• Docs
• Hotel
• Platby
• Hotelový účet

Hotelový účet

Hotelový účet

V tejto sekcii spravuješ hotelový účet konkrétnej rezervácie – naťažuješ položky na izby alebo spoločný účet, vytváraš faktúry, eviduješ prijaté platby a kontroluješ, čo hosť ešte dlhuje. Sem prídeš vždy, keď potrebuješ pridať spotrebu z minibaru, naúčtovať raňajky, vytvoriť faktúru pri checkout alebo skontrolovať, či hosť zaplatil zálohový doklad.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Hotel → Platby. Adresa v prehliadači: /manager/reservations/money/. Obrazovka sa vždy otvára v kontexte konkrétnej rezervácie – vľavo vidíš widget s detailom rezervácie (meno hosťa, termín, izby), vpravo pracovný priestor s účtom. Hore v breadcrumb navigácii vidíš cestu: Hotel / Detail rezervácie č. [číslo], [meno hosťa] / Účet.

V hornej časti obrazovky nájdeš rozbaľovacie menu Hotelový účet, kde prepínaš medzi týmito režimami:

• Naťaženie položiek – pridávaš položky na konkrétnu izbu alebo spoločný účet
• Zobraziť všetko – prehľad všetkých naťažených položiek naprieč všetkými izbami
• Hromadná editácia – upravuješ množstvo alebo cenu už naťažených položiek
• Hromadné naťaženie – pridávaš jednu položku naraz na všetky izby v rezervácii

Čo tu môžeš robiť

• Naťažiť položku na izbu alebo spoločný účet – vyhľadáš položku (napr. raňajky, minibar), nastavíš dátum a množstvo, pridáš ju na účet konkrétnej izby alebo na spoločný účet celej rezervácie.
• Vytvoriť faktúru alebo doklad – po naťažení položiek vytvoríš faktúru k prijatej platbe, proforma faktúru alebo iný vyúčtovací doklad. Systém ti ponúkne tlačidlo Vytvoriť doklad pri zúčtovaných položkách.
• Evidovať prijatú predplatbu – ak hosť zaplatil online alebo vopred, systém ti zobrazí hlášku „Evidujeme úspešnú online platbu, ale automatické vytvorenie dokladu ešte neprebehlo" a tlačidlo Vytvoriť doklad teraz.
• Použiť poukážku – klikneš na tlačidlo Poukážka vedľa vyhľadávacieho poľa a zadáš kód poukážky, ktorá sa automaticky odpočíta z účtu.
• Presunúť položky na spoločný účet – ak chceš zlúčiť všetky položky z jednotlivých izieb na jeden spoločný účet, použiješ akciu „alltomain" (dostupnú cez interné odkazy v detaile rezervácie).
• Skontrolovať minibar – po checkout označíš, že minibar bol skontrolovaný (checkbox Minibar skontrolovaný).
• Zobraziť existujúce doklady – v sekcii Existujúce doklady vidíš všetky vystavené faktúry, proforma faktúry a stornované doklady s odkazmi na detail.
• Nastaviť multiplikátor – pri hromadnom naťažení (napr. raňajky pre všetkých hostí) nastavíš multiplikátor podľa počtu osôb, nocí alebo izieb (tlačidlá Osoba pobyt, Osoba noc, Izba noc).
• Zmeniť firemný cenník – ak rezervácia čerpá firemný cenník, vidíš hlášku „Rezervácia čerpá firemný cenník" a tlačidlo Zmeniť, ktorým prepneš na iný cenník.
• Odstrániť položku z účtu – pri každej naťaženej položke je ikona koša; po kliknutí sa zobrazí potvrdzovacie okno „Naozaj odstrániť položku pokladne z účtu?".

