• Docs
• CRM
• Kontakt
• Kontakt

Kontakt

Kontakt

Táto obrazovka zobrazuje detail konkrétneho kontaktu z CRM databázy. Otvoríš ju po kliknutí na meno hosťa v zozname CRM. Slúži na prezeranie a úpravu osobných údajov hosťa, histórie rezervácií, objednaných služieb, podujatí, vernostných kariet a permanentiek. Používaš ju napríklad keď hosť volá na recepciu a potrebuješ skontrolovať jeho predchádzajúce pobyty alebo upraviť kontaktné údaje.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na CRM a následne vyber konkrétny kontakt zo zoznamu. Adresa v prehliadači bude /manager/crm/edit/. Po otvorení kontaktu uvidíš v hornej časti obrazovky vnútorné záložky:

• Dashboard – prehľad kumulatívnej spotreby a základných štatistík
• Karta – osobné údaje, kategorizácia, kontaktné informácie
• Rezervácie – história hotelovej rezervácií
• Služby – objednané služby (ak je aktívny modul TIMI)
• Podujatia – účasť na podujatiach (ak je aktívny modul TIMI)
• Vernostná karta – stav vernostnej karty (ak je aktívny modul VCARD)
• Kredit – zostatok kreditu (ak je aktívny modul VCARD)
• Permanentky – zakúpené permanentky (ak je aktívny modul VCARD)
• CRM skupiny – zaradenie do skupín (ak je aktívny modul VCARD)
• Zlúčenie konta – spojenie duplicitných záznamov
• Odstránenie – vymazanie kontaktu z databázy

Čo tu môžeš robiť

• Prezerať históriu rezervácií – v záložke Rezervácie vidíš všetky minulé a budúce pobyty hosťa vrátane celkovej ceny. Kliknutím na ikonu úprav sa dostaneš priamo do detailu rezervácie.
• Upravovať osobné údaje – v záložke Karta môžeš zmeniť meno, priezvisko, e-mail, telefón, adresu, pohlavie, štátnu príslušnosť, profesiu a ďalšie údaje. Po úprave stlač tlačidlo Uložiť.
• Kontrolovať objednané služby – v záložke Služby vidíš zoznam všetkých objednaných služieb s dátumom, názvom a cenou. Kliknutím na ikonu úprav otvoríš detail objednávky.
• Sledovať účasť na podujatiach – v záložke Podujatia nájdeš všetky objednávky na podujatia s dátumom, názvom a cenou. Ikona úprav ťa presmeruje do detailu objednávky.
• Kategorizovať hosťa – v záložke Karta môžeš priradiť hosťa do kategórie VIP alebo Black List, čo ovplyvní jeho zobrazenie a zaobchádzanie v systéme.
• Nastaviť narodeniny a meniny – v záložke Karta vyplň dátum narodenia a menín, systém môže následne automaticky posielať gratulácie.
• Priradiť CRM skupiny – v záložce CRM skupiny zaradíš hosťa do marketingových segmentov pre cielené kampane.
• Zlúčiť duplicitné kontakty – v záložke Zlúčenie konta spojíš dva záznamy toho istého hosťa do jedného, čím vyčistíš databázu.
• Vymazať kontakt – v záložke Odstránenie natrvalo odstráníš hosťa z CRM databázy (akcia je nezvratná).
• Zobraziť kumulatívnu spotrebu – v záložkách Rezervácie, Služby a Podujatia vidíš na spodku tabuľky celkovú sumu, ktorú hosť minul.

Postup krok za krokom

Úprava kontaktných údajov hosťa:

1. V ľavom menu klikni na CRM a zo zoznamu vyber hosťa, ktorého chceš upraviť.
2. V hornej časti obrazovky klikni na záložku Karta.
3. Uprav potrebné polia – napríklad E-mail, Telefón, Ulica a číslo, Mesto alebo PSČ.
4. Ak chceš zmeniť kategorizáciu, vyber z rozbaľovacieho menu Kategória hodnotu VIP alebo Black List.
5. Skontroluj pole Pohlavie (Muž / Žena) a Štátna príslušnosť.
6. Ak poznáš narodeniny hosťa, vyplň pole Narodeniny vo formáte deň.mesiac.rok (napr. 15.03.1985).
7. Na spodku formulára klikni na tlačidlo Uložiť.
8. Po uložení sa zobrazí hlásenie "Nastavenia boli uložené." a zmeny sa okamžite prejavia v systéme.

