• Docs
• Reporty
• Pokladňa
• 9. Prehľad nezúčtovaných záloh
• 9. Prehľad nezúčtovaných záloh

9. Prehľad nezúčtovaných záloh

9. Prehľad nezúčtovaných záloh

Tento report ti ukáže všetky zálohy, ktoré boli vystavené ako faktúry, ale ešte neboli použité na úhradu finálneho dokladu. Používaš ho pri kontrole, či všetky prijaté zálohy boli správne spárované s pobytmi, objednávkami alebo inými službami, alebo či niektoré zostali „visieť" v systéme bez zúčtovania.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Reporty → Pokladňa → 9. Prehľad nezúčtovaných záloh. Adresa v prehliadači bude /manager/reports/register/36/. Report sa zobrazí okamžite ako tabuľka so zoznamom všetkých nezúčtovaných zálohových faktúr. Ak chceš vidieť stav k určitému dátumu, môžeš v URL pridať parametre dátumu (deň, mesiac, rok), inak systém zobrazí všetky zálohy, ktoré nemajú vyplnený dátum zúčtovania.

Čo tu môžeš robiť

• Zobraziť zoznam nezúčtovaných záloh: Tabuľka sa načíta automaticky a zobrazí všetky zálohové faktúry, ktoré ešte neboli použité na úhradu finálneho dokladu.
• Otvoriť detail faktúry: Kliknutím na číslo faktúry v stĺpci „Číslo faktúry" sa otvorí nová záložka s detailom dokladu v sekcii Pokladňa.
• Prejsť na objednávku alebo rezerváciu: Kliknutím na ID objednávky v stĺpci „ID objednávky" sa otvorí príslušná rezervácia hotela, objednávka podujatia, voucher, darčeková karta alebo iný záznam, ku ktorému záloha patrí.
• Manuálne označiť dátum zúčtovania: Kliknutím na ikonu faktúry v poslednom stĺpci sa zobrazí pole kalendára, kde môžeš zadať dátum, kedy bola záloha zúčtovaná. Po výbere dátumu sa záznam automaticky uloží a zmizne zo zoznamu pri ďalšom načítaní reportu.
• Skontrolovať sumy: V spodnom riadku tabuľky vidíš súčet všetkých nezúčtovaných záloh (suma bez DPH, DPH, suma s DPH), čo ti pomôže rýchlo zistiť celkovú výšku nevyrovnaných záloh.

Postup krok za krokom

1. Otvor report: V ľavom menu klikni na Reporty → Pokladňa → 9. Prehľad nezúčtovaných záloh. Systém načíta tabuľku so všetkými zálohami, ktoré nemajú vyplnený dátum zúčtovania.
2. Skontroluj zoznam: Prezri si stĺpce „Číslo faktúry", „Odberateľ", „Dátum dodania" a „Suma s DPH". Zisti, ktoré zálohy sú staršie alebo patria k už ukončeným pobytom či objednávkam.
3. Otvor detail objednávky: Klikni na číslo v stĺpci „ID objednávky" (napr. číslo rezervácie hotela alebo objednávky podujatia). Otvorí sa nová záložka, kde môžeš overiť, či bola záloha skutočne použitá na úhradu finálneho dokladu.
4. Označ dátum zúčtovania (ak je záloha použitá): Ak zistíš, že záloha bola zúčtovaná, ale systém to nezachytil automaticky, klikni na ikonu faktúry v poslednom stĺpci. Zobrazí sa pole kalendára – vyber dátum, kedy bola záloha použitá. Pole sa po výbere dátumu zmení na červené a potom na svetlé, čo znamená, že sa údaj uložil.
5. Skontroluj súčty: V spodnom riadku tabuľky si prezri celkovú sumu nezúčtovaných záloh. Ak je suma príliš vysoká alebo obsahuje staré zálohy, kontaktuj účtovníka alebo manažéra, aby ste preverili, či nejde o chybu v spárovaní dokladov.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Číslo faktúry: Unikátne číslo zálohového dokladu. Kliknutím sa otvorí detail faktúry v novej záložke (/manager/register/invoices/detail/0/), kde vidíš všetky položky, platby a históriu dokladu.
• Rok: Rok vystavenia zálohového dokladu. Pomáha ti rýchlo identifikovať staré zálohy, ktoré by už mali byť dávno zúčtované.
• Odberateľ: Meno hosťa alebo firmy, ktorá zálohu zaplatila. Ak je pole prázdne, ide o anonymnú platbu alebo chybu v dátach.
• Dátum dodania: Dátum, kedy bola záloha vystavená. Nie je to dátum platby, ale dátum vytvorenia dokladu v systéme.
• Druh FA: Kategória faktúry (napr. Zálohová faktúra, Daňový doklad). Tento stĺpec ti pomôže rozlíšiť typ dokladu, ak máš v systéme viacero druhov záloh.
• ID objednávky: Číslo rezervácie hotela, objednávky podujatia, vouchera, darčekovej karty alebo iného záznamu, ku ktorému záloha patrí. Kliknutím sa otvorí príslušná obrazovka (napr. /manager/reservations/edit/0/ pre hotel, /manager/services/reservations/order/0/ pre podujatia). Ak je pole prázdne, záloha nie je spárovaná s žiadnou objednávkou.
• Typ modulu (prázdny stĺpec vedľa ID objednávky): Zobrazuje, z ktorého modulu záloha pochádza – Hotel, Podujatia, Darčeková karta, CRM Kredit, Voucher alebo Paymaster. Pomáha ti rýchlo zorientovať sa, kde hľadať príslušný záznam.
• Suma bez DPH: Výška zálohy bez dane. Používaš ju pri kontrole účtovných zostatkov alebo pri porovnávaní so sumami v účtovnom systéme.
• DPH: Výška dane z pridanej hodnoty na zálohe. Vypočíta sa automaticky podľa nastavenia DPH v systéme.
• Suma s DPH: Celková výška zálohy vrátane dane. Toto je suma, ktorú hosť zaplatil a ktorá by mala byť zúčtovaná vo finálnom dokladde.
• Dátum zúčtovania: Dátum, kedy bola záloha použitá na úhradu finálneho dokladu. Ak je pole prázdne, záloha ešte nebola zúčtovaná. Kliknutím na ikonu faktúry v tomto stĺpci môžeš manuálne zadať dátum zúčtovania.
• Ikona faktúry (posledný stĺpec): Kliknutím sa zobrazí pole kalendára, kde môžeš zadať dátum zúčtovania. Po výbere dátumu sa záznam uloží a pri ďalšom načítaní reportu už nebude v zozname nezúčtovaných záloh.

