• Docs
• Reporty
• Pokladňa
• 1. Kontrola účtov
• 1. Kontrola účtov

1. Kontrola účtov

1. Kontrola účtov

Táto obrazovka ti ukáže prehľad rezervácií s ich finančným stavom – koľko je na hotelovom účte, koľko už hosť zaplatil a koľko ešte zostáva na doplatenie. Prídeš sem, keď potrebuješ skontrolovať, ktoré rezervácie majú nezúčtované položky, zmazané položky alebo nedoplatky, prípadně pred denným uzavretím pokladne alebo pred odchodom hostí.

Kde to nájdeš

V ľavom menu klikni na Reporty → Pokladňa → 1. Kontrola účtov. Adresa v prehliadači bude /manager/reports/register/8/. Po otvorení uvidíš formulár s dátumovým filtrom a pod ním tabuľku s rezerváciami.

Čo tu môžeš robiť

• Nastaviť dátumové obdobie: Zadaj dátumy Od a Do, vyber typ filtra (príchod, odchod alebo presah) a klikni na tlačidlo Zobraziť – systém zobrazí rezervácie v danom období.
• Filtrovať rezervácie: Klikni na Filtre a zapni checkboxy (napr. Schovať zúčtované, Schovať bez doplatku, Kontrola zmazaných položiek, Schovať stornované rezervácie) – po kliknutí na Zobraziť sa tabuľka prefiltruje podľa tvojich kritérií.
• Tlačiť report: Klikni na ikonu tlačiarne v pravom hornom rohu – otvorí sa tlačový náhľad tabuľky.
• Exportovať do Excelu: Klikni na ikonu XLS v pravom hornom rohu – stiahne sa súbor s tabuľkou v Excel formáte.
• Otvoriť detail rezervácie: Klikni na ID rezervácie v stĺpci Id rezervácie – otvorí sa nové okno s detailom rezervácie v záložke Rezervácie.

Postup krok za krokom

1. Zadaj dátumové obdobie: Do poľa Od vpíš alebo vyber dátum začiatku obdobia (napr. 01.12.2024), do poľa Do vpíš alebo vyber dátum konca obdobia (napr. 31.12.2024).
2. Vyber typ dátumového filtra: Z rozbaľovacieho menu vedľa dátumov vyber Dátum príchodu (zobrazí rezervácie, ktoré prichádzajú v danom období), Dátum odchodu (zobrazí rezervácie, ktoré odchádzajú v danom období) alebo Akýkoľvek presah (zobrazí všetky rezervácie, ktoré sa akýmkoľvek spôsobom prekrývajú s daným obdobím – toto je predvolená voľba).
3. Nastav filtre (voliteľné): Klikni na Filtre, zapni checkboxy podľa potreby (napr. Schovať zúčtované, ak chceš vidieť len rezervácie s nezúčtovanými položkami, alebo Kontrola zmazaných položiek, ak chceš vidieť rezervácie so zmazanými položkami na účte).
4. Zobraz report: Klikni na tlačidlo Zobraziť – pod formulárom sa zobrazí tabuľka s rezerváciami, ich finančnými údajmi a stavom účtov.
5. Skontroluj stĺpec Na doplatenie: Prejdi si stĺpec Na doplatenie – kladné číslo znamená, že hosť ešte dlhuje, záporné číslo znamená, že hosť preplatil (máš mu vrátiť rozdiel alebo ho použiť na ďalšie služby).
6. Otvor detail rezervácie (ak treba): Klikni na číslo v stĺpci Id rezervácie – otvorí sa nová záložka s detailom rezervácie, kde môžeš upraviť hotelový účet alebo zúčtovať platbu.