Kontrola histórie rezervácií:

1. Otvor detail hosťa v CRM a klikni na záložku Rezervácie.
2. V tabuľke uvidíš stĺpce Príchod, Odchod, Cena a Detail.
3. Skontroluj dátumy pobytov a celkovú cenu každej rezervácie.
4. Na spodku tabuľky nájdeš riadok Kumulatívna spotreba, ktorý zobrazuje celkovú sumu všetkých rezervácií hosťa.
5. Ak chceš otvoriť detail konkrétnej rezervácie, klikni na ikonu úprav v stĺpci Detail.
6. Systém ťa presmeruje do modulu Rezervácie, kde môžeš upraviť detaily pobytu.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Meno – krstné meno hosťa. Vyplň ho vždy, pretože sa používa v komunikácii a na dokladoch. Ak hosť príde ako hotelový hosť, systém automaticky aktualizuje toto pole z rezervácie.
• Priezvisko – priezvisko hosťa. Povinné pole pre jednoznačnú identifikáciu. Pri automatickej aktualizácii z rezervácie sa prepíše len ak bolo pôvodne prázdne.
• E-mail – e-mailová adresa hosťa. Kľúčové pole, pretože systém podľa neho spája rezervácie, objednávky služieb a účasť na podujatiach. Ak hosť má viacero e-mailov, použi ten, ktorý najčastejšie používa pri objednávkach.
• Telefón – primárne telefónne číslo. Odporúčame formát +421 XXX XXX XXX. Pole sa automaticky aktualizuje z novej rezervácie, ak bolo predtým prázdne.
• Ulica a číslo – adresa trvalého bydliska. Vyplň vrátane čísla domu. Pri automatickej aktualizácii z rezervácie sa prepíše len ak bolo pôvodne prázdne.
• Mesto – mesto trvalého bydliska. Používa sa pri štatistikách a segmentácii hostí podľa regiónu.
• PSČ – poštové smerovacie číslo. Formát závisí od štátu (napr. 010 01 pre Slovensko).
• Číslo občianského / Pasu – identifikačné číslo dokladu. Vyplň len ak to vyžaduje legislatíva alebo interné predpisy hotela.
• Štátna príslušnosť – vyber zo zoznamu krajín. Dôležité pre štatistiky a reporting pre úrady. Pri automatickej aktualizácii z rezervácie sa prepíše len ak bolo pôvodne prázdne.
• Pohlavie – vyber Muž alebo Žena. Používa sa pri oslovení v e-mailoch a marketingových kampaniach.
• Profesia – vyber z rozbaľovacieho zoznamu (výkonný zamestnanec, riadiaci pracovník, stredný manažment, vrcholový manažment, majiteľ spoločnosti, obchodný zástupca, marketingový pracovník, administratívny pracovník, špecializovaný pracovník, učiteľ/lektor/vzdelávanie, zdravotnícky pracovník). Slúži na segmentáciu hostí pre firemné balíčky.
• Pracovná oblasť – vyber z rozsiahleho zoznamu odvetví (Administratíva, Automobilový priemysel, Bankovníctvo, Baníctvo, Bezpečnosť a ochrana, Cestovný ruch, Doprava, Elektrotechnika, Ekonomika/účtovníctvo, Farmaceutický priemysel, Chemický priemysel, IT, Marketing/PR, Manažment, Obchod, Stavebníctvo, Strojárstvo, Školstvo, Štátna správa, Technika, Telekomunikácie, Životné prostredie, Výroba, Zákaznícka podpora, Zdravotníctvo, Žurnalistika/médiá, Iné). Používa sa pri cielených ponukách pre konkrétne odvetvia.
• Hobby – vyber jedno alebo viacero záujmov z ponuky (Auto-moto, Cestovanie, Domáce práce, Gastronómia, Chovateľstvo, Jóga, Kultúra, Plávanie, Umenie, Záhrada, Zberateľstvo, Iné). Pomáha pri personalizácii ponúk a aktivít.
• Narodeniny – dátum narodenia vo formáte deň.mesiac.rok (napr. 15.03.1985). Systém automaticky rozdelí na deň, mesiac a rok. Používa sa pre automatické gratulačné e-maily a špeciálne ponuky. Pri automatickej aktualizácii z rezervácie sa prepíše len ak bolo pôvodne prázdne.
• Meniny – deň a mesiac meninového sviatku (napr. 15.03). Systém môže automaticky posielať blahoželania.
• Kategória – vyber VIP alebo Black List. VIP hostia môžu dostávať špeciálne výhody a prioritu. Black List označuje problémových hostí, ktorým môžeš obmedziť prístup k službám.
• Jazyk – vyber preferovaný jazyk komunikácie zo zoznamu aktívnych jazykov v systéme. Ovplyvňuje jazyk e-mailov a dokumentov.
• Titul – akademický titul pred menom (napr. Ing., MUDr.). Používa sa pri formálnom oslovení.
• Iné záznamy – textové pole pre ľubovoľné poznámky o hosťovi (napr. "preferuje izbu s výhľadom na jazero", "alergický na orechy").
• Príchod (v záložke Rezervácie) – dátum začiatku pobytu vo formáte deň.mesiac.rok. Zobrazuje sa v tabuľke histórie rezervácií.
• Odchod (v záložke Rezervácie) – dátum konca pobytu vo formáte deň.mesiac.rok. Zobrazuje sa v tabuľke histórie rezervácií.
• Cena (v záložkách Rezervácie, Služby, Podujatia) – celková suma za rezerváciu, službu alebo podujatie vrátane DPH. Zobrazuje sa v mene nastavenej v konfigurácii systému.
• Kumulatívna spotreba – súčet všetkých cien v tabuľke. Zobrazuje sa na spodku tabuľky v záložkách Rezervácie, Služby a Podujatia. Pomáha rýchlo zistiť celkovú hodnotu hosťa.
• Detail (v tabuľkách) – ikona úprav, ktorá ťa presmeruje do detailu konkrétnej rezervácie, služby alebo podujatia. Kliknutím otvoríš príslušný modul.

