• Docs
• CRM
• Kalendár
• Kalendár plánovania rozposlania mailingu

Kalendár plánovania rozposlania mailingu

Kalendár

Kalendár slúži na plánovanie automatických e-mailových kampaní pre konkrétne dni. Nastavíš tu, ktorý newsletter sa má odoslať vybraným kontaktom v určitý deň. Používaš ho vtedy, keď chceš naplánovať napríklad gratulačné e-maily k narodeninám, výročné ponuky alebo sezónne kampane na konkrétny dátum.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na CRM → Kalendár. Adresa v prehliadači: /manager/crm/calendar/.

Po otvorení obrazovky uvidíš kalendárový filter s mesiacmi a rokmi. Pod ním je tabuľka s dňami aktuálneho mesiaca. Keď klikneš na konkrétny deň, zobrazí sa pod kalendárom vnútorné menu so záložkami: Nový záznam a existujúce záznamy pre ten deň (ak nejaké máš). Každá záložka predstavuje jednu naplánovanú kampaň.

Čo tu môžeš robiť

• Prepínať mesiace a roky: Použiješ kalendárový filter nad tabuľkou dní. Po výbere mesiaca a roku sa načíta tabuľka s dňami daného mesiaca.
• Vybrať konkrétny deň: Klikneš na číslo dňa v tabuľke. Dni, ktoré už majú naplánovanú kampaň, sú farebne odlíšené (zelené alebo oranžové). Aktívny deň je zvýraznený.
• Pridať novú kampaň: Po výbere dňa klikneš na záložku Nový záznam. Otvorí sa formulár, kde vyplníš názov kampane, vybereš newsletter, kategóriu alebo skupinu kontaktov a zadáš zoznam e-mailových adries.
• Upraviť existujúcu kampaň: Klikneš na názov kampane vo vnútornom menu pod kalendárom. Načíta sa formulár s uloženými údajmi, ktoré môžeš zmeniť.
• Uložiť kampaň: Po vyplnení formulára klikneš na tlačidlo Uložiť. Systém uloží nastavenia a zobrazí hlášku „Záznam bol uložený." alebo „Zmena bola uložená."
• Ignorovať súhlas kontaktov: Zaškrtneš políčko Ignorovať súhlas, ak chceš odoslať e-mail aj kontaktom, ktoré nemajú aktívny súhlas s marketingovými e-mailmi.
• Vybrať cieľovú skupinu: Buď vybereš kategóriu kontaktov z poľa Kategória, alebo skupinu z poľa Skupina. Ak vybereš jedno, druhé sa automaticky vyprázdni.
• Zadať vlastné adresy: Do textových polí E-mail (pre každý jazyk zvlášť) napíšeš zoznam príjemcov v tvare: Meno Priezvisko|email@email.com; Meno_1 Priezvisko_1|email_1@email.com

Postup krok za krokom

Ako naplánovať novú e-mailovú kampaň na konkrétny deň:

1. Vyber mesiac a rok: V kalendárovom filtri nad tabuľkou dní klikni na šípky alebo vyber mesiac a rok z rozbaľovacích menu. Systém načíta tabuľku s dňami vybraného mesiaca.
2. Klikni na deň: V tabuľke dní klikni na číslo dňa, kedy chceš odoslať kampaň. Pod kalendárom sa zobrazí vnútorné menu so záložkou Nový záznam.
3. Otvor formulár: Klikni na záložku Nový záznam. Zobrazí sa formulár s poľami pre nastavenie kampane.
4. Vyplň názov: Do poľa Názov napíš interný názov kampane (napr. „Narodeninové gratulačné e-maily").
5. Vyber newsletter: Z rozbaľovacieho menu Newsletter vyber šablónu e-mailu, ktorú chceš odoslať. Ak nemáš vytvorenú, najprv ju musíš pripraviť v sekcii CRM → Archív.
6. Nastav cieľovú skupinu: Buď vyber kategóriu kontaktov z poľa Kategória, alebo skupinu z poľa Skupina. Ak vybereš jednu možnosť, druhá sa automaticky vyprázdni. Ak chceš odoslať e-mail len konkrétnym adresám, nechaj obe polia prázdne a prejdi na ďalší krok.
7. Zadaj e-mailové adresy (voliteľné): Ak chceš odoslať e-mail len vybraným kontaktom, zadaj ich do textových polí E-mail pre jednotlivé jazyky. Formát: Meno Priezvisko|email@email.com; Meno_1 Priezvisko_1|email_1@email.com. Každú dvojicu oddeľ bodkočiarkou.
8. Nastav ignorovanie súhlasu (voliteľné): Ak chceš odoslať e-mail aj kontaktom bez marketingového súhlasu, zaškrtni políčko Ignorovať súhlas.
9. Ulož kampaň: Klikni na tlačidlo Uložiť. Systém uloží nastavenia a zobrazí hlášku „Záznam bol uložený." Kampaň sa objaví vo vnútornom menu pod kalendárom.