Postup krok za krokom

Typický scenár: Naťažiť raňajky na izbu 101 a vytvoriť faktúru pri checkout

1. Vyber účet izby – v rozbaľovacom menu Hotelový účet nechaj zvolené Naťaženie položiek. Ak chceš naťažiť na konkrétnu izbu, systém ti automaticky ponúkne zoznam izieb v rezervácii (napr. „101 – Dvojlôžková izba"). Ak chceš naťažiť na spoločný účet, vyber možnosť Spoločný účet.
2. Nastav dátum a kategóriu – do poľa Dátum zadaj dátum spotreby (predvyplnený je dnešný dátum). V rozbaľovacom menu Kategória vyber kategóriu položky (napr. „Raňajky", „Minibar", „Wellness"). Ak nevieš, ktorú kategóriu zvoliť, vyber „Zostavy" – tam nájdeš predpripravené balíčky služieb.
3. Vyhľadaj položku – do poľa Názov začni písať názov položky (napr. „raňajky"). Systém ti automaticky ponúkne zoznam položiek z pokladne, ktoré zodpovedajú vyhľadávaniu. Klikni na požadovanú položku. Ak potrebuješ naťažiť viacero kusov (napr. raňajky pre 2 osoby), nastav v poli Multiplikátor číslo 2, alebo klikni na jedno z tlačidiel Osoba pobyt, Osoba noc, Izba noc – systém automaticky vypočíta počet kusov podľa počtu hostí, nocí alebo izieb v rezervácii.
4. Potvrď naťaženie – klikni na tlačidlo Potvrdiť (alebo stlač Enter). Položka sa pridá do tabuľky Naťažené položky nižšie na stránke. Ak si urobil chybu, klikni na ikonu koša pri položke a potvrď odstránenie.
5. Skontroluj zúčtované položky – po naťažení všetkých položiek skontroluj tabuľku Zúčtované položky. Tu vidíš súčet všetkých položiek na účte. V stĺpci Na úhradu vidíš celkovú sumu, ktorú hosť dlhuje.
6. Vytvor faktúru – ak je hosť pripravený zaplatiť (napr. pri checkout), klikni na tlačidlo Vytvoriť doklad pod tabuľkou zúčtovaných položiek. Systém ťa presmeruje na formulár vytvorenia faktúry. Vyber typ dokladu (napr. Faktúra k prijatej platbe), skontroluj údaje hosťa a klikni na Vytvoriť faktúru. Faktúra sa automaticky pridá do sekcie Existujúce doklady.
7. Eviduj platbu – ak hosť zaplatil online alebo vopred a vidíš hlášku „Evidujeme úspešnú online platbu, ale automatické vytvorenie dokladu ešte neprebehlo", klikni na tlačidlo Vytvoriť doklad teraz. Systém automaticky vytvorí doklad a pripíše prijatú platbu k rezervácii.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Hotelový účet (rozbaľovacie menu) – prepínaš medzi režimami práce s účtom. Naťaženie položiek = pridávaš položky na konkrétnu izbu alebo spoločný účet. Zobraziť všetko = vidíš prehľad všetkých naťažených položiek naprieč všetkými izbami. Hromadná editácia = upravuješ množstvo alebo cenu už naťažených položiek. Hromadné naťaženie = pridávaš jednu položku naraz na všetky izby v rezervácii (napr. raňajky pre všetkých hostí).
• Dátum – dátum spotreby položky. Predvyplnený je dnešný dátum, ale môžeš ho zmeniť (napr. ak naťažuješ minibar spotrebovaný včera). Formát: dd.mm.yyyy. Toto pole sa nezobrazuje v režime Hromadná editácia a Hromadné naťaženie.
• Multiplikátor – počet kusov položky, ktoré chceš naťažiť. Môžeš zadať číslo ručne alebo kliknúť na jedno z tlačidiel: Osoba pobyt (počet hostí v rezervácii), Osoba noc (počet hostí × počet nocí), Izba noc (počet izieb × počet nocí), Izba noc - 1 (počet izieb × počet nocí mínus 1, napr. ak raňajky nie sú v deň príchodu). Systém automaticky vypočíta hodnotu podľa zvoleného režimu.
• Kategória – kategória položky z pokladne (napr. „Raňajky", „Minibar", „Wellness", „Parkovné"). Výber kategórie zužuje zoznam položiek pri vyhľadávaní. Ak nevieš, ktorú kategóriu zvoliť, vyber Zostavy – tam nájdeš predpripravené balíčky služieb (napr. „Raňajky + wellness").
