• Docs
• Nastavenia
• Faktúra
• Nastavenia faktúry

Nastavenia faktúry

Faktúra

Tu nastavuješ kategórie faktúr, skupiny položiek a číselný rad pre dobropisy. Sem prídeš, keď potrebuješ vytvoriť novú kategóriu faktúr (napr. pre ubytovanie, reštauráciu alebo wellness), definovať účtovné skupiny alebo zmeniť spôsob číslovania dobropisov.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Nastavenia → Faktúra. Adresa v prehliadači: /manager/settings/invoice/.

Obrazovka obsahuje tri vnútorné záložky v hornej časti:

• Kategórie — správa kategórií faktúr (hlavná záložka)
• Skupiny — nastavenie účtovných skupín s SYN a ANA kódmi
• Číselný rad pre dobropis — výber kategórie, v ktorej sa číslujú dobropisy

Po kliknutí na konkrétnu kategóriu v zozname sa zobrazí tlačidlo späť (šípka vľavo) namiesto záložiek.

Čo tu môžeš robiť

• Pridať kategóriu faktúry — vytvoríš novú kategóriu (napr. „Wellness služby"), ktorá sa objaví v zozname pri vystavovaní faktúr. Po vyplnení názvu a kliknutí na „Pridať" sa kategória uloží a zobrazí v tabuľke.
• Upraviť kategóriu — zmeníš názov, text pre tlač, nastavíš ako hlavnú (Default), zálohovú (Záloha) alebo proforma. Zmeny uložíš tlačidlom „Uložiť" pod tabuľkou.
• Odstrániť kategóriu — klikneš na ikonu koša v stĺpci „Odstrániť", potvrdíš dialóg a kategória sa vymaže (nebude viditeľná v systéme).
• Nastaviť dodávateľa pre kategóriu — klikneš na „Upraviť" v stĺpci „Text pre tlač", vyplníš údaje dodávateľa (názov, IČO, DIČ, IBAN) a uložíš. Tieto údaje sa potom tlačia na faktúrach tejto kategórie.
• Preložiť názov kategórie — klikneš na ikonu prekladu v stĺpci „Preklad", vyplníš názvy v rôznych jazykoch a uložíš. Názov sa potom zobrazí v správnom jazyku podľa nastavenia hosťa.
• Zmeniť poradie kategórií — upravíš číslo v stĺpci „Poradie" a uložíš. Kategórie sa zobrazia v tomto poradí pri vystavovaní faktúr.
• Skryť kategóriu — odškrtneš checkbox v stĺpci „Zobraziť" a uložíš. Kategória ostane v systéme, ale nebude viditeľná pri vystavovaní faktúr.
• Pridať účtovnú skupinu — v záložke „Skupiny" vyplníš názov, SYN a ANA kód, klikneš „Pridať". Skupina sa objaví v tabuľke a môžeš ju priradiť k položkám faktúr.
• Upraviť účtovnú skupinu — v záložke „Skupiny" zmeníš názov, SYN alebo ANA kód priamo v tabuľke a uložíš tlačidlom „Uložiť".
• Odstrániť účtovnú skupinu — v záložke „Skupiny" klikneš na ikonu koša, potvrdíš dialóg a skupina sa vymaže.
• Nastaviť číselný rad pre dobropis — v záložke „Číselný rad pre dobropis" vybereš kategóriu z rozbaľovacieho menu a uložíš. Dobropisy sa budú číslovať v tejto kategórii (alebo pokračovať v pôvodnej, ak vybereš prvú možnosť).
• Nastaviť šablónu faktúry — v stĺpci „Text pre tlač" vybereš číslo šablóny z rozbaľovacieho menu a uložíš. Faktúry tejto kategórie sa budú tlačiť podľa vybranej šablóny.
• Označiť kategóriu ako PayMaster — v stĺpci „PayMaster" vybereš hodnotu 1 a uložíš. Faktúry tejto kategórie sa budú exportovať do PayMaster systému.

Postup krok za krokom

Ako pridať novú kategóriu faktúry (napr. pre wellness služby):

1. Uisti sa, že si v záložke Kategórie (prvá záložka v hornej časti obrazovky).
2. Prejdi na koniec stránky, kde je formulár s nadpisom „Pridať".
3. Škrtni checkbox Zobraziť, ak chceš, aby bola kategória hneď aktívna (inak ostane skrytá).
4. Do poľa Názov kategórie napíš názov, napr. „Wellness služby".
5. Do poľa Text napíš text, ktorý sa zobrazí na faktúre, napr. „Služby wellness centra".
6. Klikni na tlačidlo Pridať v spodnej časti formulára.
7. Kategória sa objaví v tabuľke nad formulárom. Ak potrebuješ zmeniť poradie, uprav číslo v stĺpci „Poradie" a klikni „Uložiť" pod tabuľkou.