Ako upraviť existujúcu kampaň:

1. Vyber deň s kampaňou: V tabuľke dní klikni na deň, ktorý má farebné zvýraznenie (zelené alebo oranžové). To znamená, že pre tento deň už existuje naplánovaná kampaň.
2. Otvor kampaň: Vo vnútornom menu pod kalendárom klikni na názov kampane, ktorú chceš upraviť. Načíta sa formulár s uloženými údajmi.
3. Uprav údaje: Zmeň názov, newsletter, kategóriu, skupinu alebo e-mailové adresy podľa potreby.
4. Ulož zmeny: Klikni na tlačidlo Uložiť. Systém uloží zmeny a zobrazí hlášku „Zmena bola uložená."

Polia, stĺpce a nastavenia

• Tabuľka dní: Zobrazuje všetky dni vybraného mesiaca. Dni bez kampane sú biele, dni s kampaňou sú farebne zvýraznené (zelené alebo oranžové). Aktívny deň, na ktorom práve pracuješ, je tmavšie zvýraznený. Kliknutím na číslo dňa otvoríš detail a formulár pre ten deň.
• Vnútorné menu (záložky): Pod kalendárom sa zobrazuje po výbere dňa. Prvá záložka je vždy Nový záznam, za ňou nasledujú názvy existujúcich kampaní pre vybraný deň. Aktívna záložka je zvýraznená. Kliknutím na názov kampane načítaš jej údaje do formulára.
• Názov: Interný názov kampane, ktorý vidíš len ty v administrácii. Slúži na identifikáciu kampane vo vnútornom menu. Povinné pole – bez vyplnenia nemôžeš uložiť záznam. Systém zobrazí chybu „Musíte vyplniť názov."
• Newsletter: Rozbaľovacie menu so zoznamom šablón e-mailov, ktoré máš vytvorené v sekcii CRM → Archív. Vyber šablónu, ktorú chceš odoslať v tento deň. Ak nemáš žiadnu šablónu, menu zobrazí len „-". Najprv musíš vytvoriť newsletter v archíve.
• Kategória: Rozbaľovacie menu so zoznamom kategórií kontaktov. Vyber kategóriu, ak chceš odoslať e-mail všetkým kontaktom v tejto kategórii. Ak vybereš kategóriu, pole Skupina sa automaticky vyprázdni (môžeš použiť len jedno z týchto dvoch polí). Ak nechceš použiť kategóriu, nechaj pole na „-".
• Skupina: Rozbaľovacie menu so zoznamom skupín kontaktov (ak máš nastavené skupiny podľa sumy objednávok alebo iného kritéria). Vyber skupinu, ak chceš odoslať e-mail len kontaktom v tejto skupine. Ak vybereš skupinu, pole Kategória sa automaticky vyprázdni. Ak nemáš vytvorené skupiny, toto pole sa nezobrazí.
• E-mail (pre každý jazyk): Textové polia pre zadanie vlastných e-mailových adries. Ak máš viacjazyčný systém, zobrazí sa jedno pole pre každý jazyk (napr. E-mail - SK, E-mail - EN). Formát zápisu: Meno Priezvisko|email@email.com; Meno_1 Priezvisko_1|email_1@email.com. Každú dvojicu meno|e-mail oddeľ bodkočiarkou a medzerou. Toto pole používaš vtedy, keď nechceš odoslať e-mail celej kategórii alebo skupine, ale len konkrétnym kontaktom.
• Ignorovať súhlas: Zaškrtávacie políčko. Ak ho zaškrtneš, systém odošle e-mail aj kontaktom, ktoré nemajú aktívny súhlas s marketingovými e-mailmi. Používaj opatrne – odosielanie bez súhlasu môže porušovať GDPR. Predvolene je políčko nezaškrtnuté.
• Uložiť: Tlačidlo na uloženie kampane. Po kliknutí systém skontroluje, či si vyplnil povinné pole Názov. Ak áno, uloží záznam a zobrazí hlášku „Záznam bol uložený." (pri novej kampani) alebo „Zmena bola uložená." (pri úprave existujúcej kampane). Ak nie, zobrazí chybu „Musíte vyplniť názov."

