• Docs
• Nastavenia
• Navision
• Navision nastavenia

Navision nastavenia

Navision nastavenia exportov

V tejto záložke nastavuješ účtovné parametre pre export faktúr do systému Microsoft Dynamics Navision. Zadávaš analytické a syntetické účty pre jednotlivé sadzby DPH, zálohy, odberate­ľov a kategórie zjednodušených účtov. Sem prídeš vtedy, keď potrebuješ prepojiť Ellipse Cloud s účtovným systémom Navision a zabezpečiť správne účtovanie tržieb a záloho­vých faktúr.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Nastavenia → Navision. Adresa tejto obrazovky je /manager/settings/navision/. Celá obrazovka je jeden formulár bez vnútorných záložiek – všetky polia vidíš naraz a uložíš ich jedným tlačidlom.

Čo tu môžeš robiť

• Nastaviť analytický a syntetický účet pre základnú sadzbu DPH – vyplníš dve polia, ktoré určia, kam sa v Navisione zaúčtujú tržby so základnou sadzbou DPH.
• Nastaviť analytický a syntetický účet pre zníženú sadzbu DPH – podobne ako pri základnej sadzbe, len pre zníženú sadzbu DPH.
• Nastaviť účty pre zálohovú faktúru (celková hodnota, základ DPH, znížená sadzba) – vyplníš tri páry polí, ktoré riadia účtovanie záloho­vých faktúr podľa typu položky.
• Nastaviť účet pre odberate­ľov – zadáš analytický a syntetický účet, na ktorý sa zaúčtujú pohľadávky voči zákazníkom.
• Priradiť skratku pre číselný rad faktúr – ku každej kategórii faktúr (napr. „Hotelové faktúry", „Reštauračné faktúry") priradíš krátky kód, ktorý sa použije pri exporte do Navisionu.
• Nastaviť analytický a syntetický účet pre kategórie zjednodušených účtov – ak používaš zjednodušené účty (napr. pre rýchle pokladničné doklady), priradíš im analytický účet, syntetický účet a Export ID.
• Uložiť všetky nastavenia naraz – po vyplnení polí klikneš na tlačidlo uloženia a systém zapíše všetky hodnoty do databázy. Zobrazí sa hláška „Nastavenia boli uložené."

Postup krok za krokom

1. Otvor záložku Nastavenia → Navision v ľavom menu. Uvidíš formulár s viacerými riadkami, kde každý riadok zodpovedá jednej účtovnej položke (základná sadzba DPH, znížená sadzba DPH, zálohy atď.).
2. Vyplň polia „Analytický účet" a „Syntetický účet" pre základnú sadzbu DPH. Do prvého poľa zadaj číslo analytického účtu (napr. „311001"), do druhého číslo syntetického účtu (napr. „311"). Tieto hodnoty dostaneš od svojho účtovníka alebo z nastavení Navisionu.
3. Rovnakým spôsobom vyplň polia pre zníženú sadzbu DPH, zálohovú faktúru (celková hodnota, základ DPH, znížená sadzba) a odberate­ľov. Každý riadok má dva vstupné polia vedľa seba – vždy najprv analytický, potom syntetický účet.
4. Prejdi na sekciu „Skratka pre číselný rad faktúr". Uvidíš zoznam kategórií faktúr, ktoré máš vytvorené v systéme (napr. „Hotelové faktúry", „Reštauračné faktúry"). Ku každej kategórii zadaj krátku skratku (napr. „HOT", „REST"), ktorá sa použije pri exporte do Navisionu.
5. Ak používaš zjednodušené účty, prejdi na sekciu „Kategórie pre zjednodušený účet". Uvidíš zoznam kategórií zjednodušených účtov (napr. „Pokladňa – hotovosť", „Pokladňa – karta"). Ku každej kategórii vyplň tri polia: analytický účet, syntetický účet a Export ID.
6. Klikni na tlačidlo uloženia (zvyčajne na konci formulára alebo v hornej lište). Systém uloží všetky zadané hodnoty a zobrazí hlášku „Nastavenia boli uložené." Ak sa hláška nezobrazí, skontroluj, či si vyplnil všetky povinné polia.
7. Otestuj export faktúry do Navisionu. Vytvor testovaciu faktúru v Ellipse Cloud a skontroluj, či sa v exportovanom súbore objavujú správne analytické a syntetické účty podľa nastavení, ktoré si zadal v tejto záložke.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Základná sadzba DPH – Analytický účet / Syntetický účet: Sem zadáš čísla účtov, na ktoré sa v Navisione zaúčtujú tržby so základnou sadzbou DPH (zvyčajne 20 %). Analytický účet je podrobnejší (napr. „311001"), syntetický je nadradený (napr. „311"). Hodnoty ti poskytne účtovník alebo účtovná firma.
• Znížená sadzba DPH – Analytický účet / Syntetický účet: Rovnaké ako pri základnej sadzbe, len pre zníženú sadzbu DPH (zvyčajne 10 %). Ak predávate tovary alebo služby so zníženou sadzbou (napr. niektoré potraviny, knihy), vyplň tieto polia. Ak zníženú sadzbu nepoužívaš, môžeš ich nechať prázdne.
• Záloha celková hodnota – Analytický účet / Syntetický účet: Tieto účty sa použijú pri účtovaní zálohovej faktúry, ktorá obsahuje celkovú hodnotu zálohy (vrátane DPH). Zálohovú faktúru vystavuješ vtedy, keď hosť zaplatí vopred časť alebo celú sumu za pobyt. Systém ju pri exporte zaúčtuje na tieto účty.
• Záloha základ DPH – Analytický účet / Syntetický účet: Sem zadáš účty pre základ DPH v zálohovej faktúre (teda časť zálohy bez DPH). Toto pole sa používa, ak potrebuješ v Navisione rozlíšiť základ a DPH v rámci zálohovej faktúry. Ak tvoja účtovná firma nevyžaduje toto rozdelenie, môžeš pole nechať prázdne.
• Záloha znížená sadzba DPH – Analytický účet / Syntetický účet: Podobne ako pri základnej sadzbe, len pre zníženú sadzbu DPH v zálohovej faktúre. Vyplň, ak záloha obsahuje položky so zníženou sadzbou DPH (napr. stravovanie so zníženou sadzbou).
• Odberatelia – Analytický účet / Syntetický účet: Tieto účty určujú, kam sa v Navisione zaúčtujú pohľadávky voči zákazníkom (teda suma, ktorú ti zákazník dlhuje). Zvyčajne ide o účet typu „311 – Odberatelia". Hodnoty ti poskytne účtovník.
• Skratka pre číselný rad faktúr (napr. „HOT", „REST"): Ku každej kategórii faktúr (napr. „Hotelové faktúry", „Reštauračné faktúry") priradíš krátku skratku (max. 3–5 znakov). Táto skratka sa použije pri exporte do Navisionu a pomáha rozlíšiť, z ktorej kategórie faktúra pochádza. Napríklad ak máš kategóriu „Hotelové faktúry", zadaj skratku „HOT".
• Kategórie pre zjednodušený účet – Analytický účet / Syntetický účet / Export ID: Ak používaš zjednodušené účty (napr. pre rýchle pokladničné doklady bez detailných údajov o zákazníkovi), priradíš im analytický účet, syntetický účet a Export ID. Export ID je dodatočný identifikátor, ktorý môže vyžadovať tvoj účtovný systém (napr. kód strediska alebo projektu). Ak ho nevyžaduje, nechaj prázdne.
• Placeholder „Analytický účet": Tento text sa zobrazuje v prázdnom poli ako nápoveda. Keď začneš písať, zmizne. Slúži len na orientáciu – nemusíš ho mazať ani prepisovať.
• Placeholder „Syntetický účet": Rovnako ako pri analytickom účte, ide len o nápovedu v prázdnom poli. Keď začneš písať, zmizne.
• Placeholder „Export ID": Nápoveda pre pole Export ID v kategóriách zjednodušených účtov. Keď začneš písať, zmizne.