Tipy a časté chyby

• Automatická aktualizácia údajov z rezervácie – ak otvoríš kontakt hosťa priamo z rezervácie (cez parameter ref v URL), systém automaticky aktualizuje jeho údaje (meno, priezvisko, telefón, adresu, narodeniny, štátnu príslušnosť) z rezervačného formulára. Aktualizujú sa len polia, ktoré boli v CRM prázdne. Ak chceš zachovať pôvodné údaje, otvor kontakt priamo cez CRM, nie cez rezerváciu.
• Spájanie rezervácií podľa e-mailu – systém automaticky priradí rezervácie, služby a podujatia k CRM kontaktu podľa e-mailovej adresy. Ak hosť použije pri novej rezervácii iný e-mail, nevytvorí sa prepojenie. Preto je dôležité udržiavať e-mail aktuálny a pri rezervácii používať vždy ten istý.
• Kumulatívna spotreba nezahŕňa stornované rezervácie – v záložke Rezervácie sa zobrazujú len aktívne rezervácie (nie stornované). Ak hosť zrušil pobyt, neuvidíš ho v histórii a nezapočíta sa do kumulatívnej spotreby. To isté platí pre služby (storno = 0) a podujatia (status != 3).
• Chýbajúce záložky – ak nevidíš záložky Služby, Podujatia, Vernostná karta, Kredit, Permanentky alebo CRM skupiny, znamená to, že príslušný modul (TIMI alebo VCARD) nie je v tvojom systéme aktívny. Kontaktuj administrátora, ak potrebuješ tieto funkcie zapnúť.
• Formát dátumu narodenín – pole Narodeniny musíš vyplniť vo formáte deň.mesiac.rok (napr. 15.03.1985). Ak použiješ iný formát (napr. 1985-03-15), systém ho nemusí správne rozpoznať a automatické gratulačné e-maily nebudú fungovať.
• Kategória VIP vs. Black List – hosť môže byť súčasne VIP aj Black List, ale to nedáva zmysel. Vyber vždy len jednu kategóriu. VIP používaj pre verných a hodnotných hostí, Black List pre problémových (napr. neplatenie, nevhodné správanie).
• Tlačidlo Uložiť je na spodku formulára – po úprave údajov v záložke Karta nezabudni zoskrolovať nadol a kliknúť na tlačidlo Uložiť. Ak len zatvoríš stránku, zmeny sa nestratia.
• Ikona úprav v tabuľkách – v záložkách Rezervácie, Služby a Podujatia vidíš v stĺpci Detail ikonu ceruzky. Kliknutím na ňu sa presmeruješ do príslušného modulu (Rezervácie, Služby alebo Podujatia), kde môžeš upraviť detail objednávky. Nejde o úpravu CRM kontaktu.
• Zlúčenie konta je nezvratné – ak v záložke Zlúčenie konta spojíš dva kontakty, akcia sa nedá vrátiť späť. Pred zlúčením si dôkladne skontroluj, že ide skutočne o toho istého hosťa (porovnaj meno, priezvisko, e-mail, telefón).
• Odstránenie kontaktu vymaže všetky dáta – ak v záložke Odstránenie natrvalo vymažeš hosťa, stratíš všetky jeho údaje vrátane histórie rezervácií, objednávok a vernostných bodov. Táto akcia je nezvratná. Používaj ju len v odôvodnených prípadoch (napr. žiadosť hosťa podľa GDPR).