Tipy a časté chyby

• Nemôžem uložiť kampaň – systém hlási chybu: Skontroluj, či si vyplnil pole Názov. Toto pole je povinné. Bez názvu systém záznam neuloží a zobrazí chybu „Musíte vyplniť názov."
• Neviem, či mám vybrať kategóriu alebo skupinu: Použi len jedno z týchto polí. Ak vybereš kategóriu, pole Skupina sa automaticky vyprázdni a naopak. Kategóriu používaj, ak chceš osloviť všetkých kontaktov v danej kategórii (napr. všetkých hostí, ktorí sa ubytovali v júni). Skupinu používaj, ak máš nastavené segmentácie podľa sumy objednávok alebo iného kritéria.
• Chcem odoslať e-mail len niekoľkým konkrétnym kontaktom: Nechaj polia Kategória a Skupina prázdne (na „-"). Zadaj e-mailové adresy do textových polí E-mail v správnom formáte: Meno Priezvisko|email@email.com; Meno_1 Priezvisko_1|email_1@email.com. Každú dvojicu oddeľ bodkočiarkou a medzerou.
• Neviem, ako správne zadať e-mailové adresy: Formát je: Meno Priezvisko|email@email.com. Meno a priezvisko oddeľ medzerou, za priezviskom daj zvislú čiaru (pipe symbol |) a hneď za ňou e-mailovú adresu. Ak zadávaš viac adries, oddeľ ich bodkočiarkou a medzerou. Príklad: Ján Novák|jan.novak@email.com; Mária Kováčová|maria.kovacova@email.com
• Nemám vytvorený žiadny newsletter: Pole Newsletter zobrazí len „-", ak nemáš vytvorenú žiadnu šablónu e-mailu. Najprv musíš vytvoriť newsletter v sekcii CRM → Archív. Tam vytvoríš šablónu e-mailu s predmetom, textom a prípadnými prílohami. Až potom sa šablóna objaví v rozbaľovacom menu v kalendári.
• Neviem, čo znamená „Ignorovať súhlas": Toto políčko slúži na odoslanie e-mailu aj kontaktom, ktoré nemajú aktívny súhlas s marketingovými e-mailmi. Používaj ho len v oprávnených prípadoch (napr. transakčné e-maily, dôležité oznámenia). Odosielanie marketingových e-mailov bez súhlasu môže porušovať GDPR a zákon o ochrane osobných údajov.
• Farebné dni v kalendári – čo znamenajú: Zelené alebo oranžové dni znamenajú, že pre tento deň už máš naplánovanú aspoň jednu kampaň. Biele dni nemajú žiadnu kampaň. Tmavšie zvýraznený deň je ten, na ktorom práve pracuješ (aktívny deň). Kliknutím na farebný deň zobrazíš existujúce kampane vo vnútornom menu pod kalendárom.
• Ako zmením mesiac alebo rok: Použi kalendárový filter nad tabuľkou dní. Klikni na šípky vedľa mesiaca a roku, alebo vyber mesiac a rok z rozbaľovacích menu. Systém načíta tabuľku s dňami vybraného mesiaca. Ak chceš rýchlo prejsť na aktuálny mesiac, otvor kalendár bez parametrov – systém automaticky zobrazí aktuálny mesiac a rok.
• Môžem naplánovať viac kampaní na jeden deň: Áno, môžeš. Po vytvorení prvej kampane klikni znova na záložku Nový záznam a vytvor ďalšiu kampaň pre ten istý deň. Všetky kampane pre daný deň sa zobrazia vo vnútornom menu pod kalendárom. Každá kampaň môže mať iný newsletter, inú kategóriu alebo iné e-mailové adresy.
• Ako zistím, či sa kampaň skutočne odoslala: Kalendár slúži len na plánovanie kampaní. Samotné odosielanie e-mailov prebehne automaticky v naplánovaný deň (zvyčajne cez cron úlohu na serveri). Kontrolu odoslaných e-mailov nájdeš v sekcii CRM → História alebo v logu systému. Tam uvidíš, ktoré e-maily sa odoslali, kedy a komu.