• Docs
• CRM
• Archív
• Archív v CRM

Archív v CRM

Archív

V Archíve nájdeš všetky vytvorené e-mailové šablóny pre automatické aj manuálne kampane. Tu spravuješ newslettery, meniny, narodeniny, notifikácie pred pobytom alebo po ňom, pripomienky expirácie kreditov a ďalšie typy správ. Každú šablónu môžeš upraviť, nastaviť jej automatické odosielanie a sledovať štatistiky doručenia.

Kde to nájdeš

Klikni v ľavom menu na CRM → Archív. Adresa v prehliadači bude /manager/crm/archive/. Po kliknutí na konkrétnu šablónu sa dostaneš do editora, kde môžeš prepínať medzi jazykovými mutáciami, nastaveniami automatického odosielania a štatistikami (Report). Vnútorné záložky sa zobrazujú podľa toho, či upravuješ obsah šablóny alebo prezeráš históriu odoslaní.

Čo tu môžeš robiť

• Pridať novú šablónu: Vyplň pole Subjekt a klikni na tlačidlo pre vytvorenie. Systém ťa presmeruje do editora, kde napíšeš text správy.
• Upraviť existujúcu šablónu: Klikni na ikonu Upraviť v riadku tabuľky. Otvorí sa editor, kde môžeš zmeniť predmet, text a nastavenia odosielania.
• Prepnúť jazykovú mutáciu: V editore vyber jazyk z rozbaľovacieho menu Jazyk a stlač Enter alebo klikni mimo poľa. Systém načíta preklad šablóny pre zvolený jazyk.
• Nastaviť automatické odosielanie: V editore prejdi na sekciu Nastavenie, zvol typ udalosti (napr. Narodeniny, Začiatok pobytu), zadaj počet dní a označ pred alebo po udalosti.
• Zobraziť štatistiky odoslaní: Klikni na ikonu v stĺpci História. Uvidíš dátumy odoslaní, počet adries, koľko správ bolo doručených a koľkokrát ich príjemcovia otvorili.
• Odstrániť šablónu: Klikni na ikonu Odstrániť v riadku tabuľky. Šablóna aj všetky jej jazykové mutácie sa natrvalo vymažú.
• Vybrať spôsob vytvárania: V editore prepni medzi WYSIWYG Editor (vizuálny editor s formátovaním) a Čistý kód (priamy HTML kód). Po zmene sa stránka obnoví.
• Filtrovať podľa distribučného kanála: V nastaveniach automatického odosielania označ jeden alebo viac kanálov (napr. Booking.com, priama rezervácia). Ak nezvolíš žiadny, správa sa odošle pre všetky kanály.
• Pridať odhlásenie z newslettra: V nastaveniach označ Pridať odhlásenie. Do správy sa automaticky vloží odkaz, ktorým sa hosť môže odhlásiť z ďalších mailov.
• Uložiť zmeny: Po úprave textu alebo nastavení klikni na tlačidlo Uložiť. Systém potvrdí hláškou Nastavenia boli uložené.