Tipy a časté chyby

• Nezabudni vyplniť oba účty (analytický aj syntetický) pre každú položku. Ak vyplníš len jeden, export do Navisionu nemusí fungovať správne a faktúra sa nezaúčtuje. Systém nevyžaduje povinné vyplnenie, ale účtovný export potrebuje obe hodnoty.
• Skontroluj si čísla účtov s účtovníkom pred uložením. Chybné číslo účtu spôsobí, že sa faktúra zaúčtuje na nesprávny účet a budeš musieť robiť opravné účtovné doklady. Najlepšie je mať pripravený zoznam účtov od účtovníka a len ho prepísať do polí.
• Ak nepoužívaš zníženú sadzbu DPH, môžeš polia pre zníženú sadzbu nechať prázdne. Systém ich nevyžaduje, ak všetky tvoje tržby majú základnú sadzbu DPH. Rovnako, ak nevystavuješ záloho­vé faktúry, nemusíš vyplňovať polia pre zálohy.
• Skratky pre číselný rad faktúr by mali byť krátke a výstižné (max. 3–5 znakov). Dlhé skratky môžu spôsobiť problémy pri importe do Navisionu, ak má systém limit na dĺžku kódu. Používaj veľké písmená bez diakritiky (napr. „HOT", „REST", „SPA").
• Ak máš viac kategórií zjednodušených účtov, vyplň analytický a syntetický účet pre každú z nich. Časté chyby vznikajú, keď používateľ vyplní len prvú kategóriu a ostatné nechá prázdne. Potom sa zjednodušené účty z ďalších kategórií nezaúčtujú správne.
• Po uložení nastavení otestuj export aspoň jednej faktúry. Vytvor testovaciu faktúru, exportuj ju do Navisionu a skontroluj, či sa objavujú správne analytické a syntetické účty. Ak nie, vráť sa do tejto záložky a skontroluj, či si nezadal preklep v čísle účtu.
• Ak používaš Export ID, uisti sa, že tvoj účtovný systém tento identifikátor podporuje. Nie všetky verzie Navisionu vyžadujú Export ID. Ak ho tvoj systém nepotrebuje, nechaj pole prázdne. Ak zadáš nesprávne Export ID, import do Navisionu môže zlyhať.
• Nezamieňaj analytický a syntetický účet. Analytický účet je vždy podrobnejší (dlhšie číslo, napr. „311001"), syntetický je nadradený (kratšie číslo, napr. „311"). Ak ich vymeníš, účtovný export nebude fungovať správne.