Ako nastaviť dodávateľa pre kategóriu (údaje, ktoré sa tlačia na faktúre):

1. V záložke Kategórie nájdi kategóriu, pre ktorú chceš nastaviť dodávateľa.
2. V stĺpci Text pre tlač klikni na ikonu ceruzky (alebo text „Upraviť").
3. Otvorí sa nová obrazovka s formulárom. Škrtni checkbox Použiť, ak chceš, aby sa údaje dodávateľa tlačili na faktúre.
4. Vyplň polia: Názov spoločnosti, Ulica a číslo, Mesto, PSČ, IČO, DIČ, IČ DPH, Registrácia (napr. „Zapísaná v OR..."), IBAN a SWIFT.
5. Klikni na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára.
6. Vráť sa späť kliknutím na šípku vľavo v hornej časti obrazovky.
7. Údaje dodávateľa sa teraz budú tlačiť na všetkých faktúrach tejto kategórie.

Ako pridať účtovnú skupinu (pre účtovný systém):

1. Klikni na záložku Skupiny v hornej časti obrazovky.
2. Prejdi na koniec stránky, kde je formulár s nadpisom „Pridať".
3. Škrtni checkbox Zobraziť, ak chceš, aby bola skupina hneď aktívna.
4. Do poľa Názov skupiny napíš názov, napr. „Ubytovanie".
5. Do poľa SYN napíš syntetický účet (napr. 311).
6. Do poľa ANA napíš analytický účet (napr. 001).
7. Klikni na tlačidlo Pridať v spodnej časti formulára.
8. Skupina sa objaví v tabuľke nad formulárom. Môžeš ju teraz priradiť k položkám faktúr pri ich vystavovaní.

Ako nastaviť číselný rad pre dobropisy:

1. Klikni na záložku Číselný rad pre dobropis v hornej časti obrazovky.
2. Z rozbaľovacieho menu Číselný rad pre dobropis vyber kategóriu, v ktorej sa majú číslovať dobropisy (napr. „Dobropisy"). Ak vybereš „Pokračovať v pôvodnom", dobropisy budú mať čísla z tej istej kategórie ako pôvodná faktúra.
3. Klikni na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára.
4. Od teraz sa všetky dobropisy budú číslovať podľa tohto nastavenia.

Polia, stĺpce a nastavenia

V záložke Kategórie:

• Zobraziť — checkbox v tabuľke aj vo formulári. Ak je škrtnutý, kategória sa zobrazí v zozname pri vystavovaní faktúr. Ak odškrtneš, kategória ostane v systéme, ale nebude viditeľná (použiješ to napr. pre staré kategórie, ktoré už nechceš používať, ale potrebuješ ich kvôli histórii).
• Poradie — číslo, ktoré určuje, v akom poradí sa kategórie zobrazujú pri vystavovaní faktúr. Čím nižšie číslo, tým vyššie v zozname. Ak máš napr. „Ubytovanie" s poradím 1 a „Reštaurácia" s poradím 2, ubytovanie bude prvé.
• Názov kategórie — text, ktorý vidíš v zozname kategórií pri vystavovaní faktúr. Používaj jasné názvy, napr. „Ubytovanie", „Reštaurácia", „Wellness". Tento názov sa zobrazí aj v prehľadoch a reportoch.
• Text — text, ktorý sa tlačí na faktúre (napr. v hlavičke alebo v popise položky). Môže byť dlhší a podrobnejší ako názov kategórie, napr. „Služby poskytnuté v reštaurácii hotela".
• Default — checkbox v stĺpci tabuľky. Škrtni ho len pre jednu kategóriu, ktorá sa má automaticky predvyplniť pri vystavovaní novej faktúry. Typicky to je kategória „Ubytovanie" alebo „Hlavná faktúra".
• Záloha — checkbox v stĺpci tabuľky. Škrtni ho pre kategóriu, ktorá sa používa na zálohy (napr. „Záloha na ubytovanie"). Pri vystavovaní zálohovej faktúry sa automaticky vyberie táto kategória.
• Proforma — checkbox v stĺpci tabuľky. Škrtni ho pre kategóriu, ktorá sa používa na proforma faktúry (faktúry pred platbou, ktoré nie sú daňovými dokladmi). Pri vystavovaní proforma faktúry sa automaticky vyberie táto kategória.
• PayMaster — rozbaľovacie menu v stĺpci tabuľky. Vyber hodnotu 1, ak chceš, aby sa faktúry tejto kategórie exportovali do PayMaster systému (účtovný softvér). Ak nevieš, čo to je, nechaj hodnotu 0.
• Preklad — ikona v stĺpci tabuľky. Kliknutím otvoríš formulár, kde môžeš zadať názov kategórie v rôznych jazykoch (napr. anglicky, nemecky). Názov sa potom zobrazí v správnom jazyku podľa nastavenia hosťa alebo faktúry.
• Text pre tlač — ikona ceruzky v stĺpci tabuľky. Kliknutím otvoríš formulár, kde nastavíš údaje dodávateľa (názov firmy, IČO, DIČ, IBAN atď.), ktoré sa tlačia na faktúrach tejto kategórie. Použiješ to, ak máš viacero prevádzok alebo dodávateľov a každá kategória má iné údaje.
• Odstrániť — ikona koša v stĺpci tabuľky. Kliknutím vymažeš kategóriu (po potvrdení dialógu). Kategória sa úplne odstráni zo systému a nebude viditeľná ani v histórii. Pozor: ak už máš faktúry v tejto kategórii, neodporúčame ju mazať (radšej ju skry odškrtnutím „Zobraziť").

