• Docs
• Kongres
• Congres Confirm
• Komunikácia cenovej ponuky kongresu

Komunikácia cenovej ponuky kongresu

Congres Confirm

Táto obrazovka slúži na odoslanie potvrdzovacieho e-mailu klientovi po vytvorení kongresovej rezervácie. Prídeš sem vtedy, keď potrebuješ poslať oficiálne potvrdenie s PDF prílohou, ktoré obsahuje detaily rezervácie a cenové údaje. Môžeš si vybrať, či chceš poslať verziu s cenami alebo bez nich.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Kongres → Congres Confirm. Adresa v prehliadači bude /manager/congress/congres_confirm/. Na túto obrazovku sa dostaneš aj priamo z detailu kongresovej rezervácie cez ikonu obálky v hornej lište.

V hornej časti obrazovky vidíš riadok ikon, ktoré ťa prepoja na súvisiace funkcie: úprava rezervácie, tlač PDF, odoslanie e-mailu, log aktivít a potvrdenie (aktuálna stránka).

Čo tu môžeš robiť

• Vybrať typ PDF prílohy – prepni medzi verziou s cenami a bez cien pomocou rozbaľovacieho menu. Systém okamžite upraví text e-mailu podľa výberu.
• Zmeniť jazyk šablóny – ak máš v systéme nastavených viac jazykov, môžeš prepnúť jazyk potvrdzovacieho e-mailu. Text sa automaticky načíta v zvolenom jazyku.
• Upraviť text e-mailu – v editore môžeš zmeniť predvyplnený text potvrdenia, doplniť poznámky alebo upraviť formátovanie.
• Zmeniť e-mailovú adresu príjemcu – predvyplnená je adresa z rezervácie, ale môžeš ju prepísať na inú.
• Upraviť predmet e-mailu – predvolený predmet je "Potvrdenie rezervácie", ale môžeš ho zmeniť podľa potreby.
• Odoslať potvrdenie – po kliknutí na tlačidlo Odoslať sa e-mail s PDF prílohou pošle na zadanú adresu. Kópia sa automaticky odošle na manažérsky e-mail hotela.
• Tlačiť PDF – cez ikonu tlačiarne v hornej lište si môžeš stiahnuť alebo vytlačiť PDF bez odosielania e-mailu.
• Vrátiť sa na úpravu rezervácie – cez ikonu ceruzky alebo šípku späť sa dostaneš do editačného formulára kongresovej rezervácie.