Postup krok za krokom

Vytvorenie novej šablóny pre narodeniny

1. Otvor CRM → Archív v ľavom menu.
2. Do poľa Subjekt napíš názov šablóny, napríklad „Všetko najlepšie k narodeninám".
3. Klikni na tlačidlo Pridať nový (alebo podobné tlačidlo pre vytvorenie). Systém vytvorí šablónu a presmeruje ťa do editora.
4. V editore vyber Spôsob vytvárania: WYSIWYG Editor alebo Čistý kód. Ak chceš používať vizuálny editor, nechaj prvú možnosť.
5. Do poľa Subjekt zadaj predmet e-mailu, ktorý uvidí hosť (napr. „? Všetko najlepšie k narodeninám!").
6. Do poľa Text napíš obsah správy. Môžeš použiť placeholdery ako {meno}, {priezvisko}, {email} – systém ich pri odoslaní nahradí skutočnými údajmi hosťa.
7. Klikni na Uložiť. Systém potvrdí uloženie hláškou.
8. Prejdi na sekciu Nastavenie (môže byť v spodnej časti editora alebo v samostatnej záložke).
9. Prepni prepínač z Neposielať pravidelne na Posielať pravidelne.
10. V rozbaľovacom menu Špecifikácia vyber Narodeniny.
11. Do poľa dní zadaj číslo, napríklad 0 (odošle sa v deň narodenín) alebo 1 (deň pred narodenínami).
12. Označ pred alebo po udalosti. Ak chceš poslať správu deň pred narodenínami, zvol pred a zadaj 1.
13. Ak chceš pridať odkaz na odhlásenie, označ Pridať odhlásenie.
14. Klikni na Uložiť. Od tejto chvíle systém automaticky odošle túto šablónu hosťom podľa nastaveného pravidla.

Preklad šablóny do ďalšieho jazyka

1. Otvor šablónu kliknutím na ikonu Upraviť v tabuľke.
2. V editore nájdi rozbaľovacie menu Jazyk (zvyčajne hore pri názve šablóny).
3. Vyber jazyk, do ktorého chceš šablónu preložiť (napr. angličtina, nemčina).
4. Stránka sa obnoví a zobrazí prázdne polia Subjekt a Text pre zvolený jazyk.
5. Vyplň preložený predmet a text správy.
6. Klikni na Uložiť. Systém uloží preklad a pri odosielaní automaticky použije správny jazyk podľa jazyka hosťa.

Zobrazenie štatistík odoslaných správ

1. V tabuľke Archívu nájdi šablónu, ktorej štatistiky chceš vidieť.
2. Klikni na ikonu v stĺpci História (zvyčajne ikona dokumentu alebo grafu).
3. Otvorí sa prehľad odoslaní. Uvidíš tabuľku s týmito stĺpcami: Dátum, Na odoslanie, Odoslaných, Počet zobrazení, Detail.
4. Každý riadok predstavuje jedno hromadné odoslanie (napr. všetky narodeniny za jeden deň).
5. Ak chceš vidieť zoznam konkrétnych e-mailových adries, klikni na ikonu v stĺpci Detail.
6. Zobrazí sa tabuľka s jednotlivými príjemcami, ich e-mailami, jazykom a stavom doručenia (Odoslaný alebo Neodoslaný).
7. Pre návrat späť klikni na tlačidlo späť v hornej lište (ikona šípky doľava).