Polia, stĺpce a nastavenia

• Od / Do: Dátumové polia, do ktorých zadáš začiatok a koniec obdobia, za ktoré chceš vidieť rezervácie. Klikni do poľa a vyber dátum z kalendára alebo vpíš ručne vo formáte dd.mm.yyyy (napr. 15.01.2024). Ak nezadáš žiadne dátumy, systém automaticky zobrazí dnešný deň.
• Dátum príchodu / Dátum odchodu / Akýkoľvek presah: Rozbaľovacie menu, ktoré určuje, podľa akého dátumu sa rezervácie filtrujú. Dátum príchodu zobrazí rezervácie, ktoré prichádzajú v danom období (podľa najskoršieho príchodu z aktívnych izieb). Dátum odchodu zobrazí rezervácie, ktoré odchádzajú v danom období (podľa najneskoršieho odchodu z aktívnych izieb). Akýkoľvek presah (predvolené) zobrazí všetky rezervácie, ktoré sa akýmkoľvek spôsobom prekrývajú s daným obdobím – toto je najširší filter, použiješ ho, keď chceš vidieť všetky rezervácie, ktoré boli v hoteli počas daného obdobia. Systém si tvoju poslednú voľbu zapamätá v prehliadači.
• Schovať zúčtované: Checkbox vo filtri. Ak ho zapneš, v tabuľke sa zobrazia len rezervácie, ktoré majú nezúčtované položky na hotelovom účte (stĺpec Nezúčtované je väčší ako 0). Použiješ ho, keď chceš rýchlo nájsť rezervácie, ktoré ešte nemajú všetky položky zúčtované na dokladoch.
• Schovať bez doplatku: Checkbox vo filtri. Ak ho zapneš, v tabuľke sa zobrazia len rezervácie, ktoré majú kladnú hodnotu v stĺpci Na doplatenie (hosť ešte dlhuje). Použiješ ho pred odchodom hostí, aby si videl, kto ešte nezaplatil.
• Kontrola zmazaných položiek: Checkbox vo filtri. Ak ho zapneš, v tabuľke sa zobrazia len rezervácie, ktoré majú zmazané (stornované) položky na hotelovom účte (stĺpec Zmazané je väčší ako 0). Použiješ ho, keď potrebuješ skontrolovať, kde boli storná alebo opravy účtu.
• Schovať stornované rezervácie: Checkbox vo filtri. Ak ho zapneš, v tabuľke sa nezobrazia rezervácie so stornovaným stavom. Použiješ ho, keď chceš vidieť len aktívne rezervácie.
• Meno: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje meno a priezvisko hosťa z rezervácie. Klikni na ID rezervácie v ďalšom stĺpci, ak potrebuješ otvoriť detail.
• Termín: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje dátum príchodu a odchodu rezervácie vo formáte dd.mm.yyyy - dd.mm.yyyy. Tento termín sa vypočíta z aktívnych izieb rezervácie (nie stornovaných).
• Stav: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje aktuálny stav rezervácie (napr. Potvrdená, Check-in, Check-out, Stornovaná). Ak máš zapnutý filter Schovať stornované rezervácie, stornované rezervácie sa v tabuľke nezobrazia.
• Kanál: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje distribučný kanál, cez ktorý rezervácia prišla (napr. Booking.com, Priama rezervácia, Expedia). Pomôže ti identifikovať zdroj rezervácie.
• Id rezervácie: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje jedinečné číslo rezervácie. Klikni na číslo – otvorí sa nová záložka s detailom rezervácie v module Rezervácie, kde môžeš upraviť hotelový účet, pridať platbu alebo zmeniť stav.
• Izba (Počet izieb): Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje názov izby (ak je rezervácia priradená k jednej izbe) alebo pomlčku (ak je rezervácia priradená k viacerým izbám alebo k žiadnej). V zátvorke je počet aktívnych izieb v rezervácii (nie stornovaných).
• Počet nocí: StĽpec v tabuľke, ktorý zobrazuje celkový počet nocí všetkých aktívnych izieb v rezervácii. Napríklad ak máš rezerváciu na 2 izby na 3 noci, tento stĺpec zobrazí 6 (2 × 3).
• ADR rezervácie: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje priemernú dennú sadzbu (Average Daily Rate) rezervácie. Vypočíta sa ako celková suma hotelového účtu delená počtom nocí. Pomôže ti porovnať výnosnosť rezervácií.
• Zmazané: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje sumu zmazaných (stornovaných) položiek na hotelovom účte rezervácie. Ak je hodnota väčšia ako 0, znamená to, že na účte boli storná alebo opravy. Klikni na ID rezervácie a prejdi na hotelový účet, ak chceš vidieť detail.
• Hotelový účet: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje celkovú sumu všetkých položiek na hotelovom účte rezervácie (vrátane DPH). Toto je suma, ktorú hosť dlhuje za všetky služby (ubytovanie, strava, doplnkové služby).
• Predplatba: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje sumu, ktorú hosť už zaplatil (cez pokladňu, faktúru alebo online platbu). Ak je táto suma rovnaká ako Hotelový účet, rezervácia je úplne zaplatená.
• Nezúčtované: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje sumu položiek na hotelovom účte, ktoré ešte nie sú zúčtované na žiadnom doklade (pokladničnom doklade ani faktúre). Ak je hodnota väčšia ako 0, znamená to, že musíš vytvoriť doklad alebo faktúru. Klikni na ID rezervácie a prejdi na hotelový účet, kde môžeš zúčtovať položky.
• Na doplatenie: Stĺpec v tabuľke, ktorý zobrazuje rozdiel medzi Hotelovým účtom a Predplatbou. Kladné číslo znamená, že hosť ešte dlhuje (musíš vybrať platbu), záporné číslo znamená, že hosť preplatil (máš mu vrátiť rozdiel alebo ho použiť na ďalšie služby). Nula znamená, že rezervácia je úplne zaplatená.

