie rezervácie.

Čo tu môžeš robiť

• Vyplniť dátumy pobytu: Zadáš dátum začiatku a konca rezervácie. Systém automaticky skontroluje, či sú dátumy správne.
• Nastaviť opciu: Ak hosť potrebuje opciu (dočasné podržanie termínu), zadáš dátum, dokedy má opcia platiť.
• Vybrať stav rezervácie: Nastavíš, či ide o potvrdenú rezerváciu, opciu, zrušenú alebo inú kategóriu podľa tvojich stavov.
• Priradiť distribučný kanál: Označíš, odkiaľ rezervácia prišla (telefón, e-mail, Booking.com, walk-in atď.).
• Vybrať partnera: Ak rezerváciu sprostredkoval konkrétny partner (cestovka, agentúra), vyberieš ho zo zoznamu.
• Zadať údaje hosťa: Vyplníš meno, priezvisko a e-mail hosťa. Meno a priezvisko sú povinné.
• Pridať zvláštne požiadavky: Zapíšeš špeciálne želania hosťa (napr. „potrebuje detskú postieľku", „alergický na perie").
• Napísať poznámku: Interná poznámka pre teba a tím, ktorá sa hosťovi nezobrazuje.
• Uložiť rezerváciu: Po kliknutí na tlačidlo Pridať rezerváciu systém vytvorí záznam a presmeruje ťa na detail rezervácie, kde môžeš priradiť izby.

Postup krok za krokom

1. Vyplň dátum začiatku: Do poľa Začiatok klikni a vyber dátum príchodu hosťa. Môžeš použiť kalendár, ktorý sa otvorí po kliknutí do poľa, alebo napísať dátum ručne vo formáte dd.mm.rrrr (napr. 15.06.2025).
2. Vyplň dátum konca: Do poľa Koniec zadaj dátum odchodu. Systém automaticky skontroluje, či je koniec neskôr ako začiatok. Ak zadáš chybný dátum, zobrazí sa upozornenie.
3. Nastav stav rezervácie: V rozbaľovacom menu Stav vyber, či ide o potvrdenú rezerváciu, opciu alebo iný stav. Ak nevieš, vyber „Potvrdená" pre bežnú rezerváciu.
4. Vyber distribučný kanál: V poli Distribučný kanál označ, odkiaľ rezervácia prišla (napr. „Telefón", „E-mail", „Booking.com"). Toto ti pomôže sledovať, ktoré kanály fungujú najlepšie.
5. Zadaj meno a priezvisko hosťa: Do poľa Meno napíš krstné meno hosťa a do poľa Priezvisko jeho priezvisko. Obe polia sú povinné — bez nich nemôžeš rezerváciu uložiť. Systém automaticky zmení prvé písmeno na veľké.
6. Vyplň e-mail: Do poľa E-mail pre notifikácie zadaj e-mailovú adresu hosťa. Ak ju zadáš, systém môže hosťovi automaticky posielať potvrdenia a pripomienky.
7. Pridaj zvláštne požiadavky (voliteľné): Ak hosť má špeciálne želania (napr. „potrebuje bezbariérovú izbu", „chce výhľad na more"), napíš ich do poľa Zvláštne požiadavky. Toto pole má editor, takže môžeš použiť formátovanie.
8. Napíš poznámku (voliteľné): Do poľa Poznámka zadaj interné informácie, ktoré sa hosťovi nezobrazujú (napr. „volal trikrát, nervózny", „VIP hosť").
9. Klikni na Pridať rezerváciu: Stlač tlačidlo Pridať rezerváciu v spodnej časti formulára. Systém vytvorí rezerváciu a automaticky ťa presmeruje na detail, kde môžeš priradiť konkrétne izby a pokračovať v spracovaní.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Začiatok: Dátum príchodu hosťa. Systém automaticky predvyplní dnešný dátum, ale môžeš ho zmeniť. Ak prídeš na túto obrazovku z kalendára (kliknutím na konkrétny deň), dátum sa predvyplní podľa toho dňa. Formát je dd.mm.rrrr.
• Koniec: Dátum odchodu hosťa. Ak ho nevyplníš, systém predvyplní rovnaký dátum ako začiatok (jednonočný pobyt). Systém kontroluje, či je koniec neskôr ako začiatok — ak nie, zobrazí chybu „Vyberte správny dátum začiatku a konca rezervácie."
• Opcia: Dátum, dokedy má platiť opcia (dočasné podržanie termínu). Ak máš v nastaveniach hotela nastavený počet dní pre opciu, systém automaticky predvyplní dátum (napr. dnešok + 7 dní). Ak hosť nepotvrdzuje hneď, zadaj sem deadline. Ak ide o potvrdenú rezerváciu, nechaj pole prázdne.
• Stav: Rozbaľovací zoznam stavov rezervácie (napr. „Potvrdená", „Opcia", „Zrušená", „Čaká na platbu"). Vyber stav podľa aktuálnej situácie. Stavy si môžeš upraviť v nastaveniach hotela. Tento stav ovplyvňuje, či sa rezervácia zobrazuje v kalendári a ako sa s ňou pracuje.
• Distribučný kanál: Odkiaľ rezervácia prišla (napr. „Telefón", „E-mail", „Booking.com", „Walk-in", „Vlastný web"). Toto pole slúži na štatistiky — vďaka nemu vieš sledovať, ktoré kanály ti prinášajú najviac rezervácií. Zoznam kanálov si môžeš upraviť v nastaveniach.
• Partner: Ak rezerváciu sprostredkoval konkrétny partner (cestovka, agentúra, firma), vyber ho zo zoznamu. Ak ide o priamu rezerváciu od hosťa, nechaj nastavené „-". Zoznam partnerov spravuješ v sekcii Register → Partneri.
• Meno: Krstné meno hosťa. Povinné pole — bez neho nemôžeš rezerváciu uložiť. Systém automaticky zmení prvé písmeno na veľké, takže nemusíš riešiť formátovanie. Ak hosť má viac krstných mien, napíš ich všetky sem.
• Priezvisko: Priezvisko hosťa. Tiež povinné pole. Systém opäť automaticky zmení prvé písmeno na veľké. Ak hosť má zložené priezvisko, napíš ho celé (napr. „Novák-Kováčová").
• E-mail pre notifikácie: E-mailová adresa hosťa. Nie je povinná, ale ak ju zadáš, systém môže hosťovi automaticky posielať potvrdenia, pripomienky a ďalšie notifikácie (podľa nastavení v CRM). Ak hosť nemá e-mail alebo ho nechce poskytnúť, nechaj pole prázdne.
• Zvláštne požiadavky: Textové pole s editorom, kam zapíšeš špeciálne želania hosťa (napr. „potrebuje detskú postieľku", „alergický na perie", „chce tichú izbu", „vegetarián"). Toto pole sa môže zobrazovať hosťovi v potvrdzovacích e-mailoch (podľa nastavení šablón), takže píš zrozumiteľne.
• Poznámka: Interná poznámka pre teba a tím. Hosť ju nevidí. Sem môžeš napísať čokoľvek, čo ti pomôže pri spracovaní rezervácie (napr. „volal trikrát, nervózny", „VIP hosť, pripraviť víno na izbe", „minule sťažoval sa na hluk"). Pole má editor, takže môžeš použiť formátovanie.
• Pridať rezerváciu: Tlačidlo, ktoré uloží rezerváciu. Po kliknutí systém skontroluje, či sú vyplnené povinné polia (začiatok, koniec, meno, priezvisko) a či sú dátumy správne. Ak je všetko v poriadku, vytvorí rezerváciu a presmeruje ťa na detail, kde môžeš priradiť izby. Ak niečo chýba, zobrazí sa chybová hláška.