Postup krok za krokom

1. Vyber typ PDF prílohy – v hornom rozbaľovacom menu klikni na Poslať PDF s cenami alebo Poslať PDF bez cien. Stránka sa automaticky obnoví a text e-mailu sa upraví podľa tvojho výberu. Ak chceš poslať potvrdenie partnerovi alebo tretej strane, ktorá nemusí vidieť ceny, zvol verziu bez cien.
2. Skontroluj e-mailovú adresu – v poli E-mail je predvyplnená adresa z kongresovej rezervácie. Ak potrebuješ poslať potvrdenie na inú adresu (napríklad asistentke klienta alebo na kópiu), prepiš ju. Systém kontroluje, či má e-mail správny formát.
3. Uprav predmet a text – v poli Subjekt môžeš zmeniť predvolený text "Potvrdenie rezervácie". V textovom editore nižšie skontroluj a prípadne uprav text e-mailu. Systém automaticky doplní do textu údaje z rezervácie (meno klienta, dátumy, variabilný symbol, sumy). Ak si zvolil verziu bez cien, polia s cenami budú prázdne.
4. Odošli e-mail – klikni na tlačidlo Odoslať v spodnej časti formulára. Systém pošle e-mail s PDF prílohou na zadanú adresu a zobrazí potvrdenie "PDF bolo odoslané na adresu...". Kópia e-mailu sa automaticky odošle na manažérsky e-mail hotela. Odoslaný e-mail sa uloží do histórie a môžeš ho nájsť v logu rezervácie.
5. Skontroluj odoslanie v logu – po odoslaní klikni na ikonu logu v hornej lište (ikona so zoznamom). Uvidíš záznam o odoslanom e-maile vrátane času, príjemcu a obsahu. Ak potrebuješ poslať potvrdenie znova alebo na inú adresu, vráť sa na túto obrazovku a zopakuj proces.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Poslať PDF s cenami / Poslať PDF bez cien – rozbaľovacie menu v hornej časti obrazovky. Určuje, či sa v PDF prílohe a v texte e-mailu zobrazia cenové údaje (záloha, celková suma). Verziu bez cien použi pri komunikácii s partnermi alebo sprostredkovateľmi, ktorí nemusia vidieť tvoju cenovú ponuku. Po zmene výberu sa stránka automaticky obnoví a text e-mailu sa upraví.
• Jazyk – rozbaľovacie menu, ktoré sa zobrazí len ak máš v systéme nastavených viac jazykov. Po zmene jazyka sa načíta šablóna potvrdzovacieho e-mailu v zvolenom jazyku. Toto nastavenie ovplyvňuje aj jazyk PDF prílohy. Ak pracuješ s medzinárodnými klientmi, prepni na ich jazyk pred odoslaním.
• E-mail – textové pole s e-mailovou adresou príjemcu. Predvyplnená je adresa z kongresovej rezervácie (pole "email" v detaile rezervácie). Môžeš ju prepísať na inú adresu, napríklad ak klient požiadal o zaslanie potvrdenia na svoju pracovnú adresu alebo asistentke. Systém kontroluje formát e-mailu – ak zadáš neplatnú adresu, zobrazí sa chybová hláška "E-mail musí mať správny formát."
• Subjekt – textové pole s predmetom e-mailu. Predvolená hodnota je "Potvrdenie rezervácie", ale môžeš ju zmeniť podľa potreby (napríklad "Potvrdenie kongresovej rezervácie – VS 2024001"). Toto pole je povinné – ak ho necháš prázdne, systém zobrazí chybu "Vyplnte subjekt." a e-mail sa neodošle.
• Text – veľké textové pole s editorom (CKEditor), kde upravuješ obsah e-mailu. Systém automaticky načíta šablónu z nastavení a doplní do nej údaje z rezervácie pomocou zástupných symbolov: {name} (názov kongresu), {partner} (názov partnera), {person} (meno a priezvisko kontaktnej osoby), {email}, {phone}, {start} a {end} (dátumy), {vsSymbol} (variabilný symbol), {note} (poznámka), {depositDate} (dátum splatnosti zálohy), {depositin} (výška zálohy), {totalSum} (celková suma). Ak si zvolil verziu bez cien, polia {depositin} a {totalSum} budú prázdne. Môžeš text ľubovoľne upraviť, formátovať, pridať obrázky alebo odkazy.
• Ikona tlačiarne – v hornej lište ikona s obrázkom tlačiarne. Po kliknutí sa otvorí nové okno s PDF náhľadom kongresovej rezervácie. PDF môžeš stiahnuť alebo vytlačiť bez toho, aby si musel odosielať e-mail. Toto je užitočné, ak chceš len skontrolovať, ako bude PDF vyzerať, alebo ak potrebuješ vytlačenú verziu pre interné účely.
• Ikona obálky (meilit) – v hornej lište ikona s obrázkom obálky. Táto ikona slúži na rýchle odoslanie e-mailu bez prechodu na túto obrazovku. Ak na ňu klikneš, otvorí sa dialógové okno na odoslanie e-mailu priamo z prehľadu rezervácií.
• Ikona logu – v hornej lište ikona so zoznamom. Po kliknutí sa dostaneš na obrazovku s históriou všetkých aktivít súvisiacich s touto kongresovou rezerváciou. Uvidíš tam záznamy o odoslaných e-mailoch, zmenách v rezervácii a ďalších udalostiach. Každý odoslaný potvrdzovací e-mail sa automaticky zaznamená do logu.
• Tlačidlo Odoslať – modré tlačidlo v spodnej časti formulára. Po kliknutí systém skontroluje, či je e-mailová adresa platná a či je vyplnený predmet. Ak je všetko v poriadku, odošle e-mail s PDF prílohou na zadanú adresu a zobrazí hlášku "PDF bolo odoslané na adresu...". Kópia e-mailu sa automaticky odošle na manažérsky e-mail hotela (nastavený v konfigurácii systému). Odoslaný e-mail sa uloží do databázy a môžeš ho nájsť v logu rezervácie.
• Šípka späť – v hornej časti obrazovky šípka smerujúca doľava. Po kliknutí sa vrátiš na obrazovku s úpravou kongresovej rezervácie (Kongres → Edit). Toto je užitočné, ak zistíš, že potrebuješ ešte niečo upraviť v rezervácii pred odoslaním potvrdenia.

