Predaj, zúčtovanie a uplatnenie darčekových poukazov
Ako správne pracovať s darčekovými poukazmi, ako ich správne predávať ako zúčtovať ich použitie. V tomto návode si ukážeme ako správne používať a uplatňovať darčekové poukazy, poukážky v systéme Ellipse.
1. Vytvorenie darčekových poukazov
2. Nastavenie zúčtovania predaja
3. Uplatnenie darčekových poukazov na kase a v hotelovom účte
1. Vytvorenie darčekových poukazov
Pre správne pochopenie si hneď v úvode vysvetlíme dva názvy, s ktorými systém pracuje a to darčekový poukaz = voucher a tzv. poukážka.
- voucher = darčekový poukaz = grafické poukazy zasielané klientov online alebo vytlačené (formát DL, A5, A4, podľa uváženia)
- poukážka = overovací kód (ID + kód) na uplatnenie poukazu na kase alebo v hotelovom účte
V záložke Voucher si vytvoríme kategórie darčekových poukazov. Bežne používané sú pobytové poukazy, wellness poukazy, kreditné poukazy a pod.
V záložke Voucher - Voucher si vytvárame samotné poukazy s ich cenou, platbosťou, popisom čo zahŕňajú a akým spôsobom sa dajú uplatniť. Je možné využívať expiráciu presným dátumom alebo počtom dní od zakúpenia. Táto expirácia sa aj systémom generuje do pätičky grafického poukazu.
V záložke Voucher si nahrávate grafiku pouzkazu, ktorý sa bude po úspešnom zakúpení posielať klientom vo formáte PDF. Pre grafiku je odporúčaný DL formát, ale môžete využiť aj A5 alebo A4 formát podľa uváženia. Pre výrobu grafických podkladov odporúčame využiť akýkoľvek grafický editor napr. voľne dostupná online canva.com Pre systém postačuje ponechať priestor v ľavej spodnej časti na doplenie kódu poukazu, čísla poukážky a expiráciu.
2. Nastavenie zúčtovania predaja a uplatnenia
Postup zúčtovania si vždy prekonzultujte s vaším účtovným oddelením alebo externým účtovníkom. Postup nižšie je výhradne odporúčaný a určite nie záväzný a jediný pre prácu s darčekovými poukazmi.
V záložke Voucher - Voucher - Detail poukazu - Pokladňa zadefinujete akým spôsobom bude nákup darčekového pouzkazu zúčtovaný. Aký typ faktúry sa má vygenerovať zakúpených darčekovým poukazom, a aká položka pokladne. V 90% prípadoch sa nákup darčekového poukazu zúčtováva pri nákupe ako "záloha" predplatba za budúce služby. Sadzba DPH a položka pokladne by mala byť zadefinovaná podľa typu služby, ktorá sa bude čerpať pri uplatnení poukazu. Aktuálne na SK 10% DPH pre ubytovanie, 10% DPH pre stravovacie služby a 20% DPH pre wellness. Ak budete používať aj čisto wellness poukazy, odporúčame ich zúčtovávať s 20% DPH. V záložke Pokladňa - Pridať položku si takéto položky povytvárajte a v prípade, že používate aj export do účtovníctva, odporúčame vytvoriť aj samostatnú kategóru pokladne "Darčekové poukazy" na staviť jej predkontáciu pre prenos do účtovníctva.
V prípade, že chcete darčekové poukazy uplatňovať na kase a v hotelových účtoch, je potrebné zaškrtnúť generovanie darčekových poukážok. Práve poukážky sa používajú na "vloženie" a uplatnenie darčekového poukazu na kasách.
Pri úspešnom online predaji a takomto nastavení, systém automaticky po úspešnej online platbe:
- vytvorí objednávku (Voucher - Objednávky)
- vygeneruje faktúru v definovanom číselnom rade k objednávke
- vytvorí grafický poukaz a poukážku s kódom pre pokladne
- odošle faktúru aj darčekový poukaz e-mailom zákazníkovi (Nastavenia - E-mail šablóny - Voucher si nastavíte e-mailové šablóny, ktoré sa zasielajú zákazníkovi pri nákupe a pri odoslaní poukazu)