Tipy a časté chyby

• Chyba „Vyberte správny dátum začiatku a konca rezervácie": Táto hláška sa zobrazí, ak je dátum konca skôr ako začiatok (napr. začiatok 15.06., koniec 10.06.). Skontroluj, či si nezamenil dátumy. Systém automaticky kontroluje logiku dátumov a nedovolí ti uložiť nezmyselnú rezerváciu.
• Automatické veľké písmeno v mene a priezvisku: Systém automaticky zmení prvé písmeno mena a priezviska na veľké, takže nemusíš riešiť formátovanie. Ak hosť má zložené meno (napr. „Ján-Peter"), napíš ho s pomlčkou a systém upraví obe časti.
• Predvyplnený dátum z kalendára: Ak prídeš na túto obrazovku kliknutím na konkrétny deň v kalendári (napr. v prehľade rezervácií), dátum začiatku sa automaticky predvyplní podľa toho dňa. Toto ti šetrí čas, keď vieš, že hosť chce konkrétny termín.
• Opcia sa automaticky vypočíta: Ak máš v nastaveniach hotela nastavený počet dní pre opciu (napr. 7 dní), systém automaticky predvyplní dátum opcie (dnešok + 7 dní). Ak hosť potrebuje inú lehotu, prepíš dátum ručne. Ak ide o potvrdenú rezerváciu, nechaj pole prázdne.
• Notifikácie sa nastavujú automaticky: Systém automaticky nastaví, či sa hosťovi budú posielať e-mailové alebo SMS notifikácie, podľa tvojich globálnych nastavení. Ak chceš zmeniť, či hosť dostane potvrdenie, urob to až v detaile rezervácie po uložení.
• Po uložení sa presmeruješ na detail: Hneď ako klikneš na Pridať rezerváciu, systém ťa automaticky presmeruje na detail rezervácie, kde môžeš priradiť konkrétne izby, upraviť ceny, pridať služby a pokračovať v spracovaní. Nemusíš hľadať rezerváciu v zozname.
• Kontrola dostupnosti: Systém automaticky skontroluje, či sú zadané dátumy logické (koniec neskôr ako začiatok), ale nekontroluje dostupnosť izieb. To urobíš až v detaile rezervácie, keď budeš priraďovať konkrétne izby. Táto obrazovka len vytvorí rezerváciu ako záznam.
• Distribučný kanál a partner sú voliteľné: Ak nevieš, odkiaľ rezervácia prišla, alebo ide o priamu rezerváciu, môžeš nechať distribučný kanál na predvolenej hodnote a partnera na „-". Tieto polia slúžia hlavne na štatistiky a reporting, ale nie sú povinné pre vytvorenie rezervácie.