Tipy a časté chyby

• Záloha je v zozname, ale bola použitá: Ak vidíš zálohu, ktorá bola podľa teba zúčtovaná, skontroluj detail objednávky (klikni na ID objednávky). Možno bola záloha použitá v inom module (napr. v Paymastri namiesto v Hoteli) alebo nebola správne spárovaná s finálnym dokladom. Ak je všetko v poriadku, klikni na ikonu faktúry a manuálne zadaj dátum zúčtovania.
• Staré zálohy z minulých rokov: Ak v zozname vidíš zálohy staršie ako 1 rok, pravdepodobne ide o chybu v spárovaní alebo o zálohy, ktoré neboli nikdy použité (napr. hosť zrušil rezerváciu a záloha nebola vrátená). Skontroluj detail faktúry a objednávky, prípadne kontaktuj účtovníka.
• Prázdne pole „ID objednávky": Ak je stĺpec „ID objednávky" prázdny, záloha nie je spárovaná s žiadnou rezerváciou ani objednávkou. Môže ísť o manuálne vystavenú faktúru alebo o chybu pri vytváraní dokladu. Otvor detail faktúry (klikni na číslo faktúry) a skontroluj, či je v poznámkach uvedené, ku ktorej objednávke patrí.
• Suma v spodnom riadku je príliš vysoká: Ak je celková suma nezúčtovaných záloh nezvyčajne vysoká, môže to znamenať, že systém nezachytil automatické zúčtovanie pri vytváraní finálnych dokladov. Skontroluj nastavenia modulu Pokladňa (sekcia Nastavenia → Faktúry) a overiť, či je zapnuté automatické spárovanie záloh s finálnymi dokladmi.
• Dátum zúčtovania sa neuloží: Ak po výbere dátumu v kalendári pole zostane červené a nezobrazí sa svetlá farba, skontroluj internetové pripojenie alebo skús obnoviť stránku. Ak problém pretrváva, môže ísť o chybu v prehliadači – vyskúšaj iný prehliadač alebo vymaž vyrovnávaciu pamäť.
• Chcem vidieť stav k minulému dátumu: Ak potrebuješ vidieť, ktoré zálohy boli nezúčtované k určitému dátumu v minulosti (napr. ku koncu mesiaca), musíš manuálne upraviť URL adresu. Pridaj na koniec adresy /manager/reports/register/36/ parametre v tvare /deň/mesiac/rok/ (napr. /manager/reports/register/36/31/12/2023/ pre 31.12.2023). Systém zobrazí všetky zálohy, ktoré boli vystavené pred týmto dátumom a ešte neboli zúčtované k tomuto dátumu.