• Názov – vyhľadávacie pole pre položky z pokladne. Začni písať názov položky (napr. „raňajky", „pivo", „masáž") a systém ti automaticky ponúkne zoznam položiek, ktoré zodpovedajú vyhľadávaniu. Klikni na požadovanú položku a tá sa pridá do formulára. Placeholder: „Zadaním názvu položky spustite vyhľadávanie".
• Poukážka (tlačidlo) – vedľa poľa Názov je tlačidlo Poukážka. Po kliknutí sa otvorí okno, kde zadáš kód poukážky (napr. darčekový poukaz, zľavový kupón). Systém automaticky odpočíta hodnotu poukážky z účtu. Toto tlačidlo sa nezobrazuje v režime Hromadná editácia a Hromadné naťaženie.
• Potvrdiť (tlačidlo) – po vyplnení všetkých polí klikni na Potvrdiť a položka sa pridá na účet. Ak si urobil chybu, klikni na ikonu koša pri položke v tabuľke Naťažené položky a potvrď odstránenie.
• Položky hotelového účtu izby (tabuľka) – zoznam všetkých položiek naťažených na konkrétnu izbu alebo spoločný účet. Stĺpce: Názov položky, Dátum, Množstvo, Cena za kus, Celková cena, DPH, Akcie (ikona koša na odstránenie). Ak je účet po checkout, tabuľka je zablokovaná a vidíš hlášku „Po checkoute už nie je možné naťažovať položky na účet."
• Naťažené položky (tabuľka) – prehľad všetkých položiek, ktoré si naťažil na účet, ale ešte neboli zúčtované (t.j. ešte nebola vytvorená faktúra). Stĺpce: Názov položky, Dátum, Množstvo, Cena za kus, Celková cena, DPH, Akcie.
• Zúčtované položky (tabuľka) – prehľad všetkých položiek, ktoré už boli zúčtované (t.j. bola vytvorená faktúra). Stĺpce: Názov položky, Dátum, Množstvo, Cena za kus, Celková cena, DPH, Číslo dokladu. Pri každej položke vidíš odkaz na detail faktúry.
• Na úhradu (stĺpec) – celková suma, ktorú hosť ešte dlhuje (súčet všetkých naťažených položiek mínus už prijaté platby). Ak je hodnota 0, hosť má zaplatené. Ak je hodnota záporná, hosť má preplatok (napr. zaplatil viac ako spotreboval).
• Spolu (riadok) – súčet všetkých položiek v tabuľke. Zobrazuje sa na konci tabuľky Naťažené položky a Zúčtované položky.
• Vytvoriť doklad (tlačidlo) – zobrazuje sa pod tabuľkou Zúčtované položky, ak sú na účte naťažené položky, ktoré ešte neboli zúčtované. Po kliknutí sa otvorí formulár na vytvorenie faktúry, proforma faktúry alebo iného vyúčtovacieho dokladu.
• Existujúce doklady (sekcia) – zoznam všetkých dokladov vytvorených k tejto rezervácii. Zobrazujú sa tu: Faktúra k prijatej platbe, Proforma faktúra, Faktúra uhradená, Stornované doklady. Pri každom doklade vidíš číslo dokladu, dátum vystavenia a odkaz na detail (Detail).
• Nová prijatá predplatba (hlásenie) – ak hosť zaplatil online alebo vopred a systém ešte nevytvoril doklad automaticky, zobrazí sa hlásenie „Evidujeme úspešnú online platbu, ale automatické vytvorenie dokladu ešte neprebehlo" a tlačidlo Vytvoriť doklad teraz. Po kliknutí systém automaticky vytvorí doklad a pripíše prijatú platbu k rezervácii.
• Minibar skontrolovaný (checkbox) – po checkout označíš, že minibar bol skontrolovaný. Toto pole sa zobrazuje len v detaile rezervácie po checkout.
• Rezervácia čerpá firemný cenník (hlásenie) – ak je rezervácia naviazaná na firemnú zmluvu s osobitným cenníkom, zobrazí sa hlásenie „Rezervácia čerpá firemný cenník" a tlačidlo Zmeniť. Po kliknutí môžeš prepnúť na iný cenník (napr. štandardný cenník hotela).
• Spoločný účet (voľba v zozname účtov) – ak chceš naťažiť položku na spoločný účet celej rezervácie (nie na konkrétnu izbu), vyber túto možnosť. Spoločný účet sa používa napr. pri skupinových rezerváciách, kde všetky položky platí jeden hosť alebo firma.
• Detail (odkaz) – pri každom doklade v sekcii Existujúce doklady je odkaz Detail. Po kliknutí sa otvorí detail dokladu, kde vidíš všetky položky, sumu, DPH, údaje hosťa a môžeš doklad stiahnuť ako PDF alebo poslať e-mailom.
• Zatvoriť (tlačidlo) – zatvára modálne okno alebo formulár (napr. po vytvorení dokladu alebo zadaní poukážky).