Polia, stĺpce a nastavenia

• Subjekt: Názov šablóny v tabuľke Archívu a zároveň predmet e-mailu, ktorý uvidí príjemca. Zmeň ho, ak chceš upraviť text v predmete správy. Pri vytváraní novej šablóny je toto pole povinné.
• Text: Obsah e-mailovej správy. Môžeš sem vložiť HTML kód (ak používaš Čistý kód) alebo formátovať text cez vizuálny editor (ak používaš WYSIWYG Editor). Systém podporuje placeholdery ako {meno}, {priezvisko}, {email}, {hotel}, {rezervacia_id} a ďalšie – pri odoslaní sa nahradia skutočnými údajmi hosťa.
• Spôsob vytvárania: Prepínač medzi WYSIWYG Editor (vizuálny editor s tlačidlami na formátovanie) a Čistý kód (priamy HTML kód). Ak si istý v HTML, zvol Čistý kód – máš plnú kontrolu nad vzhľadom. Ak preferuješ jednoduchšie rozhranie, nechaj WYSIWYG Editor.
• Jazyk: Rozbaľovacie menu na prepínanie medzi jazykovými mutáciami šablóny. Ak máš hotel s viacerými jazykmi, musíš vyplniť Subjekt a Text pre každý jazyk zvlášť. Systém automaticky odošle správu v jazyku hosťa (podľa jazyka rezervácie alebo profilu v CRM).
• Neposielať pravidelne / Posielať pravidelne: Prepínač, ktorý aktivuje alebo deaktivuje automatické odosielanie. Ak zvolíš Neposielať pravidelne, šablóna sa neodošle automaticky – môžeš ju použiť len manuálne (napr. pri hromadnom odosielaní z CRM). Ak zvolíš Posielať pravidelne, systém ju odošle podľa nastaveného pravidla.
• Špecifikácia: Rozbaľovacie menu s typmi udalostí: Meniny, Narodeniny, Začiatok pobytu, Koniec pobytu, Koniec opcie, Nová rezervácia, Zrušenie rezervácie, Registrácia, Zmena statusu, Po poslednej CRM transakcii, Pred expiráciou CRM kreditu. Vyber udalosť, ktorá spustí odoslanie šablóny. Napríklad ak zvolíš Začiatok pobytu a nastavíš 1 deň pred, hosť dostane správu deň pred príchodom.
• dní: Počet dní pred alebo po udalosti, kedy sa má správa odoslať. Zadaj číslo (napr. 0 = v deň udalosti, 1 = deň pred/po, 7 = týždeň pred/po). Funguje v kombinácii s prepínačom pred / po.
• pred / po: Prepínač, ktorý určuje, či sa správa odošle pred alebo po udalosti. Napríklad Koniec pobytu + 1 deň + po = správa sa odošle deň po odchode hosťa. Začiatok pobytu + 2 dni + pred = správa sa odošle dva dni pred príchodom.
• Bez odhlásenia / Pridať odhlásenie: Prepínač, ktorý pridá do správy odkaz na odhlásenie z newslettra. Ak zvolíš Pridať odhlásenie, systém automaticky vloží do pätičky e-mailu odkaz, ktorým sa hosť môže odhlásiť z ďalších marketingových správ. Povinné pre newslettre podľa GDPR.
• Stav: Filter pre automatické odosielanie podľa statusu rezervácie. Môžeš označiť jeden alebo viac statusov (napr. Potvrdená, Opcia, Zrušená). Ak nezvolíš žiadny, správa sa odošle pre všetky statusy. Užitočné, ak chceš poslať pripomienku len potvrdeným rezerváciám.
• Distribučný kanál: Filter pre automatické odosielanie podľa zdroja rezervácie. Môžeš označiť jeden alebo viac kanálov (napr. Booking.com, Expedia, priama rezervácia cez web). Ak nezvolíš žiadny, správa sa odošle pre všetky kanály. Užitočné, ak chceš poslať inú správu hosťom z Booking.com a inú hosťom z priameho webu.
• Notifikácia: Prepínač, ktorý určuje, či ide o notifikačnú správu (napr. potvrdenie rezervácie, zmena statusu) alebo marketingovú správu (newsletter, narodeniny). Notifikácie sa odosielajú aj hosťom, ktorí sa odhlásili z marketingových správ.
• Status online check-inu: Filter pre automatické odosielanie podľa stavu online check-inu. Môžeš zvoliť Kompletne vyplnený checkin alebo iné stavy. Užitočné, ak chceš poslať pripomienku hosťom, ktorí ešte nevyplnili check-in.
• Dátum: Stĺpec v tabuľke štatistík, ktorý zobrazuje dátum odoslania hromadnej kampane. Kliknutím na riadok zobrazíš detail odoslaní.
• Na odoslanie: Stĺpec v tabuľke štatistík, ktorý zobrazuje celkový počet e-mailových adries, ktorým mala byť správa odoslaná (vrátane neúspešných).
• Odoslaných: Stĺpec v tabuľke štatistík, ktorý zobrazuje počet úspešne doručených správ. Ak je číslo nižšie ako Na odoslanie, niektoré e-maily neboli doručené (napr. neplatná adresa, plná schránka).
• Počet zobrazení: Stĺpec v tabuľke štatistík, ktorý zobrazuje, koľkokrát príjemcovia otvorili správu. Jedno otvorenie = jeden hosť otvoril e-mail aspoň raz. Ak je číslo vyššie ako Odoslaných, niektorí hostia otvorili správu viackrát.
• Detail: Stĺpec v tabuľke štatistík s ikonou, ktorá otvorí zoznam konkrétnych príjemcov. Uvidíš e-mailové adresy, jazyk a stav doručenia (Odoslaný / Neodoslaný).
• Upraviť: Ikona v tabuľke Archívu, ktorá otvorí editor šablóny. Kliknutím sa dostaneš do režimu úpravy, kde môžeš zmeniť text, nastavenia a preklady.
• Odstrániť: Ikona v tabuľke Archívu, ktorá natrvalo vymaže šablónu aj všetky jej jazykové mutácie. Akcia je nevratná – systém nepýta potvrdenie, šablóna sa vymaže okamžite.

