• Docs
• Reporty
• Hotel
• 28. CRM mailing
• 28. CRM mailing

28. CRM mailing

28. CRM mailing

Táto obrazovka ti ukáže prehľad všetkých automatických e-mailov, ktoré systém poslal alebo mal poslať hosťom v rámci CRM automatov (pred príchodom, po odchode, pri zmene statusu, zrušení rezervácie a podobne). Prídeš sem, keď chceš skontrolovať, či sa e-mail skutočne odoslal, prečo sa neodoslal, alebo kedy je naplánovaný.

Kde to nájdeš

Klikni v ľavom menu na Reporty → Hotel → 28. CRM mailing. Adresa v prehliadači bude /manager/reports/hotel/83/. Po otvorení sa automaticky načíta rozsah dátumov (predvolene 7 dní dozadu a 14 dní dopredu od dnešného dňa), ktorý pokrýva typické automaty pred príchodom aj po odchode.

Čo tu môžeš robiť

• Filtrovať podľa obdobia pobytu: Zvoľ dátumový rozsah (od – do) a systém zobrazí všetky rezervácie, ktorých príchod spadá do tohto intervalu. Následne pre každú rezerváciu vyhodnotí, či a kedy mal byť odoslaný e-mail podľa aktívnych CRM šablón.
• Zobraziť aj rezervácie bez e-mailu: Zaškrtni checkbox „Zobraziť aj rezervácie bez e-mailu alebo s vypnutými notifikáciami" a v tabuľke sa objavia aj riadky, ktoré by inak boli skryté (napr. rezervácie bez e-mailovej adresy, s vypnutými notifikáciami alebo odhlásené z odberu).
• Otvoriť detail rezervácie: Klikni na ID rezervácie v prvom stĺpci a prejdeš do editácie rezervácie v module Rezervácie.
• Otvoriť šablónu mailu: Klikni na odkaz „Otvoriť šablónu" v stĺpci „Šablóna mailu" a otvorí sa editácia príslušnej CRM šablóny v module CRM > Newsletter.
• Tlačiť: Klikni na tlačidlo „Tlačiť" v hornej časti a vytlačíš aktuálny zoznam.
• Export: Klikni na tlačidlo „Export" a stiahneš tabuľku vo formáte CSV alebo Excel (podľa nastavenia systému).

Postup krok za krokom

1. Otvor report: V ľavom menu klikni na Reporty → Hotel → 28. CRM mailing. Systém načíta predvolený rozsah dátumov (7 dní dozadu, 14 dní dopredu).
2. Uprav dátumový filter: Ak chceš iný rozsah, zmeň dátumy v poliach „od" a „do" a stlač Enter alebo klikni na tlačidlo pre načítanie. Systém zobrazí všetky rezervácie, ktorých príchod spadá do zvoleného obdobia.
3. Skontroluj stav odoslania: V stĺpci „Stav" vidíš, či bol e-mail odoslaný (zelená ikona „Odoslaný"), čaká na odoslanie (žltá „Naplánované" alebo „Dnes - čaká na cron"), zlyhal (červená „Neúspešné") alebo sa neodošle vôbec (šedá „Bez e-mailu v rezervácii", „Notifikácie vypnuté" a podobne).
4. Zobraz detail problému: Ak je stav iný ako „Odoslaný", prejdi myšou cez text v stĺpci „Stav" – v tooltipe alebo v riadku pod ním uvidíš presný dôvod (napr. „Stav rezervácie nepasuje na šablónu", „Distribučný kanál nepasuje", „E-mail odhlásený z odberu").
5. Otvor šablónu a oprav nastavenia: Klikni na odkaz „Otvoriť šablónu" v stĺpci „Šablóna mailu". Otvorí sa editácia CRM šablóny, kde môžeš upraviť filtre (stavy rezervácie, distribučné kanály, počet dní pred/po udalosti) alebo aktivovať/deaktivovať šablónu.
6. Skontroluj rezerváciu: Ak chceš overiť e-mailovú adresu alebo nastavenia notifikácií, klikni na ID rezervácie v prvom stĺpci a prejdeš do detailu rezervácie.

