• Docs
• CRM
• Importextended
• CRM import s rozšírenými údajmi klienta

CRM import s rozšírenými údajmi klienta

Importextended

Obrazovka Import s nastavením slúži na hromadné nahratie kontaktov do CRM z CSV súboru s možnosťou presného namapovať stĺpce z tvojho súboru na polia v systéme. Prídeš sem, keď potrebuješ importovať zoznam hostí z externého systému, tabuľky alebo databázy a chceš si sám určiť, ktorý stĺpec v CSV zodpovedá emailu, menu, priezvisku alebo telefónu.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na CRM, potom na Importextended. Adresa v prehliadači bude /manager/crm/importextended/. Na stránke uvidíš dve vnútorné záložky:

• Základný import – rýchly import bez nastavenia (odkaz /manager/crm/import/)
• Import s nastavením – aktuálna obrazovka, kde si nastavuješ mapovanie stĺpcov

Ak si na záložke Import s nastavením, vidíš formulár s nastaveniami a tlačidlom Uložiť.

Čo tu môžeš robiť

• Vybrať kategóriu pre import – určíš, do ktorej kategórie CRM sa kontakty pridajú. Ak kategóriu nevybereš, systém ti nedovolí pokračovať.
• Nahrať CSV súbor – klikneš na tlačidlo vybrať súbor a nahraješ CSV súbor s kontaktmi. Súbor musí byť kódovaný v UTF-8.
• Nastaviť oddeľovač stĺpcov – zadáš znak, ktorý oddeľuje stĺpce v tvojom CSV (najčastejšie bodkočiarka ; alebo čiarka ,).
• Namapovať stĺpce – pre každé pole (E-mail, Telefón, Meno, Priezvisko) vybereš číslo stĺpca v tvojom CSV súbore. Ak nejaké pole nechceš importovať, ponecháš -.
• Uložiť nastavenia a zobraziť náhľad – po kliknutí na Uložiť systém spracuje súbor a zobrazí ti tabuľku s náhľadom dát, ktoré sa importujú. Uvidíš počet riadkov, koľko kontaktov už existuje v CRM a koľko bolo preskočených kvôli neplatnému emailu.
• Spustiť import – po kontrole náhľadu klikneš na tlačidlo Importovať a systém pridá alebo aktualizuje kontakty v CRM.

Postup krok za krokom

1. Vyber kategóriu – v prvom stĺpci tabuľky klikni na rozbaľovacie menu Kategória a vyber kategóriu, do ktorej chceš kontakty priradiť. Ak kategóriu nevybereš, systém ti zobrazí chybu „Vyberte kategóriu pre import."
2. Nahraj CSV súbor – klikni na tlačidlo vybrať súbor (ikona uploadu) a vyber CSV súbor z tvojho počítača. Súbor musí byť kódovaný v UTF-8, inak sa môžu diakritické znaky zobraziť nesprávne.
3. Nastav oddeľovač stĺpcov – do poľa Oddeľovač stĺpcov zadaj znak, ktorý oddeľuje stĺpce v tvojom CSV. Predvolená hodnota je bodkočiarka ;. Ak tvoj súbor používa čiarku, zmeň ju na ,.
4. Namapuj stĺpce – pre každé pole (E-mail, Telefón, Meno, Priezvisko) vyber číslo stĺpca v tvojom CSV súbore. Napríklad ak email je v prvom stĺpci, vyber 1. Ak nejaké pole nechceš importovať, ponechaj -.
5. Ulož nastavenia – klikni na tlačidlo Uložiť v spodnej časti formulára. Systém spracuje súbor a zobrazí ti tabuľku s náhľadom dát.
6. Skontroluj náhľad – v tabuľke uvidíš všetky riadky, ktoré sa importujú. Pod tabuľkou sa zobrazí súhrn: celkový počet riadkov, koľko kontaktov už existuje v CRM a koľko bolo preskočených kvôli neplatnému emailu.
7. Spusti import – ak sú dáta v poriadku, klikni na tlačidlo Importovať. Systém pridá nové kontakty a aktualizuje existujúce. Po dokončení sa zobrazí hlásenie s počtom pridaných, aktualizovaných a preskočených kontaktov.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Kategória – rozbaľovacie menu, kde vybereš kategóriu CRM, do ktorej sa kontakty pridajú. Kategória musí byť aktívna a neodstránená. Ak kategóriu nevybereš, systém ti nedovolí pokračovať.
• Súbor .csv pre import – tlačidlo vybrať súbor, ktorým nahraješ CSV súbor z tvojho počítača. Súbor musí byť kódovaný v UTF-8. Ak súbor nie je CSV alebo sa nepodarí nahrať, systém zobrazí chybu „Nepodarilo sa nahrať súbor importu."
• Oddeľovač stĺpcov – textové pole, kde zadáš znak oddeľujúci stĺpce v CSV súbore. Predvolená hodnota je bodkočiarka ;. Ak tvoj súbor používa čiarku, zmeň ju na ,. Tento znak musí zodpovedať formátu tvojho CSV súboru.
• E-mail – rozbaľovacie menu s číslami 1 až 4 alebo -. Vyber číslo stĺpca v tvojom CSV súbore, kde sa nachádza emailová adresa. Email je povinný – ak riadok nemá platný email, systém ho preskočí.
• Telefón – rozbaľovacie menu s číslami 1 až 4 alebo -. Vyber číslo stĺpca, kde sa nachádza telefónne číslo. Ak telefón nechceš importovať, ponechaj -.
• Meno – rozbaľovacie menu s číslami 1 až 4 alebo -. Vyber číslo stĺpca, kde sa nachádza meno kontaktu. Ak meno nechceš importovať, ponechaj -.
• Priezvisko – rozbaľovacie menu s číslami 1 až 4 alebo -. Vyber číslo stĺpca, kde sa nachádza priezvisko kontaktu. Ak priezvisko nechceš importovať, ponechaj -.
• Uložiť – tlačidlo v spodnej časti formulára. Po kliknutí systém spracuje CSV súbor a zobrazí náhľad dát v tabuľke. Ak si nevybral kategóriu alebo súbor, systém zobrazí chybu.
• Importovať – tlačidlo, ktoré sa zobrazí po uložení nastavení a zobrazení náhľadu. Po kliknutí systém pridá nové kontakty a aktualizuje existujúce v CRM.
• Celkom riadkov – informácia v spodnej časti tabuľky náhľadu. Zobrazuje celkový počet riadkov v CSV súbore, ktoré sa budú importovať.
• Už existujúci v CRM – informácia v spodnej časti tabuľky náhľadu. Zobrazuje počet kontaktov, ktoré už existujú v CRM (podľa emailovej adresy). Tieto kontakty budú aktualizované, nie pridané znova.
• Preskočených (nevalidný e-mail) – informácia v spodnej časti tabuľky náhľadu. Zobrazuje počet riadkov, ktoré boli preskočené, pretože email nebol platný alebo chýbal.

