• Docs
• CRM
• Import
• Import CRM databázy klientov

Import CRM databázy klientov

Import

Obrazovka slúži na hromadné nahratie kontaktov do CRM z CSV súboru. Používaš ju vtedy, keď potrebuješ do systému dostať veľké množstvo kontaktov naraz — napríklad po akcii, z externého systému alebo po migrácii z iného nástroja. Import automaticky rozpozná, či kontakt už existuje (podľa e-mailu) a buď ho aktualizuje, alebo vytvorí nový záznam.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na CRM → Import. Adresa v prehliadači bude /manager/crm/import/. Na stránke nájdeš dve vnútorné záložky: Základný import (aktuálna obrazovka) a Import s nastavením. Základný import je rýchlejší a jednoduchší — stačí vybrať kategóriu a nahrať súbor.

Čo tu môžeš robiť

• Vybrať kategóriu: určíš, do ktorej kategórie sa importované kontakty zaradia. Kategória musí byť vytvorená vopred v sekcii Kategórie.
• Nahrať CSV súbor: klikneš na tlačidlo „vybrať súbor" a vybereš CSV súbor z počítača. Súbor musí byť kódovaný v UTF-8 a mať štruktúru zodpovedajúcu exportu z Ellipse.
• Spustiť import: po kliknutí na tlačidlo „Importovať" systém spracuje súbor a zobrazí ti štatistiku — koľko kontaktov bolo pridaných, aktualizovaných, chybných a celkovo spracovaných.

Postup krok za krokom

1. Otvor záložku CRM → Import v ľavom menu.
2. V poli Kategória vyber kategóriu, do ktorej chceš kontakty priradiť. Ak kategória neexistuje, musíš ju najprv vytvoriť v sekcii CRM → Kategórie.
3. Klikni na tlačidlo vybrať súbor a vyber CSV súbor z počítača. Súbor musí byť kódovaný v UTF-8 a obsahovať stĺpce: e-mail, telefón, meno, priezvisko, jazyk, dátum narodenia (formát DD-MM-RRRR), ulica, mesto, PSČ.
4. Skontroluj, či si vybral správnu kategóriu a súbor, potom klikni na tlačidlo Importovať.
5. Systém spracuje súbor a zobrazí ti hlásenie s výsledkami: počet pridaných kontaktov, aktualizovaných kontaktov, chybných záznamov a celkový počet spracovaných riadkov.
6. Skontroluj výsledky importu. Ak boli chybné kontakty, skontroluj formát e-mailových adries v CSV súbore a oprav ich.
7. Prejdi do sekcie CRM → Kontakty a overeň, že kontakty boli správne importované a priradené do zvolenej kategórie.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Kategória: rozbaľovací zoznam všetkých aktívnych kategórií v CRM. Vyber kategóriu, do ktorej chceš kontakty priradiť. Ak kontakt už existuje v systéme, pridá sa mu táto kategória k existujúcim. Kategória je povinná — bez výberu import nespustíš.
• Súbor .csv pre import: tlačidlo na výber súboru z počítača. Klikni naň a vyber CSV súbor. Súbor musí mať príponu .csv a byť kódovaný v UTF-8. Odporúčame použiť súbor vygenerovaný exportom z Ellipse, aby bola štruktúra správna.
• vybrať súbor: tlačidlo na nahratie súboru. Po kliknutí sa otvorí dialóg na výber súboru z počítača. Vyber súbor a jeho názov sa zobrazí vedľa tlačidla.
• Importovať: tlačidlo na spustenie importu. Po kliknutí systém spracuje CSV súbor, skontroluje e-mailové adresy, vytvorí nové kontakty alebo aktualizuje existujúce a priradí ich do zvolenej kategórie. Proces môže trvať niekoľko sekúnd až minút v závislosti od veľkosti súboru.
• Chybných kontaktov: počet riadkov v CSV súbore, ktoré mali neplatnú e-mailovú adresu alebo chýbajúce povinné údaje. Tieto kontakty neboli importované. Skontroluj ich v pôvodnom súbore a oprav chyby.
• Pridaných kontaktov: počet nových kontaktov, ktoré boli vytvorené v systéme. Systém rozpozná nový kontakt podľa e-mailovej adresy — ak e-mail v systéme neexistuje, vytvorí sa nový záznam.
• Aktualizovaných kontaktov: počet existujúcich kontaktov, ktorých údaje boli aktualizované. Ak e-mail už v systéme existuje, systém prepíše meno, priezvisko, telefón, dátum narodenia a adresu novými údajmi z CSV súboru.
• Celkom spracovaných kontaktov: celkový počet riadkov v CSV súbore, ktoré systém spracoval (vrátane chybných). Toto číslo by malo zodpovedať počtu riadkov v tvojom súbore mínus hlavičku, ak ju má.

Tipy a časté chyby

• Chyba „Vyberte kategóriu pre import": zabudol si vybrať kategóriu v rozbaľovacom zozname. Vyber kategóriu a spusti import znova. Ak v zozname nie je žiadna kategória, musíš najprv vytvoriť kategóriu v sekcii CRM → Kategórie.
• Chyba „Vyberte súbor pre import": buď si nevybral žiadny súbor, alebo súbor nemá príponu .csv. Skontroluj, že súbor je v CSV formáte a nie v Exceli (.xlsx). Ak máš Excel súbor, ulož ho ako CSV (oddeľovač bodkočiarka) v UTF-8 kódovaní.
• Vysoký počet chybných kontaktov: systém kontroluje platnosť e-mailových adries. Ak je veľa chybných kontaktov, skontroluj stĺpec s e-mailmi v CSV súbore. Časté chyby: medzery pred alebo za e-mailom, chýbajúca @, neplatná doména. Oprav chyby v súbore a importuj znova.
• Kontakty sa importujú, ale chýbajú údaje: skontroluj poradie stĺpcov v CSV súbore. Systém očakáva túto štruktúru: e-mail (stĺpec 0), telefón (1), meno (2), priezvisko (3), jazyk (4), dátum narodenia (5), ulica (6), mesto (7), PSČ (8). Ak je poradie iné, údaje sa môžu dostať do nesprávnych polí.
• Dátum narodenia sa neimportuje správne: formát dátumu musí byť DD-MM-RRRR (napríklad 15-03-1985). Ak používaš iný formát (napríklad 1985-03-15), systém ho nerozpozná a pole zostane prázdne. Uprav formát v CSV súbore pred importom.
• Kontakt sa aktualizoval, ale kategória sa nepridala: systém vždy priradí kontaktu zvolenú kategóriu, aj keď už existuje. Ak kontakt mal inú kategóriu, nová sa pridá k existujúcim. Ak chceš nahradiť kategóriu, musíš najprv ručne odstrániť starú kategóriu v sekcii CRM → Kontakty.
• Import trvá príliš dlho: ak importuješ veľký súbor (tisíce kontaktov), proces môže trvať niekoľko minút. Neopúšťaj stránku a nekliki na tlačidlo Importovať viackrát — mohlo by to spôsobiť duplicitné záznamy. Počkaj, kým sa zobrazí hlásenie s výsledkami.
• Ako zistiť, ktoré kontakty boli chybné? Systém ti povie len celkový počet chybných kontaktov, ale nezobrazí konkrétne riadky. Odporúčame pred importom skontrolovať CSV súbor v Exceli alebo textovom editore a overiť, že všetky e-mailové adresy sú platné.