Tipy a časté chyby

• Nevidíš rezerváciu, ktorú očakávaš: Skontroluj typ dátumového filtra. Ak máš nastavený Dátum príchodu a rezervácia prichádza mimo zadané obdobie, nezobrazí sa. Prepni na Akýkoľvek presah, aby si videl všetky rezervácie, ktoré boli v hoteli počas daného obdobia.
• Stĺpec Na doplatenie ukazuje zápornú hodnotu: Hosť preplatil – má preplatok na účte. Klikni na ID rezervácie, prejdi na hotelový účet a buď mu vráť rozdiel, alebo ho použi na ďalšie služby (napr. minibar, wellness). Záporná hodnota nie je chyba, len signál, že hosť má kredit.
• Stĺpec Nezúčtované je väčší ako 0, ale hosť už odišiel: Zabudol si vytvoriť pokladničný doklad alebo faktúru. Klikni na ID rezervácie, prejdi na hotelový účet (ikona peňazí) a zúčtuj položky – vyber Vytvoriť pokladničný doklad alebo Vytvoriť faktúru. Až potom sa stĺpec Nezúčtované vynuluje.
• Chceš vidieť len rezervácie s nedoplatkami: Zapni filter Schovať bez doplatku a klikni na Zobraziť. V tabuľke zostanú len rezervácie, kde stĺpec Na doplatenie je väčší ako 0. Toto je užitočné pred denným uzavretím pokladne alebo pred odchodom hostí.
• Stĺpec Zmazané ukazuje vysokú sumu: Na hotelovom účte boli storná alebo opravy. Zapni filter Kontrola zmazaných položiek, aby si videl len rezervácie so zmazanými položkami. Klikni na ID rezervácie a skontroluj hotelový účet – zmazané položky sú označené ako storno. Ak bolo storno oprávnené (napr. hosť si rozmyslel objednávku), je všetko v poriadku. Ak nie, možno niekto omylom zmazal položku – pridaj ju znova.
• Report sa načítava pomaly: Ak zadáš veľké obdobie (napr. celý rok) a máš stovky rezervácií, report sa môže načítavať dlhšie. Zúž obdobie (napr. jeden mesiac) alebo použi filtre, aby si znížil počet zobrazených riadkov.
• Chceš report vytlačiť alebo poslať účtovníčke: Klikni na ikonu tlačiarne (vytlačíš papierovú verziu) alebo na ikonu XLS (stiahneš Excel súbor, ktorý môžeš poslať emailom). Excel súbor obsahuje všetky stĺpce z tabuľky.
• Systém si zapamätá tvoj posledný typ dátumového filtra: Ak si naposledy použil Dátum odchodu, pri ďalšom otvorení reportu sa automaticky nastaví rovnaký filter. Ak chceš iný, zmeň ho ručne v rozbaľovacom menu a klikni na Zobraziť.