Tipy a časté chyby

• Súbor musí byť v UTF-8 – ak tvoj CSV súbor obsahuje diakritiku (č, š, ž, á, é...) a nie je kódovaný v UTF-8, znaky sa zobrazia nesprávne. Pred importom otvor súbor v textovom editore (napr. Notepad++) a ulož ho s kódovaním UTF-8.
• Skontroluj oddeľovač stĺpcov – ak sa dáta v náhľade zobrazia nesprávne (napr. všetky údaje v jednom stĺpci), zmeň oddeľovač stĺpcov. Skús bodkočiarku ; alebo čiarku ,. Otvor CSV súbor v textovom editore a zisti, aký znak oddeľuje stĺpce.
• Email je povinný – systém preskočí všetky riadky, kde email chýba alebo nie je platný. Pred importom skontroluj, či všetky emailové adresy v CSV súbore sú správne. Ak chceš vidieť, ktoré riadky boli preskočené, pozri si číslo Preskočených (nevalidný e-mail) v náhľade.
• Čísla stĺpcov začínajú od 1 – ak tvoj CSV súbor má email v prvom stĺpci, vyber 1, nie 0. Systém čísluje stĺpce od 1 do 4. Ak máš viac ako 4 stĺpce, importovať môžeš len prvé štyri.
• Existujúce kontakty sa aktualizujú – ak kontakt s rovnakým emailom už existuje v CRM, systém aktualizuje jeho údaje (meno, priezvisko, telefón) a priradí ho do vybranej kategórie. Kontakt nebude duplikovaný.
• Kategória sa prepíše – ak kontakt už existuje v CRM a je priradený do inej kategórie, systém ho priradí aj do novej kategórie (kontakt môže byť v niekoľkých kategóriách naraz). Ak chceš kontakt priradiť len do jednej kategórie, musíš ho pred importom odstrániť z ostatných kategórií ručne.
• Náhľad zobrazuje max. prvých X riadkov – ak tvoj CSV súbor obsahuje veľa riadkov, náhľad môže zobraziť len časť z nich. Celkový počet riadkov uvidíš v informácii Celkom riadkov pod tabuľkou.
• Po importe skontroluj kategóriu – po dokončení importu choď do CRM → Kontakty a vyfiltruj kontakty podľa kategórie, ktorú si vybral pri importe. Skontroluj, či sa všetky kontakty pridali správne.