Polia, stĺpce a nastavenia

• ID rezervácie: Číslo rezervácie. Kliknutím na neho otvoríš detail rezervácie v module Rezervácie. Ak je rezervácia stornovaná, ID je zvýraznené červenou farbou.
• Príchod / Odchod: Dátumy pobytu hosťa. Systém podľa nich vypočíta očakávaný dátum odoslania e-mailu (napr. 3 dni pred príchodom, 1 deň po odchode).
• Mutácia: Jazyková verzia rezervácie (SK, EN, DE...). E-mail sa odošle v tejto mutácii, ak má šablóna preklady. Ak nie, použije sa predvolený jazyk systému.
• E-mail: E-mailová adresa hosťa z rezervácie. Ak je prázdna, v stĺpci „Stav" uvidíš „Bez e-mailu v rezervácii" a e-mail sa neodošle.
• Meno a priezvisko: Meno hosťa z rezervácie. Slúži na identifikáciu, ak máš viacero rezervácií s rovnakým e-mailom.
• Šablóna mailu: Názov CRM šablóny, ktorá sa má použiť (napr. „Pred príchodom – 3 dni", „Po odchode – 1 deň", „Zmena statusu na Potvrdená"). Pod názvom vidíš typ šablóny (Pred príchodom, Po odchode, Koniec opcie, Zmena statusu, Extra, Nová rezervácia, Zrušenie rezervácie) a počet dní pred/po udalosti (napr. „3 dní pred", „1 dní po", „v deň udalosti"). Klikni na odkaz „Otvoriť šablónu" a prejdeš do editácie šablóny v module CRM > Newsletter.
• Očakávané odoslanie: Dátum, kedy mal systém e-mail odoslať podľa nastavení šablóny (napr. 3 dni pred príchodom = príchod mínus 3 dni). Ak je tento dátum v budúcnosti, e-mail ešte len čaká na cron. Ak je v minulosti a nevidíš „Odoslaný", niečo zabránilo odoslaniu (pozri stĺpec „Stav"). Kliknutím na hlavičku stĺpca môžeš tabuľku zoradiť podľa tohto dátumu.
• Reálne odoslanie: Dátum a čas, kedy bol e-mail skutočne odoslaný (alebo kedy systém naposledy skúšal odoslať). Ak je prázdne, e-mail ešte nebol odoslaný. Kliknutím na hlavičku stĺpca môžeš tabuľku zoradiť podľa tohto dátumu.
• Stav: Aktuálny stav odoslania. Možné hodnoty:
  • Odoslaný (zelená): E-mail bol úspešne odoslaný. Pod textom vidíš príjemcu a jazyk (napr. „Príjemca: jan.novak@example.com (SK)").
  • Práve sa odosiela (žltá): Systém práve skúša e-mail odoslať. Vidíš počet pokusov (napr. „Pokusov: 2").
  • Neúspešné (vzdané) (červená): Systém sa pokúsil e-mail odoslať viackrát, ale zlyhalo to. Vidíš chybovú hlášku (napr. „SMTP error: Connection timeout").
  • Vo fronte na odoslanie (modrá): E-mail čaká v rade na odoslanie. Cron ho spracuje v najbližšom behu (každých 5 minút).
  • Naplánované [dátum] (modrá): Očakávaný dátum odoslania je v budúcnosti. E-mail sa odošle v ten deň, ak budú splnené všetky podmienky.
  • Dnes - čaká na cron (modrá): Očakávaný dátum odoslania je dnes. Cron e-mail spracuje v najbližšom behu.
  • Stornovaná rezervácia (šedá): Rezervácia je stornovaná a šablóna nie je typu „Zrušenie rezervácie", preto sa e-mail neodošle.
  • Pobyt v minulosti, after_stay neaktívne (šedá): Odchod hosťa bol pred viac ako 5 dňami a šablóna je typu „Po odchode". Systém už e-mail neodošle.
  • Pobyt v minulosti, automat neaktívny (šedá): Odchod hosťa bol v minulosti a šablóna nie je typu „Po odchode". Systém už e-mail neodošle.
  • Bez e-mailu v rezervácii (šedá): Rezervácia nemá vyplnenú e-mailovú adresu. Doplň ju v detaile rezervácie.
  • Notifikácie pre rezerváciu vypnuté (šedá): V detaile rezervácie je pole „Notifikácie" nastavené na „Neposielať". Zmeň ho na „Posielať" alebo „Posielať len potvrdenie".
