Na čo táto záložka slúži
Na čo táto záložka slúži
V tejto záložke spravuješ kalendár kongresových a eventových priestorov. Vidíš tu obsadenosť jednotlivých sál a miestností v týždennom alebo mesačnom zobrazení. Môžeš tu vytvárať nové rezervácie priestorov, upravovať existujúce a sledovať, ktoré termíny sú voľné alebo obsadené.
Kde ju nájdeš
V ľavom menu otvor Kongres / Eventy a klikni na Kalendár. Záložka sa automaticky otvorí v týždennom zobrazení aktuálneho mesiaca.
Krok za krokom
- Prepni si zobrazenie: V hornom menu vyber medzi Týždeň (detailnejší prehľad) alebo Mesiac (širší prehľad).
- Naviguj v čase: Použij šípky vľavo a vpravo na posun medzi mesiacmi, alebo klikni na aktuálny mesiac a vyber konkrétny dátum.
- Vytvor novú rezerváciu: Klikni na konkrétny deň v riadku priestoru, ktorý chceš rezervovať. Otvorí sa formulár, kde vyplníš základné údaje o podujatí.
- Vyplň údaje o podujatí: Zadaj názov podujatia, kontaktnú osobu, počet účastníkov, dátum začiatku a konca, typ sedenia a poznámku.
- Uprav existujúcu rezerváciu: Klikni na farebnú udalosť v kalendári a vyber možnosť úpravy. Môžeš zmeniť čas, priestor alebo iné parametre.
- Filtruj podľa statusu: Ak potrebuješ vidieť len určité typy podujatí (potvrdené, predbežné, zrušené), použi filter nad kalendárom.
Popis polí a nastavení
- Týždeň / Mesiac: Prepína medzi týždenným a mesačným zobrazením kalendára. Týždeň je vhodný pre detailné plánovanie, mesiac pre dlhodobý prehľad.
- Názov podujatia: Zadaj sem názov kongresu, konferencie alebo eventu. Toto meno sa zobrazí v kalendári.
- Začiatok / Koniec: Nastav dátum a čas začiatku a konca rezervácie priestoru. Systém automaticky vypočíta dĺžku trvania.
- Priestor: Vyber konkrétnu sálu alebo miestnosť, ktorú rezervuješ. Zoznam obsahuje všetky aktívne kongresové priestory.
- Typ sedenia: Zadaj usporiadanie stolov (divadelné, školské, U-tvar, banket a podobne). Toto je len informatívne pole.
- Počet osôb: Uveď predpokladaný počet účastníkov podujatia. Pomôže ti to kontrolovať kapacitu priestoru.
- Poznámka: Sem zadaj akékoľvek doplňujúce informácie – špeciálne požiadavky, technické vybavenie, catering a podobne.
- Cena: Ak už poznáš cenu prenájmu priestoru, zadaj ju sem. Pole je nepovinné.
- Status: Každá rezervácia má farebne odlíšený status (predbežná, potvrdená, zrušená). Farby vidíš priamo v kalendári.
- Manažér: Systém automaticky priradí podujatie prihlásenom užívateľovi. Môžeš ho neskôr zmeniť v detaile podujatia.
Typické scenáre použitia
Rýchla kontrola obsadenosti: Prepni sa do mesačného zobrazenia a na prvý pohľad vidíš, ktoré dni a priestory sú voľné. Farebné bloky ti ukážu všetky rezervácie.
Vytvorenie novej rezervácie: Klient ti zavolá s dopytom na konferenciu. Otvoríš kalendár, nájdeš voľný termín v požadovanom priestore a kliknutím vytvoríš predbežnú rezerváciu. Vyplníš základné údaje a neskôr ju potvrdíš.
Presun rezervácie: Ak sa termín podujatia zmení, otvoríš existujúcu rezerváciu, upravíš dátum a uložíš. Systém automaticky skontroluje, či nový termín nekoliduje s inou rezerváciou.
Prehľad vytaženia: Pred plánovaním údržby alebo rekonštrukcie priestoru si v mesačnom zobrazení skontroluj, kedy je sála najmenej využívaná.
Vytvorenie z obchodnej aktivity: Ak máš v systéme obchodnú aktivitu (dopyt), môžeš z nej priamo vytvoriť rezerváciu. Systém ti predvyplní kontaktné údaje a prepojí obe záznamy.
Časté chyby a riešenia
Nevidím všetky priestory v kalendári: Skontroluj, či máš v nastaveniach aktivované všetky kongresové priestory. Neaktívne priestory sa v kalendári nezobrazujú.
Rezervácia sa prekrýva s inou: Systém ťa upozorní, ak sa pokúšaš vytvoriť rezerváciu v čase, keď je priestor už obsadený. Vyber iný termín alebo iný priestor.
Kalendár sa načítava pomaly: Ak máš veľa historických rezervácií, prepni sa do týždenného zobrazenia alebo použi filter na zobrazenie len aktívnych podujatí.
Neviem zmeniť farbu rezervácie: Farba závisí od statusu podujatia. Ak chceš zmeniť farbu, musíš zmeniť status rezervácie v jej detaile.
Chýbajú mi kontaktné údaje klienta: Základné údaje zadávaš pri vytváraní rezervácie. Komplexnejšie informácie o klientovi a podujatí doplníš v detaile kongresu po kliknutí na rezerváciu.