Tipy a časté chyby

• Vždy skontroluj verziu PDF pred odoslaním – pred kliknutím na Odoslať si klikni na ikonu tlačiarne a prezri si, ako bude PDF vyzerať. Skontroluj, či sú všetky údaje správne (dátumy, sumy, meno klienta) a či sa zobrazujú ceny, ak si zvolil verziu s cenami. Častá chyba je, že používateľ odošle verziu s cenami partnerovi, ktorý ich nemal vidieť.
• Uprav text e-mailu pred odoslaním – predvyplnený text je len šablóna. Doplň do neho osobné oslovenie, špecifické informácie o kongrese alebo špeciálne požiadavky klienta. Ak v texte vidíš prázdne miesta (napríklad pri verziách bez cien), odstráň alebo uprav vety, ktoré sa na ne odvolávajú. Systém automaticky nahradí zástupné symboly, ale neupraví gramatiku okolo nich.
• Pozor na zmenu jazyka – ak prepneš jazyk po úprave textu e-mailu, tvoje zmeny sa stratia, pretože systém načíta novú šablónu v zvolenom jazyku. Najprv si vyber správny jazyk a až potom upravuj text. Ak potrebuješ poslať potvrdenie vo viacerých jazykoch, urob to postupne – najprv odošli v jednom jazyku, potom prepni jazyk a odošli znova.
• Kópia e-mailu sa odosiela automaticky – každý odoslaný potvrdzovací e-mail sa automaticky posiela ako kópia na manažérsky e-mail hotela (nastavený v konfigurácii). Nemusíš pridávať svoju adresu do poľa E-mail. Ak chceš poslať kópiu aj na inú adresu (napríklad kolegovi), musíš to urobiť manuálne – najprv odošli e-mail klientovi, potom zmeň adresu a odošli znova.
• Ak sa e-mail neodošle, skontroluj formát adresy – systém kontroluje, či má e-mailová adresa správny formát (obsahuje @ a doménu). Ak zadáš neplatnú adresu, zobrazí sa červená chybová hláška "E-mail musí mať správny formát." Skontroluj, či si nezadal preklepy, medzery alebo špeciálne znaky. Častá chyba je zadanie adresy bez domény (napríklad "jan.novak" namiesto "jan.novak@firma.sk").
• Prázdny predmet zablokuje odoslanie – pole Subjekt je povinné. Ak ho vymažeš alebo necháš prázdne, systém zobrazí chybu "Vyplnte subjekt." a e-mail sa neodošle. Ak nechceš použiť predvolený text "Potvrdenie rezervácie", napíš vlastný, ale nikdy pole nevymažeš úplne.
• Odoslané e-maily sa ukladajú do logu – každý odoslaný potvrdzovací e-mail sa automaticky zaznamená do histórie rezervácie. Ak potrebuješ vedieť, kedy a komu si poslal potvrdenie, klikni na ikonu logu v hornej lište. Uvidíš tam dátum, čas, príjemcu, predmet a celý text e-mailu. Toto je užitočné pri reklamáciách alebo sporoch s klientom.
• PDF príloha sa generuje automaticky – nemusíš manuálne vytvárať alebo nahrávať PDF súbor. Systém ho vygeneruje automaticky na základe údajov z kongresovej rezervácie a pripojí k e-mailu. Názov súboru je "Cenová_ponuka_VS_[variabilný symbol].pdf". Ak chceš zmeniť obsah PDF, musíš upraviť údaje v rezervácii (Kongres → Edit) a potom znova otvoriť túto obrazovku.