  • Šablóna nemá nastavené stavy rezervácie (šedá): V šablóne nie sú vybrané žiadne stavy rezervácie. Otvor šablónu a zaškrtni aspoň jeden stav (napr. Potvrdená, Opcia).
  • Stav rezervácie nepasuje na šablónu (šedá): Aktuálny stav rezervácie (napr. Opcia) nie je v zozname stavov šablóny (napr. šablóna je nastavená len pre stav Potvrdená). Vidíš aktuálny stav v detaile (napr. „Aktuálny stav: Opcia").
  • Distribučný kanál nepasuje (šedá): Šablóna má nastavený filter na distribučné kanály (napr. len Booking.com) a rezervácia má iný kanál (napr. Priama rezervácia).
  • Chýba kompletný online check-in (šedá): Šablóna má zapnutý filter „Len rezervácie s kompletným online check-inom" a hosť check-in nedokončil.
  • Žiadna zaznamenaná zmena statusu (šedá): Šablóna je typu „Zmena statusu", ale v rezervácii nie je zaznamenaná žiadna zmena statusu.
  • Cieľový stav zmeny nepasuje na šablónu (šedá): Šablóna je typu „Zmena statusu" a rezervácia zmenila stav (napr. z Opcia na Stornovaná), ale cieľový stav (Stornovaná) nie je v zozname stavov šablóny. Vidíš cieľový stav v detaile (napr. „Zmena na: Stornovaná").
  • Rezervácia nebola stornovaná (šedá): Šablóna je typu „Zrušenie rezervácie", ale rezervácia nie je stornovaná.
  • E-mail odhlásený z odberu (šedá): Hosť sa odhlásil z odberu CRM e-mailov (klikol na odkaz „Odhlásiť z odberu" v niektorom z predchádzajúcich e-mailov).
  • Chýba referenčný dátum pre výpočet (šedá): Systém nevie vypočítať očakávaný dátum odoslania, lebo chýba referenčný dátum (napr. šablóna typu „Koniec opcie", ale rezervácia nemá vyplnený dátum konca opcie).
  • Záznam vyčistený (staršie ako 30 dní) (šedá): E-mail bol odoslaný pred viac ako 30 dňami a systém už záznam o odoslaní vymazal z databázy (automatické čistenie). Ak potrebuješ históriu starších e-mailov, pozri si log v module CRM > Odoslané e-maily.
  • Catch-up: bude vygenerovaný v najbližšom cron behu (modrá): Očakávaný dátum odoslania už uplynul, ale rezervácia ešte len bude (príchod je v budúcnosti). Systém e-mail zachytí a odošle v najbližšom cron behu.
  • Cron v deň expectedDate nezbehol, build catch-up zachytí pri ďalšom behu (modrá): Očakávaný dátum odoslania už uplynul, ale cron v ten deň nezbehl (napr. výpadok servera). Systém e-mail zachytí a odošle v najbližšom cron behu.
  • Nebol vygenerovaný ani odoslaný (šedá): Očakávaný dátum odoslania už uplynul, ale e-mail nebol odoslaný ani vygenerovaný. Skontroluj, či sú splnené všetky podmienky šablóny (stavy, distribučné kanály, notifikácie).
  • Notifikácia: žiadna izba rezervácie nemá nastavený notification email (šedá): Šablóna má zapnutý filter „Len rezervácie s nastavením notification email v izbe" a žiadna izba v rezervácii nemá vyplnené pole „Email pre notifikácie". Doplň ho v module Izby > [izba] > Email pre notifikácie.
• Checkbox „Zobraziť aj rezervácie bez e-mailu alebo s vypnutými notifikáciami": Ak ho zaškrtneš, v tabuľke sa objavia aj riadky, ktoré by inak boli skryté (napr. rezervácie bez e-mailovej adresy, s vypnutými notifikáciami, odhlásené z odberu). Predvolene je nezaškrtnutý, aby si videl len relevantné riadky.
• Tlačidlo „Tlačiť": Vytlačí aktuálny zoznam v tabuľke. Otvorí sa tlačové okno prehliadača.
• Tlačidlo „Export": Stiahne tabuľku vo formáte CSV alebo Excel (podľa nastavenia systému). Súbor obsahuje všetky stĺpce a riadky, ktoré vidíš na obrazovke.