Tipy a časté chyby

• Účet je zablokovaný po checkout – ak vidíš hlášku „Po checkoute už nie je možné naťažovať položky na účet", znamená to, že rezervácia už bola ukončená (checkout) a účet je uzavretý. Ak potrebuješ pridať položku dodatočne (napr. hosť zabudol zaplatiť minibar), musíš najprv v detaile rezervácie zrušiť checkout (tlačidlo „Zrušiť checkout"), pridať položku a potom znova vykonať checkout.
• Multiplikátor nefunguje správne – ak klikneš na tlačidlo Osoba noc alebo Izba noc a systém vypočíta nesprávny počet kusov, skontroluj, či máš v rezervácii správne zadaný počet hostí a počet nocí. Multiplikátor sa počíta automaticky podľa údajov v rezervácii. Ak je počet nocí 0, multiplikátor nebude fungovať.
• Položka sa nenašla pri vyhľadávaní – ak začneš písať názov položky do poľa Názov a systém ti nič neponúkne, skontroluj, či si vybral správnu kategóriu v poli Kategória. Ak nevieš, v ktorej kategórii je položka, vyber „Zostavy" alebo nechaj kategóriu prázdnu – systém prehľadá všetky kategórie.
• Doklad sa nevytvoril automaticky po online platbe – ak hosť zaplatil online (napr. cez booking engine) a vidíš hlásenie „Evidujeme úspešnú online platbu, ale automatické vytvorenie dokladu ešte neprebehlo", klikni na tlačidlo Vytvoriť doklad teraz. Systém automaticky vytvorí doklad a pripíše prijatú platbu k rezervácii. Ak tlačidlo nevidíš, skontroluj, či máš v nastaveniach hotela zapnuté automatické vytváranie dokladov pri online platbách.
• Chcem naťažiť raňajky na všetky izby naraz – v rozbaľovacom menu Hotelový účet vyber Hromadné naťaženie. Vyhľadaj položku „raňajky", nastav multiplikátor (napr. klikni na Izba noc, aby sa raňajky naťažili na každú izbu za každú noc) a klikni na Potvrdiť. Systém automaticky pridá raňajky na všetky izby v rezervácii.
• Chcem presunúť všetky položky z izieb na spoločný účet – v detaile rezervácie (widget vľavo) klikni na odkaz „Presunúť všetko na hlavný účet" (tento odkaz sa zobrazuje len vtedy, ak máš na izbách naťažené položky, ktoré ešte neboli zúčtované). Systém automaticky presunie všetky položky z jednotlivých izieb na spoločný účet.
• Hosť má preplatok (záporná suma v stĺpci „Na úhradu") – ak je hodnota v stĺpci Na úhradu záporná (napr. -50 €), znamená to, že hosť zaplatil viac, ako spotreboval. Môžeš mu vrátiť preplatok v hotovosti alebo ho ponechať ako kredit na ďalší pobyt. Ak chceš preplatok vrátiť, vytvor doklad „Výdavkový pokladničný doklad" v module Pokladňa.
• Chcem zmeniť cenu už naťaženej položky – v rozbaľovacom menu Hotelový účet vyber Hromadná editácia. Nájdi položku, ktorú chceš upraviť, klikni na ikonu ceruzky vedľa nej, zmeň cenu alebo množstvo a klikni na Uložiť. Pozor: toto funguje len pre položky, ktoré ešte neboli zúčtované (t.j. ešte nebola vytvorená faktúra).
• Chcem odstrániť položku z účtu – v tabuľke Naťažené položky klikni na ikonu koša vedľa položky, ktorú chceš odstrániť. Zobrazí sa potvrdzovacie okno „Naozaj odstrániť položku pokladne z účtu?". Klikni na Áno a položka sa odstráni. Pozor: toto funguje len pre položky, ktoré ešte neboli zúčtované.
• Chcem vytvoriť proforma faktúru pred príchodom hosťa – naťaž všetky položky (napr. ubytovanie, raňajky), klikni na Vytvoriť doklad a vyber typ dokladu Proforma faktúra. Proforma faktúra slúži ako cenová ponuka a neúčtuje sa do pokladne. Po príchode hosťa a zaplatení vytvoríš riadnu faktúru.