V záložke Skupiny:

• Zobraziť — checkbox v tabuľke aj vo formulári. Ak je škrtnutý, skupina sa zobrazí v zozname pri priraďovaní položiek faktúr. Ak odškrtneš, skupina ostane v systéme, ale nebude viditeľná.
• Poradie — číslo, ktoré určuje, v akom poradí sa skupiny zobrazujú v zozname. Čím nižšie číslo, tým vyššie v zozname.
• Názov skupiny — text, ktorý vidíš v zozname skupín pri priraďovaní položiek faktúr. Používaj jasné názvy, napr. „Ubytovanie", „Stravovanie", „Ostatné služby".
• SYN — syntetický účet (číslo účtu v účtovnom systéme, napr. 311 pre pohľadávky). Vyplň ho, ak používaš účtovný systém a potrebuješ exportovať faktúry s účtovnými kódmi. Ak nevieš, čo to je, nechaj prázdne alebo sa opýtaj účtovníka.
• ANA — analytický účet (podrobnejšie členenie syntetického účtu, napr. 001 pre ubytovanie, 002 pre reštauráciu). Vyplň ho, ak používaš účtovný systém a potrebuješ podrobnejšie členenie. Ak nevieš, čo to je, nechaj prázdne alebo sa opýtaj účtovníka.
• Odstrániť — ikona koša v stĺpci tabuľky. Kliknutím vymažeš skupinu (po potvrdení dialógu). Skupina sa úplne odstráni zo systému. Pozor: ak už máš položky faktúr priradené k tejto skupine, neodporúčame ju mazať.

V záložke Číselný rad pre dobropis:

• Číselný rad pre dobropis — rozbaľovacie menu. Vyber kategóriu, v ktorej sa majú číslovať dobropisy (napr. „Dobropisy"). Ak vybereš „Pokračovať v pôvodnom", dobropisy budú mať čísla z tej istej kategórie ako pôvodná faktúra (napr. ak vystavíš dobropis k faktúre č. 2024001 z kategórie „Ubytovanie", dobropis bude mať číslo 2024002 v kategórii „Ubytovanie"). Ak vybereš konkrétnu kategóriu, dobropisy budú mať čísla z tejto kategórie (napr. dobropis bude mať číslo 2024001 v kategórii „Dobropisy").