Tipy a časté chyby

• Nevidím žiadne riadky, hoci mám rezervácie: Skontroluj, či si zvolil správny dátumový rozsah. Report zobrazuje len rezervácie, ktorých príchod spadá do zvoleného obdobia (nie dátum vytvorenia rezervácie ani očakávaný dátum odoslania e-mailu). Ak chceš vidieť e-maily, ktoré mali byť odoslané minulý týždeň, zvoľ rozsah príchodov, ktorý pokrýva rezervácie z minulého týždňa.
• E-mail má stav „Naplánované", ale už mal byť odoslaný: Skontroluj, či je šablóna aktívna (otvor ju cez odkaz „Otvoriť šablónu" a pozri sa na checkbox „Aktívna"). Ak je aktívna, skontroluj filtre (stavy rezervácie, distribučné kanály, online check-in). Ak je všetko v poriadku, e-mail sa odošle v najbližšom cron behu (každých 5 minút).
• E-mail má stav „Stav rezervácie nepasuje na šablónu": Otvor šablónu cez odkaz „Otvoriť šablónu" a skontroluj, či je v sekcii „Stavy rezervácie" zaškrtnutý aktuálny stav rezervácie (napr. ak je rezervácia v stave Potvrdená, musí byť v šablóne zaškrtnutý stav Potvrdená). Ak nie, zaškrtni ho a ulož šablónu.
• Chcem vidieť aj rezervácie bez e-mailu: Zaškrtni checkbox „Zobraziť aj rezervácie bez e-mailu alebo s vypnutými notifikáciami" v hornej časti obrazovky a stlač Enter. V tabuľke sa objavia aj riadky s týmito rezerváciami a uvidíš, prečo sa e-mail neodoslal (napr. „Bez e-mailu v rezervácii", „Notifikácie vypnuté").
• E-mail má stav „Záznam vyčistený (staršie ako 30 dní)": Systém automaticky maže záznamy o odoslaných e-mailoch staršie ako 30 dní, aby sa databáza nezaplnila. Ak potrebuješ históriu starších e-mailov, pozri si log v module CRM > Odoslané e-maily (adresa /manager/crm/archive/), kde sú uložené všetky odoslané e-maily vrátane tých starších ako 30 dní.
• Chcem zmeniť počet dní pred/po udalosti: Otvor šablónu cez odkaz „Otvoriť šablónu" a uprav pole „Počet dní pred/po udalosti". Napríklad ak chceš posielať e-mail 5 dní pred príchodom namiesto 3, zmeň hodnotu z 3 na 5 a ulož šablónu. Zmena sa prejaví len pri nových rezerváciách alebo pri rezerváciách, ktorých očakávaný dátum odoslania ešte nenastal.
• E-mail má stav „Neúspešné (vzdané)" s chybou „SMTP error": Skontroluj nastavenia SMTP servera v module Nastavenia > Účet (adresa /manager/settings/account/). Ak je SMTP server správne nastavený, skús e-mail odoslať manuálne z detailu rezervácie (tlačidlo „Odoslať e-mail"). Ak to zlyhá aj tam, kontaktuj technickú podporu.
• Chcem vidieť len e-maily, ktoré mali byť odoslané dnes: Zvoľ dátumový rozsah tak, aby pokrýval rezervácie, ktorých očakávaný dátum odoslania je dnes. Napríklad ak posielaš e-mail 3 dni pred príchodom, zvoľ rozsah príchodov od dnes + 3 dni do dnes + 3 dni. Alebo použi filter „Očakávané odoslanie" (klikni na hlavičku stĺpca a zoraď tabuľku podľa tohto dátumu).
• Nefunguje mi tlačidlo „Export": Skontroluj, či máš v prehliadači povolené sťahovanie súborov. Ak áno, skús obnoviť stránku (F5) a klikni na „Export" znova. Ak to nepomôže, skontroluj, či máš práva na export reportov (pozri sa do modulu Nastavenia > Používatelia).
• Chcem vidieť len e-maily typu „Pred príchodom": Report zobrazuje všetky typy šablón naraz (Pred príchodom, Po odchode, Zmena statusu atď.). Ak chceš filtrovať podľa typu, použi funkciu vyhľadávania v prehliadači (Ctrl+F alebo Cmd+F) a zadaj názov typu (napr. „Pred príchodom"). Alebo si tabuľku exportuj do Excelu a tam použi filter.