Tipy a časté chyby

• Zabudneš vyplniť preklady: Ak máš hotel s viacerými jazykmi a nevyplníš Subjekt a Text pre všetky jazyky, systém zobrazí upozornenie. Hosť s iným jazykom ako slovenčina dostane prázdnu správu alebo správu v slovenčine. Vždy skontroluj, či sú všetky jazykové mutácie vyplnené.
• Nesprávne nastavenie „pred" / „po": Ak chceš poslať správu deň pred príchodom, musíš zvoliť Začiatok pobytu, 1 deň, pred. Časté chyby: zvolíš po namiesto pred alebo zadáš 0 dní (správa sa odošle v deň príchodu, nie deň pred). Vždy si skontroluj kombináciu udalosti, počtu dní a prepínača pred / po.
• Placeholdery nefungujú: Ak napíšeš {meno} do textu a pri odoslaní sa nenahradí skutočným menom, skontroluj, či si použil správnu syntax. Systém rozpoznáva len placeholdery v zložených zátvorkách, napr. {meno}, {priezvisko}, {email}. Ak napíšeš {{meno}} alebo [meno], placeholder sa nenahradí.
• Správa sa neodošle automaticky: Skontroluj, či si prepol prepínač z Neposielať pravidelne na Posielať pravidelne. Ak je nastavenie správne a správa sa stále neodošle, skontroluj, či si zvolil správny Stav a Distribučný kanál. Ak si označil len Potvrdená a hosť má rezerváciu v stave Opcia, správa sa neodošle.
• Štatistiky sú prázdne: Ak klikneš na História a nevidíš žiadne dáta, šablóna ešte nebola odoslaná. Systém zobrazí hlášku „neodoslaný". Štatistiky sa objavia až po prvom automatickom alebo manuálnom odoslaní.
• Prepínaš medzi WYSIWYG a čistým kódom: Ak začneš písať v WYSIWYG Editor a potom prepneš na Čistý kód, editor pridá HTML tagy (napr. <p>, <br>). Ak potom prepneš späť na WYSIWYG Editor, môžu sa objaviť duplicitné medzery alebo zlomenia riadkov. Odporúčame zvoliť jeden spôsob vytvárania a pri ňom zostať.
• Odhlásenie z newslettra nefunguje: Ak hosť klikne na odkaz odhlásenia a stále dostává správy, skontroluj, či si označil Pridať odhlásenie v nastaveniach šablóny. Ak je prepínač na Bez odhlásenia, odkaz sa do správy nevloží. Tiež skontroluj, či šablóna nie je označená ako Notifikácia – notifikácie sa odosielajú aj odhláseným hosťom.
• Správa sa odošle viackrát: Ak hosť dostane tú istú správu viackrát za deň, skontroluj, či nemáš vytvorené dve šablóny s rovnakým nastavením (napr. dve šablóny pre Narodeniny s 0 dní). Systém odošle všetky aktívne šablóny, ktoré spĺňajú podmienky.