Vo formulári dodávateľa (po kliknutí na „Upraviť" v stĺpci „Text pre tlač"):

• Použiť — checkbox. Škrtni ho, ak chceš, aby sa údaje dodávateľa tlačili na faktúrach tejto kategórie. Ak nechceš tlačiť údaje dodávateľa (napr. pre interné faktúry), nechaj odškrtnuté.
• Názov spoločnosti — celý názov firmy, ktorá vystavuje faktúru (napr. „Hotel Slnko s.r.o."). Tento názov sa tlačí na faktúre v hlavičke.
• Ulica a číslo — adresa sídla firmy (napr. „Hlavná 123"). Tlačí sa na faktúre pod názvom firmy.
• Mesto — mesto sídla firmy (napr. „Bratislava"). Tlačí sa na faktúre pod ulicou.
• PSČ — poštové smerovacie číslo (napr. „811 01"). Tlačí sa na faktúre vedľa mesta.
• IČO — identifikačné číslo organizácie (napr. „12345678"). Tlačí sa na faktúre v hlavičke.
• DIČ — daňové identifikačné číslo (napr. „1234567890"). Tlačí sa na faktúre v hlavičke.
• IČ DPH — identifikačné číslo pre DPH (napr. „SK1234567890"). Tlačí sa na faktúre v hlavičke, ak je firma platcom DPH.
• Registrácia — text o registrácii firmy (napr. „Zapísaná v OR Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 12345/B"). Tlačí sa na faktúre v pätičke.
• IBAN — číslo bankového účtu vo formáte IBAN (napr. „SK12 1234 1234 1234 1234 1234"). Tlačí sa na faktúre v pätičke.
• SWIFT — kód banky (napr. „SUBASKBX"). Tlačí sa na faktúre v pätičke vedľa IBAN.

Tipy a časté chyby

• Nezabudni uložiť zmeny v tabuľke — ak upravuješ kategórie alebo skupiny priamo v tabuľke (meniš názov, poradie, SYN/ANA kódy), zmeny sa uložia až po kliknutí na tlačidlo „Uložiť" pod tabuľkou. Ak opustíš stránku bez uloženia, zmeny sa stratia.
• Škrtni len jednu kategóriu ako Default — ak škrtneš viacero kategórií ako „Default", systém použije poslednú upravenú. Odporúčame mať len jednu hlavnú kategóriu, ktorá sa automaticky predvyplní pri vystavovaní faktúr.
• Nemaž kategórie, ktoré už používaš — ak už máš faktúry v nejakej kategórii a vymažeš ju, môžeš mať problém s reportmi a históriou. Radšej kategóriu skry odškrtnutím „Zobraziť" — ostane v systéme, ale nebude viditeľná pri vystavovaní nových faktúr.
• Vyplň všetky údaje dodávateľa — ak nastavuješ dodávateľa pre kategóriu, vyplň všetky polia (názov, adresu, IČO, DIČ, IBAN). Neúplné údaje na faktúre môžu spôsobiť problémy pri kontrole alebo reklamácii.
• Použiť preklad len pre viacjazyčné hotely — ak máš hosťov z rôznych krajín a vystavuješ faktúry v rôznych jazykoch, nastav preklady názvov kategórií. Ak vystavuješ faktúry len v slovenčine, preklady nepotrebuješ.
• Nastav číselný rad pre dobropisy hneď na začiatku — ak nevieš, ako to nastaviť, vyber „Pokračovať v pôvodnom" — dobropisy budú mať čísla z tej istej kategórie ako pôvodná faktúra. Ak chceš mať dobropisy v samostatnej kategórii, vytvor kategóriu „Dobropisy" a vyber ju v záložke „Číselný rad pre dobropis".
• SYN a ANA kódy vyplň len ak používaš účtovný systém — ak nevieš, čo to je, nechaj polia prázdne. Tieto kódy sa používajú pri exporte faktúr do účtovného softvéru (napr. Pohoda, Money). Ak nevieš, aké kódy použiť, opýtaj sa účtovníka.
• Skontroluj poradie kategórií — kategórie sa zobrazujú v poradí podľa čísla v stĺpci „Poradie". Ak chceš mať napr. „Ubytovanie" ako prvé, daj mu poradie 1. Ak chceš mať „Reštaurácia" ako druhé, daj mu poradie 2. Ak máš viacero kategórií s rovnakým poradím, systém ich zoradí podľa názvu.
• Nezabudni škrtnúť „Použiť" pri dodávateľovi — ak vyplníš údaje dodávateľa, ale neschválíš checkbox „Použiť", údaje sa neuložia a nebudú sa tlačiť na faktúrach. Po vyplnení formulára vždy skontroluj, či je checkbox škrtnutý.
• PayMaster nastav len ak používaš tento systém — PayMaster je účtovný softvér. Ak ho nepoužívaš, nechaj hodnotu 0 vo všetkých kategóriách. Ak ho používaš, škrtni hodnotu 1 len pre kategórie, ktoré chceš exportovať (napr. „Ubytovanie", „Reštaurácia").